Bảo mật tài khoản: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/settings/security

Đây là bước nên làm ngay sau khi đăng ký, trước cả khi nhập chứng từ. Khác với màn người dùng đang truy cập dành cho quản trị xem phiên của cả công ty, màn này chỉ nói về tài khoản của chính bạn.

Về lý do: chủ doanh nghiệp, kế toán trưởng và người chịu trách nhiệm số liệu phải bảo đảm phần mềm có bảo mật và chặn can thiệp trái phép vào số liệu đã ghi sổ (Thông tư 99, xem bài Thông tư 99 có gì mới). Trong KetoanX, thao tác Duyệt là thao tác của người đã đăng nhập, không phải chữ ký số hay chữ ký điện tử (bài lập, ký, luân chuyển và lưu trữ chứng từ). Vì vậy một tài khoản bị lộ là một chữ ký bị mượn. Bài phần mềm kế toán online có an toàn không khuyên bật xác thực hai lớp ít nhất cho chủ sở hữu và người có quyền chi tiền.

Để bật xác thực hai lớp, chuẩn bị:

1. 1

   Một điện thoại có ứng dụng tạo mã theo thời gian, như Google Authenticator, Microsoft Authenticator hoặc Authy.

2. 2

   Mật khẩu hiện tại của tài khoản, vì phần mềm hỏi lại để chắc chính bạn đang bật.

3. 3

   Một nơi an toàn để cất mã dự phòng: trình quản lý mật khẩu hoặc bản in cất trong tủ, không để chung với mật khẩu.

ketoanx.com/settings/security

Khung xác thực hai lớp hiện Trạng thái với nhãn Đang bật hoặc Chưa bật và các nút tương ứng. Tài khoản chưa bật có nút Bật xác thực hai lớp. Tài khoản đã bật có Tạo lại mã dự phòng và Tắt xác thực hai lớp.

Khi mất điện thoại hoặc không có ứng dụng

Ở bước xác thực khi đăng nhập, bấm Dùng mã dự phòng, nhập một mã đã cất và bấm Xác nhận. Mã đó dùng xong là hết. Đăng nhập được rồi, vào Bảo mật tài khoản, bấm Tạo lại mã dự phòng, nhập mật khẩu và bấm Tạo mã mới: mười mã mới thay toàn bộ mã cũ, mã cũ hết dùng ngay. Nếu điện thoại bị mất hoặc nghi lộ, nên Tắt xác thực hai lớp rồi bật lại với thiết bị mới, để khóa cũ trong điện thoại cũ bị xóa.

Nếu mất cả điện thoại lẫn mã dự phòng, màn này không có cách tự khôi phục. Hãy liên hệ đơn vị vận hành KetoanX và chuẩn bị chứng minh bạn là chủ tài khoản. Trong lúc chờ, người khác trong công ty có quyền quản trị vẫn làm việc bình thường, nên đừng để một mình chủ sở hữu giữ mọi quyền mà không có quản trị viên dự phòng (xem thành viên, phân quyền).

Khi đổi điện thoại

Bật ứng dụng trên điện thoại mới bằng cách: tắt xác thực hai lớp rồi bật lại, quét mã QR mới bằng điện thoại mới. Làm khi điện thoại cũ còn đăng nhập được thì dễ nhất. Sau khi bật lại sẽ có bộ mã dự phòng mới; xóa bộ cũ ở nơi cất.

Khi đăng nhập sai mã quá nhiều lần

Sau nhiều lần nhập sai mã, bước xác thực hai lớp tạm khóa 15 phút với câu Nhập sai quá nhiều lần nên bước xác thực hai lớp tạm khóa 15 phút. Hãy thử lại sau. Có trường hợp phần mềm yêu cầu đăng nhập lại từ đầu. Đợi hết thời gian rồi nhập mã đang hiện, không nhập liên tục.

Khi nghi lộ mật khẩu hoặc thấy thiết bị lạ

Vào khung Phiên đăng nhập đang hoạt động. Mỗi dòng cho biết trình duyệt, hệ điều hành, địa chỉ IP, giờ đăng nhập và lần ghi nhận cuối. Dòng của máy bạn đang dùng có nhãn Phiên này. Bấm Đăng xuất phiên này ở dòng lạ, rồi đổi mật khẩu ngay. Thiết bị vừa bị đăng xuất có thể còn dùng được tối đa 5 phút trước khi buộc đăng nhập lại. Nếu có nhiều dòng lạ, bấm Đăng xuất mọi phiên khác.

