Thu tiền khách hàng: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/receipts

Trên màn này bạn làm được: xem tổng hợp khách còn nợ, thu tiền một khách theo từng chứng từ, thu nhiều khách trong một lần, phân bổ một tổng số tiền theo thứ tự chứng từ cũ nhất, áp chiết khấu thanh toán, thu tiền ngoại tệ, ghép tự động phiếu thu chưa đối trừ, bỏ một lần đối trừ và bù trừ công nợ phải thu với phải trả. Nó đứng sau chứng từ bán hàng (chứng từ bán công nợ) và trước các báo cáo tuổi nợ và công nợ theo hóa đơn. Nhắc nợ quá hạn theo đợt có màn riêng ở đợt thu nợ.

ketoanx.com/receipts

1. 1

   Chứng từ bán công nợ đã ghi sổ. Màn chỉ liệt kê chứng từ còn nợ; bán thu tiền ngay không xuất hiện ở đây vì đã có phiếu thu kèm.

2. 2

   Quyền bán hàng loại thêm. Người chỉ có quyền xem thấy dòng "Bạn chỉ có quyền xem" thay vì biểu mẫu.

3. 3

   Tài khoản ngân hàng đã khai, nếu khách chuyển khoản. Tài khoản phải cùng loại tiền với chứng từ nợ.

4. 4

   Với khách có điều khoản thanh toán chiết khấu khi trả sớm, điều khoản phải gắn trong danh mục khách (khách hàng, nhà cung cấp).

5. 5

   Đối chiếu công nợ với khách trước khi thu lớn. Không có mẫu bắt buộc, cách soạn ở bài biên bản đối chiếu công nợ.

ketoanx.com/receipts

Dưới tiêu đề là ô Khách hàng với lựa chọn đầu Tất cả (xem tổng hợp). Bấm Xem để chuyển. Khách nào còn nợ được ghi chú (còn nợ) trong danh sách chọn. Ở chế độ tổng hợp bạn thấy bảng Khách hàng còn nợ theo chứng từ gồm Mã, Đối tượng, Số chứng từ, Còn nợ, Trong đó quá hạn, và nút Thu tiền ở mỗi dòng. Bấm Thu tiền nhiều khách hàng một lần để vào chế độ nhiều khách, bấm Về bảng tổng hợp để quay lại.

Khi đã chọn một khách, trang hiện thêm các khung: Chứng từ còn nợ của khách, Chứng từ thanh toán chưa đối trừ hết, Bù trừ công nợ phải thu với phải trả (chỉ hiện khi khách vừa còn phải thu vừa còn phải trả), và khung lịch sử Các lần thu đã đối trừ của khách.

ketoanx.com/receipts

Bảng còn có các cột chỉ đọc: Số chứng từ (bấm mở chứng từ), Ngày, Hạn thanh toán (kèm nhãn Quá hạn và số ngày), Giá trị, Đã thu, Còn nợ. Chứng từ ngoại tệ thêm hai cột Còn nợ bằng nguyên tệ và Tỷ giá ghi sổ. Dòng cuối là Tổng cộng.

Các nút hỗ trợ phía trên bảng: Phân bổ theo ngày cũ nhất, Thu hết, Xóa số đã nhập, và nếu khách có điều khoản chiết khấu thì có nút Áp chiết khấu kèm tỷ lệ và tên điều khoản. Ở chế độ nhiều khách có thêm: Tìm đối tượng, số chứng từ, Hạn thanh toán đến ngày, Chỉ chứng từ quá hạn và Mỗi khách hàng một chứng từ thu. Nút cất là Cất và ghi sổ phiếu thu.

Khi khách trả bằng tiền mặt

Chọn Hình thức là Tiền mặt (phiếu thu). Phần mềm lập phiếu thu, ghi Nợ tiền mặt. Về pháp luật: người bán không bị cấm thu tiền mặt. Quy tắc thanh toán không dùng tiền mặt từ 5 triệu đồng là điều kiện để bên mua được khấu trừ thuế đầu vào (xem bài điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào), và KetoanX không chặn hay cảnh báo khi bạn thu tiền mặt. Hãy báo khách khi họ định trả tiền mặt cho hóa đơn từ 5 triệu đồng, vì hậu quả thuế rơi vào khách.

