Hóa đơn bán lẻ xăng dầu, bảng tổng hợp: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/invoices/petrol

Vị trí trong quy trình: trước đó là khai ký hiệu và gắn loại ở bài mẫu số, ký hiệu hóa đơn và lập chứng từ bán hàng; sau đó là đối chiếu doanh thu với thuế GTGT.

Quy định chi phối, từ 01/7/2026 theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Bán lẻ xăng dầu tại cửa hàng lập hóa đơn khi kết thúc từng lần bán, xem bài thời điểm lập hóa đơn. Hóa đơn phải ghi mã địa điểm kinh doanh do cơ quan có thẩm quyền cấp và địa chỉ của đúng cửa hàng; cá nhân mua không cung cấp thông tin thì hóa đơn được bỏ tên, địa chỉ, số định danh và chữ ký số người mua, xem bài nội dung bắt buộc trên hóa đơn. Doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu thuộc nhóm được dùng hóa đơn không có mã của cơ quan thuế, xem bài các loại hóa đơn điện tử.

Phần mềm chưa làm: ký số, gửi dữ liệu hóa đơn hay bảng tổng hợp cho cơ quan thuế. Việc đó đi qua nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

ketoanx.com/invoices/petrol

1. 1

   Ký hiệu hóa đơn đã khai ở danh mục và đã gắn loại Bán lẻ xăng dầu. Vào Bán hàng→, Mẫu số, ký hiệu hóa đơn, khung Loại hóa đơn theo ngành, chọn Bán lẻ xăng dầu ở dòng của ký hiệu. Chưa gắn loại thì trang hiện cảnh báo vàng "Chưa có ký hiệu nào gắn loại Bán lẻ xăng dầu".

2. 2

   Mặt hàng xăng dầu trong danh mục hàng hóa, đơn vị tính là lít hoặc kg, thuế suất đúng. Xem bài vật tư, hàng hóa, kho.

3. 3

   Mã và địa chỉ cửa hàng. Nếu chứng từ bán thuộc một chi nhánh, mã và địa chỉ lấy từ chi nhánh đó; không thì nhập tay khi lập hóa đơn.

4. 4

   Chứng từ bán hàng cho từng lần bán hoặc từng ca, xem bài chứng từ bán hàng.

5. 5

   Quyền ở phân hệ Bán hàng: lập hóa đơn cần quyền Thêm chứng từ; xuất Excel cần quyền Xuất Excel.

ketoanx.com/invoices/petrol

Hàng bộ lọc có Từ ngày, Đến ngày (cả hai mặc định hôm nay) và nút Xem. Nếu Từ ngày sau Đến ngày, trang báo "Từ ngày phải trước hoặc bằng đến ngày." và không dựng bảng.

Khung kết quả có tiêu đề dạng "Ký hiệu K26TXD · từ 14/10/2026 đến 14/10/2026", liệt kê các ký hiệu xăng dầu. Dưới đó là bảng 20 cột. Không có hóa đơn nào thì hiện Không có hóa đơn xăng dầu trong kỳ. Cuối trang là dòng căn cứ pháp lý (Điều 9 khoản 4 và Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, mẫu 01/TH-HĐĐT).

Cách gộp dòng: hóa đơn gốc, còn hiệu lực, người mua không có mã số thuế thì được gộp theo bộ ba ngày, mặt hàng, thuế suất vào các dòng tổng hợp. Mọi hóa đơn còn lại (người mua có mã số thuế, hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế, hóa đơn hủy) được liệt kê từng dòng hàng. Hóa đơn hủy hiện ở trạng thái Hủy, chữ mờ, không cộng vào dòng tổng. Dòng cuối ghi Cộng (không gồm hóa đơn hủy) với tổng số lượng, doanh thu, thuế và tổng thanh toán.

Khi cửa hàng thuộc chi nhánh

Gắn chi nhánh cho chứng từ bán. Khi lập hóa đơn mà để trống hai ô mã và địa chỉ cửa hàng, phần mềm lấy mã chi nhánh và địa chỉ chi nhánh thay cho bạn. Chi nhánh chưa khai địa chỉ thì bạn vẫn phải nhập tay, nếu không bị báo thiếu.

Khi khách mua là doanh nghiệp cần hóa đơn đầy đủ

Chọn khách hàng có mã số thuế ngay trên chứng từ. Hóa đơn của khách này không bị gộp mà hiện riêng một dòng với đầy đủ tên, mã số thuế, địa chỉ. Nội dung hóa đơn xem bài nội dung bắt buộc trên hóa đơn.

Khi lập hóa đơn sai

Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế ở trang của hóa đơn gốc, xem bài hóa đơn và bài xử lý hóa đơn điện tử sai sót từ 1/7/2026. Trong bảng, hóa đơn gốc bị thay thế chuyển thành Hủy (không cộng), hóa đơn thay thế hiện ở trạng thái Thay thế với cột (18) ghi số hóa đơn gốc.

Khi cần bảng nhiều ngày hoặc cả tháng

Đặt Từ ngày là mùng 1 và Đến ngày là ngày cuối tháng. Dòng tổng hợp vẫn tách theo từng ngày, mặt hàng và thuế suất. Phần mềm đọc tối đa 5.000 hóa đơn trong một kỳ, nên kỳ có nhiều hơn thì chia nhỏ để bảng không thiếu.

Khi chưa gắn loại cho ký hiệu

Hóa đơn lập bằng ký hiệu chưa gắn loại không có mặt trong bảng, vì bảng chỉ lấy các ký hiệu đã gắn loại. Gắn loại sau thì các hóa đơn cũ của ký hiệu đó cũng vào bảng, nhưng hóa đơn đã lập trước khi gắn loại không có thông tin mã và địa chỉ cửa hàng, vì thông tin này chỉ ghi lúc phát hành.

Để kiểm lại, đối chiếu dòng Cộng (không gồm hóa đơn hủy) với thuế GTGT và với doanh thu bán xăng dầu ở sổ bán hàng. Phần chênh thường do chứng từ bán chưa lập hóa đơn hoặc hóa đơn lập bằng ký hiệu chưa gắn loại.

ketoanx.com/invoices/petrol

"Chưa có ký hiệu nào gắn loại Bán lẻ xăng dầu": chưa gắn loại ở danh mục ký hiệu. Làm theo mục trước khi bắt đầu.

"Hóa đơn bán lẻ xăng dầu cần ghi: mã địa điểm kinh doanh (cửa hàng), địa chỉ cửa hàng (ký hiệu K26TXD là loại Bán lẻ xăng dầu)": khi lập hóa đơn bạn chưa nhập hai ô bắt buộc và chứng từ không thuộc chi nhánh có thông tin. Nhập mã và địa chỉ cửa hàng.

Không có hóa đơn xăng dầu trong kỳ: khoảng ngày chưa có hóa đơn của ký hiệu xăng dầu. Kiểm tra lại ngày và ký hiệu.

"Ký hiệu K26TXD đã ngừng dùng trong danh mục mẫu số, ký hiệu hóa đơn": ký hiệu bị ngừng. Bật lại hoặc dùng ký hiệu khác.

Tải Excel bị từ chối: tài khoản thiếu quyền Xuất Excel ở phân hệ Bán hàng. Nhờ quản trị viên cấp.