Tài khoản 131 phải thu của khách hàng theo Thông tư 99: kết cấu và bút toán

Sổ chi tiết của 131 chia ba chiều: theo từng khách hàng, theo từng nội dung phải thu, và theo thời hạn thu hồi (không quá 12 tháng hay quá 12 tháng tính từ cuối kỳ kế toán), mỗi lần thanh toán ghi một dòng. Đến kỳ lập báo cáo tài chính, bạn xếp các khoản nợ vào ba nhóm: đúng hạn, quá hạn, và nợ có nguy cơ không đòi được, nhóm sau cần biện pháp xử lý và dự phòng nợ phải thu khó đòi.

Bên giao ủy thác xuất khẩu ghi khoản phải thu từ bên nhận ủy thác về tiền hàng xuất khẩu như một lần bán hàng bình thường.

Với số dư bên Có, bạn lấy số dư chi tiết của từng khách để lập báo cáo tài chính: dư Nợ của khách nào ghi ở chỉ tiêu tài sản, dư Có của khách nào ghi ở chỉ tiêu nguồn vốn. Cùng một tài khoản nhưng hai chỉ tiêu, nên không được bù trừ giữa các khách với nhau.

Một ví dụ số: công ty bán chịu lô hàng giá chưa thuế 80.000.000 đồng, thuế GTGT 10% là 8.000.000 đồng. Ghi Nợ 131 88.000.000, Có 511 80.000.000, Có 3331 (33311) 8.000.000. Khách chuyển khoản trước 50.000.000 đồng (tài khoản 112 tiền gửi ngân hàng): Nợ 112, Có 131. Sau đó khách trả lại phần hàng giá chưa thuế 10.000.000 đồng, thuế 1.000.000 đồng: Nợ 521 10.000.000, Nợ 3331 1.000.000, Có 131 11.000.000; đồng thời hàng nhập lại kho theo giá vốn (giả sử 7.000.000 đồng): Nợ 156 7.000.000, Có 632 7.000.000. Còn nợ 88 trừ 50 trừ 11, tức 27.000.000 đồng. Khách thanh toán sớm số này và được chiết khấu thanh toán 1%, nên chỉ chuyển 26.730.000 đồng: Nợ 112 26.730.000, Nợ 635 270.000, Có 131 27.000.000.

Chiết khấu thương mại khác chiết khấu thanh toán ở chỗ nó là giảm giá bán, nên giảm doanh thu (521); còn chiết khấu thanh toán là chi phí tài chính (635) của việc thu tiền sớm.

Hàng đổi hàng thì căn cứ giá trị vật tư, hàng hóa nhận về (theo giá ghi trên hóa đơn của khách) để trừ vào phải thu: Nợ 152, 153, 156, Nợ 133 nếu có, Có 131.

Phía người bán, khoản tương ứng nằm ở tài khoản 331 phải trả người bán. Danh mục đầy đủ của ba chế độ nằm ở bài hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 99. Khi mở sổ 2026, số dư 131 đi thẳng sang sổ mới, không cần đổi mã. Phần cần xem là sổ chi tiết công nợ khách hàng và các khoản 5211, 5212, 5213 nếu có phát sinh, theo bài chuyển số dư sang Thông tư 99.

ketoanx.com/receipts

Các bước

1. 1

   Bán chịu lô hàng 88.000.000: vào Bán hàng→, Chứng từ bán hàng, bấm Lập bán hàng. Ô Thu tiền để Chưa thu tiền, ô Khách hàng bắt buộc chọn (bán chịu không để khách lẻ). Hạn nợ tự tính theo số ngày được nợ của khách và sửa được; ngày này là mốc để màn tuổi nợ và dự phòng tính quá hạn. Dòng hàng nhập sao cho tiền hàng 80.000.000, Thuế suất GTGT 10%, rồi bấm Cất và ghi sổ.

2. 2

   Khách chuyển 50.000.000: vào Bán hàng→, Thu tiền khách hàng, ở ô Khách hàng chọn khách (khách còn nợ có ghi chú (còn nợ)) rồi bấm Xem. Đặt Ngày thu, Hình thức chọn Chuyển khoản (báo có), chọn Tài khoản ngân hàng. Gõ 50.000.000 vào Tổng số tiền thu và bấm Phân bổ theo ngày cũ nhất; cột Số thu lần này tự điền vào chứng từ bán cũ nhất. Bấm Cất và ghi sổ phiếu thu.

3. 3

   Khách trả lại phần hàng 11.000.000: ở Bán hàng→, Chứng từ bán hàng bấm Hàng bán bị trả lại, chọn Chứng từ gốc là chứng từ bán ở bước 1, sửa số lượng về phần khách trả, giữ Thanh toán là Chưa thanh toán (công nợ) để khoản giảm trừ vào 131 của khách.