Khi khách trả sớm và được chiết khấu thanh toán

Nếu điều khoản thanh toán của khách có chiết khấu (ví dụ 1% nếu trả trong 10 ngày), bấm nút Áp chiết khấu của điều khoản. Với BH00012 còn 8.640.000 đồng, trả ngày 22/10/2026 (trong 10 ngày từ 15/10), phần mềm điền chiết khấu 86.400 và số thu 8.553.600. Nếu không chứng từ nào còn trong hạn, nút báo "Không chứng từ nào còn trong hạn chiết khấu".

Về pháp luật: chiết khấu thanh toán không giảm doanh thu, không đổi giá hay thuế trên hóa đơn, nên không phải lập hóa đơn điều chỉnh; xem bài chiết khấu thanh toán. Bạn cũng có thể nhập tay vào cột Chiết khấu thanh toán cho khoản bớt đã thỏa thuận bằng văn bản.

Khi thu tiền nhiều khách một lần

Bấm Thu tiền nhiều khách hàng một lần. Bảng hiện mọi chứng từ VND còn nợ của mọi khách; lọc bằng Tìm đối tượng, số chứng từ, Hạn thanh toán đến ngày, Chỉ chứng từ quá hạn. Giữ ô Mỗi khách hàng một chứng từ thu được tích để mỗi khách có một phiếu thu riêng; bỏ tích thì cả lô gom về một phiếu thu chung. Lập theo cách mỗi khách một phiếu thì một khách lỗi sẽ làm cả lô không được lập. Chứng từ ngoại tệ không nằm trong chế độ này, hãy thu theo từng khách.

Khi khách nợ bằng ngoại tệ

Thu ở khối Chứng từ USD của khách: nhập số nguyên tệ ở Số thu lần này (USD), nhập Tỷ giá USD ngày thu (mặc định lấy tỷ giá ghi sổ của chứng từ đầu tiên). Tài khoản ngân hàng chọn phải là tài khoản USD. Công nợ giảm theo tỷ giá ghi sổ của từng chứng từ, tiền ghi theo tỷ giá ngày thu, chênh lệch tự vào 515 (lãi) hoặc 635 (lỗ). Dòng chữ nhỏ dưới bảng ước tính lãi hoặc lỗ ngay khi bạn gõ. Quy tắc ghi nhận tỷ giá khi thanh toán và đánh giá lại cuối kỳ ở bài tỷ giá trong kế toán.

Khi có tiền đã thu từ trước nhưng chưa trừ vào chứng từ

Khung Chứng từ thanh toán chưa đối trừ hết liệt kê phiếu thu, báo có đã giảm nợ trên sổ cái nhưng chưa gắn với chứng từ nào (phiếu lập tay, tiền khách trả trước, hoặc lần đối trừ đã bị bỏ). Bấm Ghép tự động theo ngày cũ nhất để phần mềm ghép với chứng từ nợ cũ nhất. Từ trang tổng hợp, nút Đối trừ tự động mọi đối tượng làm việc đó cho tất cả khách. Phần mềm hỏi lại trước khi chạy.

Khách trả trước khi bạn chưa lập chứng từ bán: màn này không nhận khoản trả trước chưa gắn chứng từ. Hãy lập phiếu thu ở Quỹ, ngân hàng→, Thu, chi, chứng từ khác (ghi Có 131), rồi đến khi có chứng từ bán thì dùng nút ghép tự động. Khoản thu trước cho dịch vụ còn có quy định riêng về hóa đơn: dịch vụ thu tiền trước thì hóa đơn lập vào lúc thu, trừ tiền đặt cọc, theo bài thời điểm lập hóa đơn (Nghị định 254/2026/NĐ-CP, từ 01/7/2026). Màn này không tự lập hóa đơn; nhớ lập ở phần mềm hóa đơn.

