Nhập tệp lớn (CSV): cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/import/bulk

Màn này nhận tệp Excel (.xlsx) hoặc CSV mã UTF-8, tối đa 2 GB một tệp, cho bốn loại dữ liệu: khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên; vật tư, hàng hóa; số dư đầu kỳ; chứng từ kế toán nhiều dòng. Các luật kiểm tra và câu báo lỗi giống màn nhập từ Excel. Khác biệt chính là cách chạy:

1. 1

   Tệp được cắt thành phần 8 MB để tải lên, mỗi phần thử lại tối đa 4 lần nếu rớt mạng.

2. 2

   Máy chủ đọc tệp theo lô 5.000 dòng và ghi từng lô; tiến độ ghi cùng lúc với dữ liệu, nên làm tiếp sau sự cố không nhập trùng.

3. 3

   Bạn theo dõi tiến độ trong danh sách công việc, không phải chờ ở màn hình.

Các loại còn lại (tài sản, tồn kho, chứng từ mua bán, phiếu thu chi có thuế...) chỉ có ở nhập từ Excel với giới hạn 5 MB, 5.000 dòng.

1. 1

   Quyền: giống màn Nhập từ Excel, gồm quyền thêm và quyền Nhập Excel ở phân hệ Hệ thống. Khách hàng, nhà cung cấp cần quyền ở phân hệ đối tượng; vật tư cần quyền phân hệ Kho; chứng từ kế toán cần quyền lập và ghi sổ ở phân hệ Quỹ, ngân hàng; chọn cập nhật cần thêm quyền sửa. Xem thành viên, phân quyền.

2. 2

   Tên cột: hàng đầu của tệp là tiêu đề, đặt như tệp mẫu ở màn Nhập từ Excel. Màn này không có bước ghép cột tay, nên tên cột phải được nhận ra.

3. 3

   Danh mục đã có: mã đối tượng, tài khoản trong tệp phải có sẵn. Màn này không tự thêm danh mục chưa có.

4. 4

   Sổ chưa khóa. Số dư đầu kỳ bị chặn khi sổ đã khóa, chứng từ bị chặn từng dòng có ngày trong kỳ khóa. Xem khóa sổ kế toán.

5. 5

   Bản sao lưu dữ liệu trước khi nhập, vì không có nút hoàn tác.

6. 6

   Số dư lấy từ sổ cũ đã ghép tài khoản đúng chế độ. Với công ty chuyển từ Thông tư 200 sang Thông tư 99, đối chiếu bảng ghép của Điều 29 trong bài chuyển số dư sang Thông tư 99.

Về quy định: tệp nhập chỉ là cách đưa số liệu vào sổ điện tử, không thay chứng từ gốc. Chứng từ, sổ, tệp nhập phải lưu đủ theo thời hạn lưu trữ ở bài lập, luân chuyển, lưu trữ chứng từ. Dữ liệu đã vào sổ chỉ sửa bằng chứng từ điều chỉnh, theo bài mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa sổ, nên kiểm tệp kỹ trước khi nhập.

ketoanx.com/import/bulk

Trang chia hai khung. Bên trái là khung Tệp mới để chọn loại và tệp. Bên phải là khung Công việc gần đây liệt kê tối đa 15 công việc mới nhất, mỗi việc có tên tệp, loại dữ liệu, dung lượng, nhãn trạng thái, thanh tiến độ và số liệu "Thêm, bỏ qua, lỗi".

Các nhãn trạng thái: Đang tải tệp lên, Chờ xử lý, Đang nhập, Xong, Dừng do lỗi và Đã hủy.

ketoanx.com/import/bulk

Nút Tải lên và nhập bắt đầu. Trong lúc tải có nút Dừng tải và thanh tiến độ "đã tải trên tổng dung lượng".

Riêng chứng từ kế toán có thêm một yêu cầu về tệp: các dòng của cùng một chứng từ (cùng ngày, loại và số chứng từ) phải nằm liền nhau. Số chứng từ trong phần mềm được cấp theo quy tắc đánh số của công ty, xem quy tắc đánh số chứng từ.

Khi mất mạng hoặc đóng trình duyệt giữa chừng

Đang tải lên: nếu đóng trang thì việc tải dừng. Mở lại trang, hủy công việc đang Đang tải tệp lên bằng nút Hủy và tải lại tệp. Đã tải đủ và đang Đang nhập: máy chủ chạy tiếp, đóng trang hay mất mạng không ảnh hưởng.

Khi công việc báo Dừng do lỗi

Đọc dòng chữ đỏ dưới công việc, ví dụ tệp thiếu cột bắt buộc hay sổ đã khóa. Nếu lỗi là tạm thời, bấm Làm tiếp: việc chạy tiếp từ lô đang dở, lô đã ghi không bị nhập lại. Nếu lỗi nằm ở tệp, hủy rồi tải tệp đã sửa.

Khi muốn hủy

Bấm Hủy ở công việc đang tải, chờ hoặc chạy. Các lô đã ghi trước đó vẫn nằm trong dữ liệu, chỉ phần chưa chạy bị bỏ.

Khi nhập khách hàng, vật tư lớn và cập nhật

Chọn Mã đã có thì cập nhật để sửa hàng loạt các mã đã có bằng các ô có giá trị. Bỏ chọn thì mã đã có chỉ bị tính vào số "bỏ qua".

Khi nhập chứng từ kế toán hàng triệu dòng

Tệp phải gom các dòng cùng chứng từ liền nhau. Chứng từ có ngày nằm trong kỳ đã khóa bị báo "ngày nằm trong kỳ đã khóa sổ". Một chứng từ chia ở hai nơi trong tệp bị báo lỗi thay vì lặng lẽ sinh chứng từ thứ hai.

Khi đã có ba công việc đang chạy

Mỗi công ty chỉ có tối đa ba công việc chưa xong. Thêm tệp thứ tư sẽ nhận câu báo "Công ty đang có 3 công việc nhập chưa xong". Chờ xong hoặc hủy bớt.

Số liệu kiểm lại ở màn danh mục tương ứng, ở bảng cân đối phát sinh và ở đối chiếu số dư đầu kỳ.

Câu báo "Nhập tệp lớn nhận tệp Excel .xlsx hoặc .csv (UTF-8)": đuôi tệp sai. Tệp .xls cũ hãy mở bằng Excel rồi lưu lại dạng .xlsx.

Hàng tiêu đề thiếu cột bắt buộc (kèm lời nhắc tải tệp mẫu ở màn Nhập từ Excel): tên cột không nhận ra. Sửa tiêu đề cho đúng mẫu.

Mất kết nối khi tải tệp. Bấm Tải lên để thử lại.: mạng rớt quá lâu. Kiểm mạng và làm lại.

Câu báo có chữ "Sổ đã khóa đến ngày": sổ đã khóa nên không nhập số dư đầu kỳ. Mở khóa tạm, nhập, khóa lại.

Câu báo "Chỉ làm tiếp được công việc đã lỗi" hoặc "Tệp đã bị dọn, hãy tải lại tệp": công việc không còn tệp để chạy tiếp. Tải lại.

Câu báo "Loại dữ liệu này chưa hỗ trợ nhập tệp lớn": bạn cần loại khác, dùng màn Nhập từ Excel.