Đợt thu nợ trên KetoanX: chọn khách, gửi nhắc, ghi kết quả

ketoanx.com/receipts/collections

Đợt thu nợ nằm sau chứng từ bán hàng và hóa đơn, đứng cạnh thu tiền khách hàng (nơi tiền khách trả thật sự được ghi sổ) và báo cáo tuổi nợ (xem tuổi nợ). Nếu có khoản nợ không còn hy vọng, xem tiếp xóa nợ khó đòi, nợ đã xóa sổ.

1. 1

   Chứng từ bán công nợ đã ghi sổ và có hạn thanh toán. Hạn lấy từ ô Hạn nợ trên chứng từ; chứng từ không có hạn thì lấy ngày chứng từ cộng số ngày được nợ khai ở danh mục khách; khách không khai số ngày được nợ thì coi như đến hạn ngay trong ngày chứng từ, khách sẽ bị tính quá hạn từ hôm sau. Hãy khai số ngày được nợ trước, xem khách hàng, nhà cung cấp.

2. 2

   Số điện thoại và email khách trong danh mục, để đợt hiện sẵn cột liên hệ và gửi thư nhắc.

3. 3

   Danh sách nhân viên nếu muốn gán người phụ trách. Có thể thêm nhanh nhân viên ngay trong ô chọn.

4. 4

   Quyền phân hệ Bán hàng: xem để xem trước khách nợ, thêm để lập đợt, ghi liên hệ và gửi thư, sửa để tính lại số đã thu, đóng đợt và sửa ghi chú, xóa để xóa đợt. Người chỉ có quyền xem thấy nhãn Lịch sử thay cho Ghi liên hệ.

5. 5

   Phiếu thu, giấy báo có của khách phải được ghi sổ ở thu tiền khách hàng thì đợt mới nhận ra số đã thu.

ketoanx.com/receipts/collections

Bảng danh sách đợt có các cột Ngày lập, Tên đợt, Phụ trách, Số khách, Nợ quá hạn lúc lập, Đã trả đủ, Cần nhắc và Tình trạng. Tình trạng là Đang theo dõi hoặc Đã đóng. Cột Cần nhắc chỉ hiện số đỏ ở đợt đang theo dõi. Chưa có đợt nào thì hiện Chưa có đợt thu nợ. Bấm tên đợt để mở chi tiết.

ketoanx.com/receipts/collections/new

Nút Xem trước khách nợ quá hạn hiện bảng các cột Khách hàng, Liên hệ, Còn nợ, Quá hạn, Số ngày quá hạn lâu nhất, Chứng từ quá hạn. Tất cả khách được tích sẵn; bỏ tích khách bạn không muốn đưa vào, hoặc dùng ô Chọn tất cả. Đổi Ngày lập hoặc Quá hạn từ (ngày) thì bảng bị xóa, phải xem trước lại.

Trong chi tiết đợt, khi ghi một lần liên hệ:

Khi bỏ trống Ngày nhắc lại: hẹn trả thì nhắc sau ngày hẹn một ngày, không liên lạc được thì nhắc sau 2 ngày, các kết quả còn lại nhắc sau 7 ngày; đã trả đủ hoặc đã đóng thì thôi nhắc. Ô Ngày nhắc lại và Ghi chú còn có một biểu mẫu sửa riêng với nút Lưu, để dời lịch mà không ghi liên hệ mới.

Khi khách trả một phần

Tính lại số đã thu đặt tình trạng Đã trả một phần nếu khách có thu nhưng chưa đủ số quá hạn lúc lập (trừ khi khách đang Khách chưa đồng ý số nợ thì giữ nguyên). Khách vẫn nằm trong danh sách nhắc cho đến khi đủ. Số đã thu là mọi khoản ghi Có 131 của khách từ ngày lập đợt, không phân biệt trả cho chứng từ quá hạn hay chứng từ mới.

Khi khách không đồng ý số nợ

Ghi Kết quả là Khách chưa đồng ý số nợ và ghi lý do vào Nội dung trao đổi. Đây là lúc nên đối chiếu công nợ bằng văn bản. Biên bản đối chiếu là chứng cứ để trích lập dự phòng; xem biên bản đối chiếu công nợ và bù trừ công nợ khi hai bên vừa mua vừa bán.

