Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/invoices/cash-register

Màn hình đứng sau chứng từ bán hàng và sau bước khai ký hiệu ở mẫu số, ký hiệu hóa đơn. Hóa đơn lập xong mở ở bài hóa đơn. Điều kiện được dùng loại hóa đơn này và cách đăng ký nằm ở bài tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Quy định chi phối. Từ 01/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP (Điều 6 khoản 1) bắt buộc dùng hóa đơn từ máy tính tiền với tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán trực tiếp đến người tiêu dùng trong các lĩnh vực như bán lẻ, siêu thị, ăn uống, nhà hàng, khách sạn, giải trí; hộ kinh doanh có doanh thu năm trên 01 tỷ đồng phải dùng hóa đơn có mã hoặc hóa đơn từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Cơ sở đã đăng ký hóa đơn có mã hoặc không mã thì không bắt buộc đăng ký thêm loại này. Hóa đơn không bắt buộc chữ ký số và người mua tra cứu qua đường dẫn hoặc mã QR. Chi tiết ở bài hóa đơn máy tính tiền và hóa đơn điện tử 2026.

Điều phần mềm chưa làm: KetoanX không nối máy tính tiền, không ký số, không lấy mã và không gửi dữ liệu cuối ngày cho cơ quan thuế. Hóa đơn hợp lệ phát hành ở phần mềm của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử mà bạn đã đăng ký. Bản trong KetoanX để hạch toán và đối chiếu.

ketoanx.com/invoices/cash-register

1. 1

   Một ký hiệu máy tính tiền đang dùng. Vào Bán hàng→, Mẫu số, ký hiệu hóa đơn, khung Thêm ký hiệu: chọn Mẫu số (loại hóa đơn), gõ Ký hiệu như C26MAA (ký hiệu có chữ C hoặc K, hai chữ số năm, chữ M, rồi hai ký tự), tùy ý ghi Tên gợi nhớ (không bắt buộc), bấm Thêm. Ký hiệu phải khớp thông báo chấp nhận của cơ quan thuế. Xem bài mẫu số, ký hiệu hóa đơn. Chưa có thì trang hiện cảnh báo vàng "Chưa có ký hiệu máy tính tiền nào đang dùng".

2. 2

   Chứng từ bán hàng đã lập cho các lần bán, bằng VND. Chứng từ ngoại tệ không có trong danh sách. Xem bài chứng từ bán hàng.

3. 3

   Hai số năm trong ký hiệu bằng năm chứng từ bán. Ký hiệu C25MAA không dùng cho chứng từ năm 2026.

4. 4

   Quyền Sửa ở phân hệ Bán hàng để lập hóa đơn. Không có quyền hoặc không có ký hiệu, cột lập hóa đơn ghi "Không có quyền hoặc chưa có ký hiệu".

5. 5

   Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử loại phù hợp, xem bài kiến thức đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

ketoanx.com/invoices/cash-register

Hàng bộ lọc gồm Từ ngày (mặc định mùng 1 tháng này), Đến ngày (mặc định hôm nay) và nút Xem. Bên dưới có ba khung:

Chứng từ bán chưa có hóa đơn liệt kê tối đa 200 chứng từ bán hàng bằng VND trong khoảng ngày mà chưa có hóa đơn còn hiệu lực. Các cột: Ngày, Số chứng từ (bấm để mở chứng từ), Khách hàng, Tổng tiền và Lập hóa đơn máy tính tiền. Không có chứng từ nào thì hiện Không có chứng từ bán nào chưa có hóa đơn trong kỳ.

Cộng theo ngày cho từng ngày: Số hóa đơn, Tiền chưa thuế, Tiền thuế, Tổng tiền. Hóa đơn đã hủy không tính.

Hóa đơn máy tính tiền trong kỳ liệt kê tối đa 1.000 hóa đơn với các cột Ngày, Ký hiệu, Số, Loại (Gốc, Điều chỉnh, Thay thế), Người mua, Tổng tiền và Trạng thái (Đã lập hoặc Đã hủy).

Không có ô nhập người mua, ngày hóa đơn hay hình thức thanh toán. Người mua lấy theo khách hàng trên chứng từ; nếu chứng từ không chọn khách thì hóa đơn ghi Bán cho người tiêu dùng (với hóa đơn từ 01/7/2026, trước đó là "Khách lẻ"). Ngày hóa đơn bằng ngày chứng từ bán. Hình thức thanh toán lấy từ chứng từ thu tiền đi kèm hoặc cách thanh toán đã lưu trên chứng từ.