4. 4

   Khách trả nốt sớm và được chiết khấu thanh toán 1%: lại vào Thu tiền khách hàng, chọn khách, Hình thức chuyển khoản. Ở chứng từ còn nợ 27.000.000, cột Số thu lần này nhập 26.730.000 và cột Chiết khấu thanh toán nhập 270.000; khách có điều khoản chiết khấu khai sẵn thì nút Áp chiết khấu điền hộ hai số này. Bấm Cất và ghi sổ phiếu thu.

5. 5

   Xóa nợ 40.000.000 của khách đã giải thể: vào Bán hàng→, Xóa nợ khó đòi, nợ đã xóa sổ, ở khung Lập chứng từ xóa nợ chọn Khách hàng, bấm Xem chứng từ còn nợ. Giữ Ngày xóa nợ và Tài khoản phải thu 131, nhập Số quyết định xử lý. Ô Bù đắp bằng dự phòng để trống thì phần mềm dùng tối đa phần dự phòng đã lập của khách, nhãn ô ghi sẵn con số ấy (ở ví dụ 28.000.000). Ở từng chứng từ bấm Hết để Số xóa bằng số còn nợ, rồi bấm Lập chứng từ xóa nợ.

6. 6

   Sáu tháng sau thu về 5.000.000: ở bảng nợ đã xóa của cùng màn, dòng của khách có cột Còn theo dõi và nút Thu hồi. Bấm nút, nhập Ngày, chọn Hình thức Chuyển khoản, gõ Số tiền 5.000.000 rồi bấm Ghi thu hồi.

7. 7

   Xem số dư: vào Quỹ, ngân hàng→, Công nợ tổng hợp, trang mở sẵn ở Phải thu 131; chọn Từ ngày, Đến ngày, bấm Xem. Sổ từng dòng của 131 xem ở Báo cáo→, Sổ chi tiết, nút Công nợ phải thu; nút Theo đối tượng trên đầu sổ tách theo từng khách.

Phần mềm tự ghi gì

Chứng từ bán ghi Nợ 131 88.000.000, Có 511 80.000.000, Có 33311 8.000.000, kèm giá vốn Nợ 632, Có 156. Báo có ghi Nợ 112, Có 131 50.000.000 và đối trừ vào chứng từ bán. Hàng trả lại ghi Nợ 521 10.000.000, Nợ 33311 1.000.000, Có 131 11.000.000, đồng thời nhập lại kho Nợ 156, Có 632 theo giá vốn đã xuất ở chứng từ gốc (Thông tư 133 ghi giảm thẳng 511). Lần thu có chiết khấu ghi Nợ 112 26.730.000, Nợ 635 270.000, Có 131 27.000.000. Chứng từ xóa nợ ghi Nợ 2293 28.000.000, Nợ tài khoản chi phí quản lý 12.000.000, Có 131 40.000.000 và đối trừ vào chứng từ bán; khoản thu hồi ghi Nợ 112, Có 711 5.000.000. Câu báo hay gặp: Tổng số tiền vượt tổng còn nợ … khi gõ tổng thu lớn hơn số khách còn nợ, và Ngày thu không được trước ngày chứng từ … khi lùi ngày thu.

Kiểm lại và giới hạn

Ở Công nợ tổng hợp, số dương là khách còn nợ, số âm là khách trả trước; khách của ví dụ phải về 0 sau bước 4. Dòng Tổng cộng cộng đại số nên dư Nợ và dư Có của các khách bù nhau, còn báo cáo tài chính thì không được bù như bài đã nói. Trên đầu trang có nút Tuổi nợ, Công nợ theo hóa đơn, Giấy đề nghị thanh toán và Biên bản bù trừ; số dư từng khách đối chiếu theo bài biên bản đối chiếu công nợ. Từng ô của màn thu tiền có ở hướng dẫn màn Thu tiền khách hàng.

Giới hạn: phiếu thu lập tay ở Thu, chi, chứng từ khác giảm 131 trên sổ nhưng không gắn vào hóa đơn nào; muốn trừ vào hóa đơn thì dùng nút ghép tự động ở khung Chứng từ thanh toán chưa đối trừ hết của màn thu tiền. Bảng nợ đã xóa thay cho tài khoản ngoài bảng 004 mà Thông tư 99 đã bỏ. KetoanX không có chế độ kế toán hộ kinh doanh; nội dung áp dụng cho doanh nghiệp, và cách chuyển sổ nằm ở trang phần mềm kế toán Thông tư 99.