Khi khoản nợ quá hạn lâu và cần trích lập dự phòng

Về pháp luật: khoản nợ quá hạn thanh toán từ 6 tháng trở lên, có chứng từ gốc và đối chiếu công nợ hoặc văn bản đòi nợ đã gửi, được trích lập dự phòng 30% số còn nợ, rồi 50%, 70%, 100% theo từng bậc từ 1, 2, 3 năm; chi phí này được trừ khi tính thuế TNDN nếu đủ hồ sơ. Xem trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và theo dõi tuổi nợ phải thu. Lịch sử liên hệ và Lịch sử gửi thư trong KetoanX là nhật ký nội bộ; bằng chứng cần giữ cho cơ quan thuế là văn bản đòi nợ có dấu bưu điện hoặc xác nhận chuyển phát, KetoanX không thay được. Việc trích lập làm ở trích lập, hoàn nhập dự phòng, không ở màn này.

Khi muốn dời ngày nhắc hoặc ghi chú

Mở khách bằng Ghi liên hệ, dùng biểu mẫu sửa với Ngày nhắc lại và Ghi chú, bấm Lưu. Cách này không tạo lần liên hệ mới, chỉ dời lịch.

Khi muốn lập đợt cho một ngày trong quá khứ

Chọn Ngày lập cũ. Danh sách và số nợ tính tại ngày đó. Số đã thu vẫn tính đến hôm nay, nên đợt lập lùi ngày có thể có khách đã trả đủ ngay lần Tính lại số đã thu đầu tiên.

Khi đóng hoặc xóa đợt

Đóng đợt dừng ghi liên hệ và dừng nhắc, giữ lịch sử để xem. Xóa đợt xóa đợt cùng toàn bộ lịch sử liên hệ và không đụng sổ sách; phần mềm hỏi lại trước khi xóa.

Số thực thu chỉ xuất hiện khi bạn lập phiếu thu, giấy báo có ở màn thu tiền: Nợ 111 hoặc 112, Có 131. Với ví dụ trên, An Phú trả 8.640.000 đồng thì Nợ 112 8.640.000, Có 131 (Công ty TNHH An Phú) 8.640.000. Để kiểm lại, mở báo cáo Tuổi nợ phải thu và sổ công nợ của khách qua liên kết Công nợ ở từng dòng.

Số chụp lúc lập không đổi khi khách trả; số đã thu và tình trạng chỉ cập nhật khi bạn bấm Tính lại số đã thu. Phần mềm không tự tính lãi chậm trả hay phạt vi phạm hợp đồng; khoản này, nếu hai bên đã thỏa thuận, phải ghi tay bằng chứng từ khác.

ketoanx.com/receipts/collections/new

Nhập tên đợt thu nợ: tên đợt trống hoặc dưới 2 ký tự.

Chọn ít nhất một khách hàng: bạn đã bỏ tích hết khách. Tích lại ít nhất một khách.

Ngày lập đợt không được sau hôm nay: chọn ngày từ hôm nay trở về trước.

Thông báo dạng "Có 1 khách hàng không còn nợ quá hạn từ 7 ngày tại ngày 16/10/2026. Xem trước lại danh sách.": giữa lúc bạn xem trước và lúc bấm lập có người thu tiền hay sửa chứng từ. Bấm xem trước lại.

Đợt thu nợ đã đóng: đợt đã đóng nên không ghi liên hệ, không gửi thư, không tính lại. Lập đợt mới.

Hẹn trả cần ngày hẹn: chọn Hẹn trả mà để trống Ngày hẹn trả. Điền ngày.

Ngày hẹn trả không được trước ngày liên hệ, Ngày nhắc lại không được trước ngày liên hệ, Ngày liên hệ không được trước ngày lập đợt: sửa ngày cho đúng thứ tự.

Số tiền hẹn trả phải lớn hơn 0: nhập số dương hoặc để trống.

Thông báo dạng "Khách hàng Công ty TNHH Bình Minh chưa có email. Nhập email người nhận hoặc bổ sung ở danh mục khách hàng.": nhập địa chỉ vào ô Email người nhận hoặc bổ sung vào danh mục.

Thông báo dạng "Đến hôm nay Công ty TNHH An Phú không còn chứng từ quá hạn, không cần nhắc.": khách đã trả hoặc chứng từ đã được đối trừ. Bấm Tính lại số đã thu.