Khi bán cho khách là công ty cần lấy hóa đơn có tên và mã số thuế

Người mua chỉ ghi khi khách yêu cầu (Nghị định 254/2026/NĐ-CP Điều 10, theo bài hóa đơn máy tính tiền). Báo thu ngân trước khi bấm lập: chọn khách hàng ngay trên chứng từ bán, khi đó hóa đơn lấy tên và mã số thuế từ danh mục khách. Màn hình này không có ô nhập tay người mua.

Khi lập hóa đơn cho nhiều ngày liền

Lập theo thứ tự ngày tăng dần. Số hóa đơn tăng liên tục theo ký hiệu và ngày không được lùi. Lập hóa đơn của ngày 15 sau khi đã lập hóa đơn của ngày 16 bị chặn với câu dạng "Ngày hóa đơn 15/10/2026 nhỏ hơn ngày của hóa đơn số liền trước (0000012, ngày 16/10/2026). Hóa đơn số lớn hơn không được có ngày nhỏ hơn."

Khi lập sai và cần sửa

Mở hóa đơn (bấm số ở khung Hóa đơn máy tính tiền trong kỳ), rồi bấm Lập hóa đơn thay thế. Hóa đơn từ máy tính tiền lập sai chỉ được thay thế, không điều chỉnh (Thông tư 91/2026/TT-BTC Điều 10 khoản 1 điểm c). Với hóa đơn loại này nút Lập hóa đơn điều chỉnh không hiện. Khi lập thay thế, hóa đơn gốc trong KetoanX chuyển sang Đã hủy, còn hóa đơn mới là Thay thế. Hóa đơn điện tử đã phát hành thật thì xử lý theo bài xử lý hóa đơn điện tử sai sót từ 1/7/2026.

Khi lập hóa đơn ngay lúc cất chứng từ bán

Trên chứng từ bán hàng mới có ô tích Lập kèm hóa đơn. Tích rồi gõ Ký hiệu HĐ là ký hiệu máy tính tiền, thì khi bấm Cất và ghi sổ hóa đơn phát hành luôn. Phần mềm nhắc "Ký hiệu ... là hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền: lập ngay khi bán, ngày hóa đơn là ngày chứng từ."

Khi kết thúc năm và sang ký hiệu mới

Hai số năm trong ký hiệu phải là năm lập hóa đơn, nên sang 2027 phải khai ký hiệu C27MAA và số hóa đơn bắt đầu lại từ 1. Dùng ký hiệu năm cũ cho chứng từ năm mới bị chặn.

Khi chứng từ bán hàng bằng ngoại tệ

Chứng từ ngoại tệ không xuất hiện ở đây. Bán cho người nước ngoài thu ngoại tệ lập hóa đơn ở màn Hóa đơn bán hàng, xem bài hóa đơn.

Để kiểm lại: khung Cộng theo ngày phải khớp doanh thu bán lẻ của ngày trong báo cáo bán hàng, xem bài đối chiếu bán hàng, xuất kho, hóa đơn. Chứng từ nào còn nằm ở khung đầu nghĩa là còn thiếu hóa đơn.

Chứng từ bán không có dòng hàng để lập hóa đơn: chứng từ chưa có dòng hàng. Mở chứng từ bổ sung dòng.

Chỉ lập hóa đơn từ chứng từ bán hàng: mã chứng từ không phải loại bán hàng. Chỉ chứng từ bán hàng có hóa đơn.

"Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền (ký hiệu C26MAA) lập ngay khi bán: ngày hóa đơn phải là ngày chứng từ bán ...": ngày hóa đơn không trùng ngày chứng từ. Với màn hình này ngày luôn bằng ngày chứng từ, nên lỗi này thường do hóa đơn lập từ nơi khác.

"Ký hiệu ... đã ngừng dùng trong danh mục mẫu số, ký hiệu hóa đơn": ký hiệu bị ngừng ở danh mục. Dùng lại ký hiệu hoặc chọn ký hiệu khác.

"Sổ đã khóa đến ngày ...; không lập được hóa đơn ngày ...": chứng từ nằm trong kỳ đã khóa sổ. Mở khóa kỳ hoặc lập hóa đơn ở kỳ chưa khóa theo quy định của công ty.

"Ký hiệu ... mang năm ..., hóa đơn lập năm ...": ký hiệu khác năm chứng từ. Dùng ký hiệu của đúng năm.