Công nợ đầu kỳ theo hóa đơn: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/opening/debts

Trên màn này bạn làm được các việc sau:

1. 1

   Thêm, sửa, xóa từng hóa đơn đầu kỳ, kể cả hóa đơn ngoại tệ và khoản trả trước.

2. 2

   Nhập hàng loạt từ tệp Excel.

3. 3

   Tách một số dư nhập gộp thành nhiều hóa đơn.

4. 4

   Đối trừ các phiếu thu, phiếu chi đã lập trong kỳ vào hóa đơn đầu kỳ, để báo cáo tuổi nợ không tính nợ hai lần.

Màn này đứng sau bước nhập số dư đầu kỳ và trước bước đối chiếu số dư đầu kỳ. Kết quả đọc được ở tuổi nợ và công nợ theo hóa đơn.

1. 1

   Danh sách khách hàng, nhà cung cấp đã khai, mỗi người có mã riêng. Chưa có thì khai ở khách hàng, nhà cung cấp. Ô chọn đối tượng trên màn này có mục thêm nhanh nên bạn khai tại chỗ cũng được.

2. 2

   Số liệu gốc: bảng kê công nợ chi tiết theo hóa đơn tại ngày cuối cùng của sổ cũ, và biên bản đối chiếu với từng đối tượng nếu có. Cách lập biên bản ở bài biên bản đối chiếu công nợ.

3. 3

   Quyền: xem được màn này cần quyền Xem số dư trong phân hệ Hệ thống; thêm, sửa, xóa cần quyền tương ứng của phân hệ Hệ thống; đối trừ cần quyền lập chứng từ của phân hệ Bán hàng (với 131) hoặc Mua hàng (với 331). Phân quyền ở thành viên, phân quyền.

4. 4

   Sổ chưa khóa qua ngày bắt đầu hạch toán. Số dư đầu kỳ nằm dưới mọi kỳ, nên khi sổ đã khóa thì màn này từ chối thêm, sửa, xóa, nhập Excel. Mở khóa ở khóa sổ kế toán.

Về quy định: sổ chi tiết của 131 và 331 phải theo dõi riêng từng đối tượng và từng thời hạn thanh toán. Số dư 131, 331 đi thẳng từ sổ Thông tư 200 hoặc 133 sang sổ Thông tư 99, không đổi số hiệu. Chi tiết ở bài tài khoản 131 phải thu của khách hàng, bài tài khoản 331 phải trả người bán và bài chuyển số dư sang Thông tư 99.

ketoanx.com/opening/debts

Đầu trang có ba nút: Số dư đầu kỳ, Đối chiếu và Tuổi nợ. Bên dưới là hai nút chọn loại công nợ: Phải thu 131 (khách nợ mình) và Phải trả 331 (mình nợ nhà cung cấp). Tiêu đề trang đổi theo nút bạn chọn.

Ô Đối tượng kèm nút Xem lọc theo một khách hay một nhà cung cấp. Cần chọn một đối tượng thì mới hiện khung đối trừ phiếu thu, phiếu chi ở dưới.

Các khung trên trang, từ trên xuống:

1. 1

   Số dư đầu kỳ nhập gộp, chưa có chi tiết hóa đơn: chỉ hiện khi còn số dư gộp. Dòng có nhãn Có thể trùng thuộc đối tượng đã có hóa đơn đầu kỳ. Dòng có nhãn Chưa chi tiết là số gộp chưa tách.

2. 2

   Thêm hóa đơn đầu kỳ: form nhập một hóa đơn (hoặc sửa khi bạn bấm Sửa ở một dòng).

3. 3

   Hóa đơn đầu kỳ: bảng các hóa đơn đã nhập.

4. 4

   Đối trừ chứng từ: chỉ hiện khi đã chọn đối tượng.

5. 5

   Các dòng đã đối trừ vào hóa đơn đầu kỳ: lịch sử đối trừ.

6. 6

   Nhập hàng loạt từ Excel.

ketoanx.com/opening/debts

Với ngoại tệ, ô nhập nguyên tệ có nhãn Còn nợ nguyên tệ kèm mã tiền, ví dụ USD. Tối đa hai số lẻ.

ketoanx.com/opening/debts?acc=331

Khi nhập công nợ phải trả nhà cung cấp

Bấm Phải trả 331. Các bước giống hệt, chỉ khác bên số dư: hóa đơn còn nợ là dư Có tài khoản 331. Ví dụ hóa đơn mua hàng số AB/26E0004512 ngày 15/12/2025, còn nợ 120.000.000 đồng, hạn 14/01/2026 thì nhập đúng số đó. Đối tượng chỉ hiện nhà cung cấp, cộng các đối tượng chưa phân loại.

Khi hóa đơn bằng ngoại tệ

Ở Loại tiền chọn USD. Nhập nguyên tệ 1.000 và Tỷ giá ghi sổ 25.400, ô Quy đổi VND hiện 25.400.000. Số quy đổi này là số lên sổ đầu kỳ. Phần mềm không tự đổi tỷ giá theo ngày; bạn nhập đúng tỷ giá đã ghi trên sổ cũ để số dư khớp. Đánh giá lại chênh lệch tỷ giá cuối kỳ nằm ở các màn ngoại tệ, xem ngoại tệ.

Khi khách đã trả trước hoặc mình đã ứng trước

Tích ô Đây là khoản khách hàng trả trước với 131. Khoản này ghi dư Có 131 và hiện nhãn Trả trước trong bảng, không tính vào cột Còn nợ. Dòng tổng ghi riêng "ngoài ra có" số đồng trả trước. Hóa đơn đã có đối trừ thì không chuyển thành khoản trả trước được.

