Xóa nợ khó đòi, nợ đã xóa sổ: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/receipts/written-off

Trong quy trình, khoản nợ đi từ bán chịu (chứng từ bán hàng), quá hạn thì nhắc đòi ở đợt thu nợ, được trích dự phòng cuối kỳ ở trích lập, hoàn nhập dự phòng, và chỉ khi đủ hồ sơ mới đến bước xóa ở đây. Điều kiện trích dự phòng và điều kiện xóa nợ nằm ở bài trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.

1. 1

   Khách hàng có trong danh mục, xem khách hàng, nhà cung cấp. Khách phải đang còn nợ trên sổ đến ngày xóa, kể cả số dư đầu kỳ.

2. 2

   Dự phòng đã trích cho khách (nếu có) ở tài khoản 2293. Chưa trích thì toàn bộ số xóa đi vào chi phí. Cách trích ở trích lập, hoàn nhập dự phòng.

3. 3

   Hệ thống tài khoản có 2293 (hoặc 229) và tài khoản chi phí quản lý; thiếu thì phần mềm báo lỗi, sửa ở hệ thống tài khoản.

4. 4

   Quyền: xem màn cần quyền xem phân hệ bán hàng. Lập chứng từ xóa nợ cần cả quyền thêm và quyền ghi sổ của bán hàng. Ghi thu hồi cần quyền thêm và ghi sổ của phân hệ tiền. Bỏ lần xóa nợ cần quyền xóa của bán hàng. Thiếu quyền thì khung hoặc nút tương ứng không hiện.

5. 5

   Hồ sơ giấy đã đủ: biên bản của hội đồng xử lý nợ, bảng kê các khoản xóa, hồ sơ trích dự phòng, quyết định của người có thẩm quyền. Phần mềm không kiểm các giấy tờ này.

ketoanx.com/receipts/written-off

Khung Lập chứng từ xóa nợ nằm phía trên, chỉ hiện khi bạn có quyền lập. Bạn chọn Khách hàng rồi bấm Xem chứng từ còn nợ, phần mềm mới hiện biểu mẫu xóa nợ của khách đó. Bấm nút này trước, nếu không biểu mẫu không xuất hiện.

Khung phía dưới, Nợ đã xóa sổ từ ngày đến ngày (tiêu đề ghép theo khoảng ngày đang lọc), là danh sách. Hai ô Từ ngày, Đến ngày (mặc định từ đầu năm đến hôm nay) cùng nút Xem lọc theo ngày xóa. Cột của bảng: Ngày, Chứng từ, Khách hàng, TK, Quyết định, Số xóa, Dùng dự phòng, Vào chi phí, Đã thu hồi, Còn theo dõi. Hàng cuối Cộng cộng các cột số.

ketoanx.com/receipts/written-off

Dưới biểu mẫu có một dòng xem trước dạng Xóa 20.000.000: Nợ dự phòng 10.000.000, Nợ chi phí 10.000.000, Có 131. Dòng này đổi theo số bạn gõ, nên đọc nó trước khi bấm lập. Nút cuối là Lập chứng từ xóa nợ.

Khi bấm Thu hồi ở một hàng đã xóa, hiện thêm ba ô: Ngày, Hình thức (Tiền mặt hoặc Chuyển khoản), Số tiền (mặc định bằng số còn theo dõi), rồi nút Ghi thu hồi.

Khi chỉ xóa một phần nợ của chứng từ

Ở ô Số xóa gõ số nhỏ hơn số còn nợ. Phần còn lại vẫn là nợ phải thu bình thường và vẫn bị tính tuổi nợ. Có thể chọn nhiều chứng từ cùng lúc, mỗi dòng một số; một chứng từ không được chọn hai lần.

Khi xóa nợ đầu kỳ hoặc phải thu khác

Khách không có chứng từ bán còn nợ (số dư mang sang từ năm trước), hoặc bạn chọn Tài khoản phải thu 1388: biểu mẫu hiện ô Số tiền xóa. Số xóa không được lớn hơn số khách còn nợ trên sổ ở tài khoản đó. Lưu ý: khách còn ít nhất một chứng từ bán còn nợ thì với 131 biểu mẫu chỉ cho xóa theo chứng từ, không hiện ô số tiền; phần số dư đầu kỳ không gắn chứng từ của khách ấy thì màn này chưa xóa riêng được. Nếu số dư đầu kỳ được nhập theo hóa đơn thì nó là một dòng chứng từ như các dòng khác, xem công nợ đầu kỳ theo hóa đơn.

