Trích lập, hoàn nhập dự phòng: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/closing/provisions

Mỗi lần lập là một chứng từ loại DP ghi sổ ngay vào ngày lập. Số phải có lớn hơn số đang có thì trích thêm (Nợ chi phí, Có tài khoản dự phòng). Nhỏ hơn thì hoàn nhập (Nợ tài khoản dự phòng, Có chi phí).

Màn nằm ở bước 11 của bảng kiểm cuối kỳ, thường làm ở tháng 12 hoặc kỳ lập báo cáo tài chính giữa niên độ. Trước nó là công nợ theo hóa đơn và tuổi nợ cho phải thu, tồn kho và tính giá xuất kho cho hàng tồn. Sau nó là kết chuyển lãi lỗ và bảng cân đối kế toán.

1. 1

   Dự phòng phải thu: công nợ khách hàng đã nhập đủ theo từng chứng từ bán chịu, kèm hạn thanh toán. Công nợ từ trước khi dùng phần mềm phải nhập theo hóa đơn ở công nợ đầu kỳ theo hóa đơn; số nhập gộp theo đối tượng không vào bảng tính.

2. 2

   Dự phòng hàng tồn kho: phiếu nhập, xuất đã ghi sổ đến ngày lập, giá xuất kho đã tính. Chạy tính giá xuất kho trước để giá gốc đúng. Có giá bán ước tính và chi phí ước tính để bán của từng mặt hàng đang cần xét.

3. 3

   Hệ thống tài khoản có tài khoản dự phòng (2293, 2294, 2291, 2292, 2295 hoặc 229) và tài khoản chi phí tương ứng. Thiếu thì bảng tính báo lỗi thay cho bảng.

4. 4

   Hồ sơ chứng minh khoản dự phòng được trừ khi tính thuế: hợp đồng, hóa đơn, biên bản đối chiếu công nợ hoặc văn bản đòi nợ. Phần mềm không kiểm các giấy tờ này.

5. 5

   Quyền: xem màn cần quyền xem phân hệ Thuế, cuối kỳ. Lập chứng từ cần quyền thêm và quyền ghi sổ ở phân hệ đó, xóa cần quyền xóa. Người thiếu quyền chỉ xem được, ô nhập bị khóa và nút lập không hiện.

6. 6

   Sổ chưa khóa tới ngày lập dự phòng.

ketoanx.com/closing/provisions

Hàng tab ngay dưới ghi mã và tên từng loại, ví dụ 2293 phải thu khó đòi, 2294 giảm giá hàng tồn kho. Tab đang chọn được tô đậm. Tiếp theo là dòng lọc với ô Ngày lập (cuối kỳ), nút Xem và, riêng tab phải thu, ô chọn Bù trừ số còn phải trả cùng đối tượng. Ngày lập mặc định là ngày cuối tháng trước.

Khung chính mang tên loại dự phòng, kèm tài khoản dự phòng và tài khoản chi phí mà chứng từ sẽ dùng, ví dụ TK 2293, chi phí 6426. Hãy đọc dòng đó trước khi lập. Cuối trang là bảng Các chứng từ dự phòng đã lập với các cột Số, Ngày, Loại, Diễn giải, Số tiền và nút xóa.

ketoanx.com/closing/provisions

Dưới bảng là ba số: Số dự phòng phải có, Số dư dự phòng đang có và dòng Trích thêm, Hoàn nhập hoặc Chênh lệch. Số phải có tính lại ngay trên máy khi bạn sửa tỷ lệ. Nút Lập chứng từ trích lập, hoàn nhập dự phòng ghi chứng từ.

ketoanx.com/closing/provisions

Khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và phải hoàn nhập

Mở tab 2294. Bảng liệt kê mặt hàng còn tồn đến ngày lập (không kể dịch vụ), với số lượng, giá gốc và ô Giá trị thuần 1 đơn vị để trống hoặc điền sẵn từ lần lập trước. Mặt hàng X còn 100 cái, giá gốc 50.000.000 đồng. Giá bán ước tính 450.000, chi phí bán ước tính 30.000, nên giá trị thuần một đơn vị là 420.000, giá trị thuần 42.000.000, phải trích 8.000.000. Nếu 2294 đang dư có 20.000.000, dòng cuối ghi Hoàn nhập 12.000.000 và chứng từ ghi Nợ 2294, Có tài khoản giá vốn (632). Mặt hàng tăng giá không bù cho mặt hàng giảm giá, vì tính riêng từng mặt hàng. Quy định xem bài dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Khi khách đã phá sản hoặc bỏ trốn dù chưa quá hạn

Bảng tự gợi ý tỷ lệ 0% cho khoản chưa tới 6 tháng quá hạn. Hãy sửa Tỷ lệ (%) bằng tay theo mức ước tính không thu hồi được, và giữ giấy tờ chứng minh tình trạng của khách. Điều kiện chi tiết ở bài trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.

Khi đầu tư chứng khoán hoặc góp vốn bị tổn thất

Mở tab 2291 hoặc 2292, nhập từng khoản ở Khoản đầu tư, Giá trị ghi sổ và Số dự phòng phải có (theo giá thị trường hay phần vốn bị tổn thất của bên nhận đầu tư). Bấm Thêm khoản để thêm dòng. Chi phí ghi vào chi phí tài chính 635.

Khi muốn lập lại hoặc xóa

Mỗi loại dự phòng tại một ngày chỉ có một chứng từ. Lập lại cùng loại và cùng ngày thì chứng từ mới thay chứng từ cũ, và số dư đang có không gồm chứng từ cũ. Trường hợp số phải có đúng bằng số đang có sau khi lập lại, phần mềm xóa chứng từ cũ và báo như vậy. Muốn xóa hẳn, bấm nút thùng rác ở dòng chứng từ trong bảng Các chứng từ dự phòng đã lập, rồi xác nhận.

Các loại khác: hàng tồn kho (2294) và tài sản sinh học (2295) dùng tài khoản giá vốn; đầu tư (2291, 2292) dùng 635; hợp tác xã dùng tài khoản 229 chung nên số dư của loại nào cũng tính riêng theo mã loại ghi trên chứng từ.

Phần mềm lưu bảng tính đi kèm chứng từ (tỷ lệ, giá trị thuần từng mặt hàng, số phải có), để lần lập sau điền sẵn giá trị thuần đã nhập. Không có gì được gửi cho cơ quan thuế.

Kiểm lại ở sổ chi tiết tài khoản 2293 hoặc 2294 (số dư phải bằng số phải có), ở chứng từ DP trong Thu, chi, chứng từ khác và ở bảng cân đối kế toán, nơi dự phòng hiện thành số âm giảm tài sản.

Nhập tên khoản đầu tư, tài sản: một dòng nhập tay có số nhưng thiếu tên. Điền tên hoặc bỏ dòng.

Câu có đuôi bằng số dư đang có: không cần lập chứng từ: số phải có đã bằng số đang có, không có gì để ghi.

Chứng từ nằm trong kỳ đã khóa sổ: dòng bạn định xóa thuộc kỳ đã khóa. Mở khóa sổ trước, hoặc lập chứng từ điều chỉnh vào kỳ chưa khóa.

Câu Sổ đã khóa đến ngày kèm ngày: ngày lập dự phòng nằm trong kỳ đã khóa. Chọn ngày sau ngày khóa.

Bảng phải thu không có khách mà bạn tin là còn nợ: khoản đó nhập gộp, không theo hóa đơn, hoặc là phải thu khác (1388). Màn chỉ tính chứng từ bán chịu và công nợ đầu kỳ theo hóa đơn.