Khi sổ cũ chỉ có số dư gộp theo đối tượng

Nếu trước đó bạn đã nhập tổng nợ của khách ở Số dư đầu kỳ, khung Số dư đầu kỳ nhập gộp, chưa có chi tiết hóa đơn liệt kê dòng đó. Bấm Chuyển thành chi tiết hóa đơn. Form hiện số đang gộp; bạn nhập từng hóa đơn (số, ngày, hạn, số còn nợ), bấm Thêm hóa đơn để thêm dòng. Nút Chuyển thành chi tiết hóa đơn chỉ bấm được khi dòng cuối của bảng, "còn lại phải nhập", bằng 0. Sau đó dòng gộp được thay bằng các hóa đơn; số dư tài khoản không đổi. Đừng nhập thêm hóa đơn rời mà để nguyên dòng gộp, vì khi đó nợ bị tính hai lần.

Khi nhập hàng trăm hóa đơn từ Excel

Kéo xuống khung Nhập hàng loạt từ Excel. Bấm Tải tệp mẫu để lấy tệp có đúng tên cột: Mã đối tượng, Số hóa đơn, Ngày hóa đơn, Hạn thanh toán, Số còn nợ, Loại tiền, Nguyên tệ, Tỷ giá, Tài khoản, Mã hợp đồng, Trả trước, Ghi chú. Bốn cột bắt buộc là Mã đối tượng, Số hóa đơn, Ngày hóa đơn, Số còn nợ. Ngày viết dd/mm/yyyy. Hóa đơn ngoại tệ thì để trống Số còn nợ và điền Loại tiền, Nguyên tệ, Tỷ giá. Cột Trả trước đánh x. Chọn tệp ở Tệp Excel (.xlsx), bấm Nhập hóa đơn đầu kỳ.

Dòng hợp lệ được ghi trong một lượt; dòng lỗi hiện thành danh sách kèm số dòng của tệp, để bạn sửa rồi nhập lại riêng các dòng đó. Hóa đơn trùng số của cùng đối tượng bị bỏ qua. Cách nhập Excel nói chung ở nhập từ Excel.

Khi đã lập phiếu thu, phiếu chi cho hóa đơn cũ

Giả sử ngày 08/01/2026 khách Hoa Mai chuyển 30.000.000 đồng và bạn lập báo có ngân hàng ghi Có 131. Phiếu này nằm trong kỳ mới, nhưng thực chất trả cho hóa đơn cũ. Chọn khách ở ô Đối tượng, bấm Xem, rồi trong khung đối trừ chọn phiếu ở ô Chứng từ thanh toán còn chưa đối trừ. Bấm Điền theo hóa đơn cũ nhất để phần mềm trừ vào hóa đơn 0000125 trước, hoặc tự gõ số ở cột Đối trừ lần này. Bấm Đối trừ. Hóa đơn 0000125 còn nợ 15.000.000. Nút Tự đối trừ mọi chứng từ làm việc đó cho mọi phiếu chưa đối trừ của khách.

Đối trừ chỉ ghi liên kết giữa phiếu và hóa đơn, không sinh bút toán, vì tiền đã ghi Có 131 ở phiếu rồi. Muốn gỡ thì bấm Bỏ đối trừ ở bảng lịch sử; phiếu thanh toán giữ nguyên. Hóa đơn đã đối trừ thì không xóa được và không sửa số còn nợ xuống dưới số đã đối trừ.

Khi cần sửa hoặc xóa một hóa đơn

Bấm Sửa ở dòng đó, đổi dữ liệu, rồi bấm Lưu thay đổi (hoặc Hủy sửa để bỏ). Bấm Xóa sẽ hiện hộp hỏi "Xóa hóa đơn đầu kỳ này? Dòng số dư đầu kỳ đi kèm cũng bị xóa." Không đổi được hóa đơn từ phải thu sang phải trả; xóa rồi nhập lại.

Với ví dụ Hoa Mai ở trên, phần mềm ghi:

1. 1

   Hai dòng hóa đơn đầu kỳ, mỗi dòng đi kèm một dòng số dư đầu kỳ: dư Nợ 131 là 45.000.000 và 18.500.000, cùng gắn khách Hoa Mai.

2. 2

   Không có chứng từ và không có bút toán Nợ, Có. Số dư đầu kỳ không phải chứng từ.

3. 3

   Một dòng trong nhật ký thao tác cho mỗi lần thêm, sửa, xóa, đối trừ, nhập Excel. Xem ở nhật ký thao tác.

Đọc kết quả ở tuổi nợ (cột Quá hạn (ngày) trên chính màn này tính từ hạn thanh toán đến hôm nay), ở công nợ theo hóa đơn và ở bảng cân đối phát sinh.

Hóa đơn số kèm số và câu "của đối tượng này đã có trong công nợ đầu kỳ": bạn nhập trùng số hóa đơn. Kiểm bảng hoặc sửa hóa đơn cũ thay vì thêm mới.

Hạn thanh toán không được trước ngày hóa đơn: đổi hạn hoặc ngày hóa đơn cho hợp lý.

Hóa đơn đã có đối trừ; bỏ đối trừ trước khi xóa: bấm Bỏ đối trừ ở bảng lịch sử rồi xóa.

Câu báo "có nhiều tài khoản chi tiết, chọn tài khoản chi tiết" hoặc Hệ thống tài khoản thiếu tài khoản: khi 131 hay 331 đã mở nhiều tài khoản con, bạn phải chọn tài khoản con ở ô Tài khoản công nợ; thiếu tài khoản thì thêm ở hệ thống tài khoản.

Chứng từ thanh toán không thuộc đối tượng này hoặc đã đối trừ hết: phiếu đã được dùng hết hoặc chưa ghi sổ. Chỉ phiếu đã ghi sổ mới đối trừ được.