Khi nhập nhầm và muốn bỏ lần thu

Trong khung lịch sử, bấm Bỏ đối trừ ở dòng cần bỏ. Phần mềm hỏi lại và nói rõ chứng từ thanh toán vẫn giữ nguyên: khoản nợ của chứng từ bán hiện lại, nhưng phiếu thu hay báo có vẫn còn trên sổ. Muốn xóa hẳn phiếu thu thì mở nó ở Quỹ, ngân hàng→, Thu, chi, chứng từ khác và xóa tại đó.

Khi khách đồng thời là nhà cung cấp

Chọn khách; nếu khách còn cả phải thu 131 lẫn phải trả 331, khung Bù trừ công nợ phải thu với phải trả hiện ra, cho biết hai số dư và số bù trừ tối đa. Nhập Ngày bù trừ và Số tiền bù trừ, bấm Lập chứng từ bù trừ. Bút toán Nợ 331, Có 131 và đối trừ vào chứng từ cũ nhất của mỗi bên. Về pháp luật: bù trừ chỉ được coi là thanh toán không dùng tiền mặt khi hợp đồng đã ghi phương thức này và hai bên có biên bản xác nhận; xem bài bù trừ công nợ. Phần mềm không kiểm hợp đồng và biên bản, bạn phải lưu chúng.

Với ví dụ thu chuyển khoản 10.000.000 đồng của An Phú:

1. 1

   Một báo có (tiền gửi, loại BC) ghi Nợ 112 (tài khoản kế toán của tài khoản ngân hàng đã chọn) 10.000.000; Có 131 (An Phú) 10.000.000.

2. 2

   Hai dòng đối trừ: 5.500.000 vào BH00009 và 4.500.000 vào BH00012. Cột "Còn nợ" của các chứng từ này giảm tương ứng.

Thu tiền mặt thì chứng từ là phiếu thu (loại PT) và tài khoản tiền là tiền mặt. Có chiết khấu thanh toán thì thêm Nợ 635 bằng số chiết khấu và Có 131 tăng thêm đúng bằng số đó; ví dụ trả BH00012 sớm được 86.400: Nợ 112 8.553.600, Nợ 635 86.400, Có 131 8.640.000. Chứng từ ngoại tệ thêm một dòng chênh lệch tỷ giá vào 515 hoặc 635. Hệ thống tài khoản phải có 635 và 515 khi cần, nếu không phần mềm từ chối.

Để kiểm lại: mở công nợ theo hóa đơn và tuổi nợ của khách, xem sổ quỹ hoặc sổ tiền gửi ở sổ chi tiết. Dòng thu cũng vào sổ nhật ký chung theo ngày thu.

ketoanx.com/receipts

cộng chiết khấu vượt số còn nợ của chứng từ: câu đầy đủ là số thu cộng chiết khấu lớn hơn số còn nợ, kèm số chứng từ. Giảm số ở cột Số thu lần này hoặc Chiết khấu thanh toán. Ô vi phạm viền đỏ.

Tổng số tiền vượt tổng còn nợ: tổng bạn gõ ở Tổng số tiền thu lớn hơn tổng nợ của khách. Giảm số; khoản dư nếu là tiền trả trước thì lập phiếu thu riêng như hướng dẫn ở trên.

không được trước ngày chứng từ: Ngày thu sớm hơn ngày của chứng từ bán. Chọn ngày từ ngày chứng từ trở đi.

Mỗi lần thu, trả chỉ gồm chứng từ cùng một loại tiền: bạn trộn chứng từ VND và USD trong một lần. Thu riêng từng khối.

Tài khoản ngân hàng đã chọn là tài khoản: ngân hàng chọn khác loại tiền với chứng từ nợ. Chọn tài khoản cùng loại tiền.

không thể ghi chứng từ vào kỳ này: Ngày thu nằm trong kỳ đã khóa sổ. Chọn ngày sau ngày khóa, xem khóa sổ kế toán.