Khi dự phòng chưa trích hoặc trích chưa đủ

Số dự phòng của khách bằng 0 thì Bù đắp bằng dự phòng tự bằng 0 và cả số xóa vào chi phí quản lý. Theo bài kiến thức, phần chi phí này chỉ được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu hồ sơ xóa nợ đủ giấy tờ, xem chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Trích dự phòng muộn hơn thì nên làm trước khi xóa để chi phí đi qua đúng kỳ.

Khi khách trả lại một phần sau khi đã xóa

Ở hàng khoản nợ bấm Thu hồi, chọn Ngày, Hình thức, Số tiền, bấm Ghi thu hồi. Ví dụ năm 2027 người thanh lý tài sản của Bình Minh chuyển 5.000.000 đồng: chọn Chuyển khoản, số tiền 5.000.000. Phần mềm lập báo có và cột Đã thu hồi thành 5.000.000, Còn theo dõi 15.000.000. Số này là thu nhập khác chịu thuế của năm thu được, xem tài khoản 711, thu nhập khác. Khoản nợ không được khôi phục lại vào 131.

Khi lập nhầm và muốn bỏ

Bấm biểu tượng thùng rác ở cuối hàng (tên đọc là Bỏ lần xóa nợ), xác nhận Bỏ lần xóa nợ này? Chứng từ xóa nợ sẽ bị xóa. Chứng từ xóa nợ bị xóa và khoản nợ trở lại như trước. Khoản đã có lần thu hồi thì phải xóa chứng từ thu hồi (phiếu thu hoặc báo có) trước.

Khi nợ bằng ngoại tệ

Màn này chỉ liệt kê chứng từ ghi bằng VND. Chứng từ ngoại tệ không xuất hiện trong bảng chọn; đánh giá lại tỷ giá và xử lý ở màn công nợ, xem thu tiền khách hàng.

Với ví dụ 20.000.000 đồng ở trên, phần mềm tạo một chứng từ loại XN, ghi sổ ngay, hai dòng định khoản:

1. 1

   Nợ 2293 (gắn khách Bình Minh) 10.000.000; Có 131 10.000.000.

2. 2

   Nợ 6426 (chi phí quản lý) 10.000.000; Có 131 10.000.000.

Công ty theo Thông tư 133 thì chi phí đi vào 642 hoặc 6422, và dự phòng ở 229. Nợ xóa theo chứng từ bán được ghi đối trừ vào chứng từ đó, nên công nợ theo hóa đơn và tuổi nợ không còn hiện khoản này. Khi thu hồi 5.000.000 bằng chuyển khoản: Nợ 112, Có 711 (hợp tác xã dùng 558).

Thông tư 99 và Thông tư 133 không còn tài khoản ngoài bảng 004, nên bảng "nợ đã xóa" của màn này đóng vai trò sổ theo dõi. Pháp luật yêu cầu theo dõi tối thiểu 10 năm kể từ ngày xử lý và thuyết minh trên báo cáo tài chính; KetoanX giữ danh sách này; khi lập thuyết minh, bạn đối chiếu với nó ở thuyết minh báo cáo tài chính. Kiểm lại ở sổ chi tiết tài khoản 131 và 2293 của khách, và ở tuổi nợ.

ketoanx.com/receipts/written-off

Chọn chứng từ cần xóa nợ hoặc nhập số tiền: chưa có dòng nào có số xóa lớn hơn 0. Bấm Hết ở dòng cần xóa hoặc gõ số.

Số xóa của (số chứng từ) lớn hơn số còn nợ: câu báo kèm số còn nợ thật của chứng từ. Giảm số xóa.

Số xóa (số tiền) lớn hơn số khách còn nợ trên sổ: tổng số xóa vượt số dư phải thu của khách ở tài khoản đã chọn đến ngày xóa. Kiểm lại ngày xóa và các chứng từ thu tiền đã ghi sổ.

Phần bù đắp bằng dự phòng lớn hơn số dư dự phòng phải thu khó đòi đang có: bạn gõ ô Bù đắp bằng dự phòng quá số dự phòng đã trích. Để trống hoặc nhập số nhỏ hơn. Báo Phần bù đắp bằng dự phòng không được lớn hơn số nợ xóa thì giảm xuống bằng hoặc dưới số xóa.

Hệ thống tài khoản thiếu TK dự phòng phải thu khó đòi (2293 hoặc 229) hoặc TK chi phí quản lý: thêm tài khoản còn thiếu rồi lập lại.

Khoản nợ đã có lần thu hồi: xóa chứng từ thu hồi trước: gặp khi bỏ lần xóa nợ đã thu hồi một phần.

Số thu hồi lớn hơn số nợ đã xóa còn theo dõi: số thu hồi vượt phần còn theo dõi; thu thừa thì không ghi ở đây mà xử lý như một khoản thu khác.