Khi đổi mật khẩu

Gõ Mật khẩu hiện tại, Mật khẩu mới, Nhập lại mật khẩu mới rồi bấm Đổi mật khẩu. Thành công thì hiện Đã đổi mật khẩu. Mọi phiên đăng nhập khác đã bị đăng xuất. Thiết bị đang dùng vẫn giữ nguyên. Nếu công ty đã đặt độ mạnh mật khẩu cao hơn mặc định ở thành viên, phân quyền, mật khẩu mới phải đạt mức đó; người thuộc nhiều công ty theo chính sách chặt nhất. Quên mật khẩu thì bấm Quên mật khẩu? ở màn đăng nhập; thư đặt lại gửi về email đã đăng ký và có hiệu lực 1 giờ.

Khi nhân viên nghỉ việc

Việc của quản trị, không làm ở màn này. Gỡ người đó khỏi công ty ngay trong ngày ở thành viên, phân quyền; nhắc họ (hoặc bạn tự) đổi các mật khẩu dùng chung. Gỡ khỏi công ty có hiệu lực ở lần tải trang kế tiếp, còn phiên trên thiết bị của họ không bị cắt thẳng. Quản trị xem phiên của cả công ty ở người dùng đang truy cập.

Khi làm kế toán dịch vụ cho nhiều công ty

Một tài khoản làm được nhiều công ty, nên xác thực hai lớp và mật khẩu chỉ cần cài một lần cho mọi công ty. Đây là lý do nên bật cho tài khoản của văn phòng ngay từ đầu: mất một tài khoản là lộ sổ của cả chục khách. Bài phần mềm kế toán cho nhiều công ty nói thêm về cách tổ chức quyền khi nhận nhiều khách.

Phần mềm lưu mật khẩu ở dạng đã băm. Khóa bí mật của xác thực hai lớp hiện qua mã QR vẽ ngay trên trình duyệt của bạn. Mã dự phòng chỉ hiện một lần lúc bật hoặc lúc tạo lại. Giới hạn số lần thử đăng nhập và đặt lại mật khẩu áp dụng ở tầng máy chủ. Để kiểm lại, đăng xuất rồi đăng nhập thử bằng tài khoản của bạn: sau mật khẩu phải có bước hỏi mã.

Hai lần nhập mật khẩu mới không giống nhau và Mật khẩu mới phải khác mật khẩu hiện tại: sửa hai ô mật khẩu mới.

Mã không đúng hoặc đã hết hạn. Hãy nhập mã đang hiện trong ứng dụng tạo mã.: mã 6 số đổi mỗi 30 giây. Chờ mã mới và nhập ngay. Mã vẫn sai nhiều lần thì kiểm đồng hồ điện thoại có đặt tự động theo mạng không.

Mã dự phòng không đúng hoặc đã dùng rồi: mỗi mã chỉ dùng một lần. Thử mã khác chưa dùng; hết mã thì không có cách tự cấp lại khi chưa đăng nhập được.

Bước xác thực đã hết hạn. Hãy đăng nhập lại từ đầu.: bạn để màn nhập mã quá lâu (khoảng 10 phút). Đăng nhập lại từ email và mật khẩu.

Bạn đã nhập sai quá nhiều lần. Hãy đăng nhập lại từ đầu.: tương tự, bắt đầu lại.

Tài khoản này đã bật xác thực hai lớp rồi: màn chưa cập nhật. Tải lại trang.

Tài khoản này không đăng nhập bằng mật khẩu: tài khoản không có mật khẩu để xác nhận. Liên hệ đơn vị vận hành.

Đây là phiên bạn đang dùng. Hãy dùng nút Đăng xuất. và Không tìm thấy phiên này, có thể nó đã được đăng xuất.: tải lại trang để danh sách phiên cập nhật.

Khi đổi sang mật khẩu mới mà công ty đòi độ mạnh cao hơn, màn nói rõ điều kiện còn thiếu, ví dụ Mật khẩu cần có cả chữ hoa và chữ thường hoặc Mật khẩu cần có cả chữ cái và chữ số. Dòng gợi ý dưới ô vẫn ghi mức chung 8 ký tự, nên hỏi quản trị mức tối thiểu của công ty nếu chưa rõ.