Cuối kỳ: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/closing

Phần dưới bảng là mục Kết chuyển lãi lỗ cuối kỳ. Bấm một nút, phần mềm lập chứng từ kết chuyển ghi vào ngày cuối tháng.

Màn đứng ở cuối quy trình tháng. Trước nó là mọi chứng từ trong tháng đã ghi sổ. Sau nó là khóa sổ kế toán, rồi các báo cáo bảng cân đối kế toán và kết quả kinh doanh. Cuối năm thêm kết chuyển cuối năm. Trình tự công việc kế toán cuối tháng, quý, năm có ở bài công việc kế toán cuối tháng, cuối quý, cuối năm.

1. 1

   Ghi sổ hết chứng từ của tháng: phiếu thu chi, hóa đơn, phiếu kho. Chứng từ còn nháp chưa vào sổ thì chưa vào kết chuyển.

2. 2

   Đối chiếu quỹ, ngân hàng, công nợ, tồn kho. Cách làm ở bài kiểm tra, đối chiếu số liệu trước khi khóa sổ và màn kiểm tra sổ sách.

3. 3

   Hệ thống tài khoản có 911 và tài khoản lãi lỗ 4212 (hoặc 421). Thiếu tài khoản thì chứng từ tự sinh báo lỗi liệt kê tài khoản thiếu.

4. 4

   Quyền: xem màn cần quyền xem phân hệ Thuế, cuối kỳ. Chạy kết chuyển cần quyền thêm và quyền ghi sổ ở phân hệ đó, vì chứng từ tự sinh ghi sổ ngay. Người không có quyền thêm thấy dòng Chỉ kế toán trở lên mới kết chuyển. thay cho nút.

5. 5

   Sổ chưa khóa tới ngày cuối tháng cần kết chuyển. Kỳ đã khóa thì phải mở khóa ở khóa sổ kế toán trước.

ketoanx.com/closing

Dòng đầu của khung Bảng kiểm nói còn mấy bước chưa làm, hoặc báo mọi bước đã xong. Bảng có các cột Việc, Trạng thái, Chi tiết và một cột liên kết. Trạng thái có ba kiểu: Đã làm, Chưa làm và Không phát sinh. Bước nào cũng có liên kết ở cuối dòng, bấm vào là tới màn thực hiện.

ketoanx.com/closing

Bảng kiểm gồm các bước dưới đây. Chữ trong cột Liên kết là đúng chữ hiện ở cuối dòng tương ứng.

Ba bước 8, 10 và 11 chỉ đánh dấu Chưa làm khi tháng đang xem là tháng 12, vì quy định bắt buộc làm tại ngày lập báo cáo tài chính năm. Các tháng khác bước đó hiện là Không phát sinh nếu chưa có việc, và dòng chi tiết giải thích khi nào nên làm (báo cáo giữa niên độ hoặc theo quy chế công ty).

ketoanx.com/closing

Khi kết chuyển nhầm hoặc phát sinh thêm sau khi kết chuyển

Kỳ đã có chứng từ kết chuyển thì chạy lại sẽ báo lỗi. Mở chứng từ kết chuyển của tháng ở màn chứng từ, xóa nó, bổ sung chứng từ còn thiếu rồi chạy lại. Màn kết chuyển cuối năm cũng báo tháng nào có phát sinh sau khi đã kết chuyển.

Khi cần kết chuyển nhiều tháng cùng lúc

Dùng màn kết chuyển cuối năm, nơi có nút kết chuyển các tháng chưa làm của cả năm tài chính. Màn Cuối kỳ chỉ chạy một tháng mỗi lần.

Khi công ty tính thuế GTGT trực tiếp trên doanh thu

Bước 12 đổi thành Thuế GTGT phải nộp (trực tiếp trên doanh thu) và nút bấm là Lập ở màn Thuế. Phương pháp này không có thuế đầu vào để khấu trừ; nếu cố chạy khấu trừ ở màn Thuế, phần mềm báo lỗi. Bạn lập tờ khai 04/GTGT rồi hạch toán thuế phải nộp ở màn thuế GTGT. Xem bài phương pháp trực tiếp thuế GTGT.

Khi công ty sản xuất còn chi phí 621 đến 627 chưa vào 154

Chi phí sản xuất 621, 622, 623, 627 chỉ kết chuyển sang 154, không sang 911. Nếu còn số dư, bước 13 vẫn chạy cho các tài khoản còn lại và báo thêm một câu nhắc: chi phí này phải kết chuyển sang 154 (màn Giá thành, Kết chuyển kỳ). Làm bước 5 đến 7 trước rồi chạy lại. Xem bài tài khoản 154.

Khi muốn đổi cặp tài khoản kết chuyển

Công ty có thể đặt bảng cặp tài khoản kết chuyển riêng ở màn kết chuyển cuối năm. Bảng có dòng đang dùng thì nút Kết chuyển kỳ chạy theo bảng. Bảng trống thì chạy cách mặc định mô tả bên dưới.

Cách mặc định, với ví dụ ở trên:

Lãi bằng 490 + 2 − 360 − 5 − 40 − 60 = 27 triệu đồng. Lỗ thì dòng cuối ngược lại: Nợ 4212, Có 911. Các tài khoản 711, 811 và chi phí thuế TNDN 8211 cũng vào 911 theo cách tương tự. Sau chứng từ này, 911 và các tài khoản loại 5 đến 8 trong tháng về 0; xem thêm bài các bút toán kết chuyển cuối kỳ.

Kết chuyển ghi vào tài khoản 4212, lợi nhuận chưa phân phối của năm nay. Đầu năm sau, 4212 được chuyển sang 4211 bằng một bút toán riêng ở màn kết chuyển cuối năm; ý nghĩa hai tài khoản ở bài tài khoản 421, 332.

Kiểm lại ở Báo cáo→, Cân đối phát sinh (tài khoản loại 5 đến 8 và 911 bằng 0) và dòng lợi nhuận sau thuế trên báo cáo kết quả kinh doanh, phải khớp số lãi vừa kết chuyển.

Câu bắt đầu Không có doanh thu hoặc chi phí để kết chuyển sang 911 trong kỳ: tháng không có số liệu loại 5 đến 8 nào để kết chuyển. Có thể chọn nhầm tháng, hoặc chứng từ chưa ghi sổ.

Câu kết thúc bằng chi phí này phải kết chuyển sang 154 (màn Giá thành, Kết chuyển kỳ), không kết chuyển sang 911: còn chi phí sản xuất chưa kết chuyển sang 154. Làm các bước 5, 6, 7 rồi chạy lại.

Kỳ không hợp lệ (YYYY-MM): ô Kỳ để trống hoặc sai định dạng. Chọn lại từ ô tháng.

Câu Sổ đã khóa đến ngày kèm ngày: kỳ nằm trong khoảng đã khóa sổ. Mở khóa hoặc chọn kỳ sau ngày khóa.

Câu Hệ thống tài khoản của công ty thiếu kèm danh sách: chứng từ tự sinh cần tài khoản chưa có. Thêm tài khoản ở màn hệ thống tài khoản rồi chạy lại.