Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi: điều kiện, mức trích, hạch toán và xóa nợ

Điều kiện thứ nhất là khoản nợ có chứng từ gốc và có đối chiếu công nợ. Chứng từ gốc là hợp đồng kinh tế, khế ước vay hoặc cam kết nợ, kèm bản thanh lý hợp đồng nếu có, bảng kê công nợ và biên bản đối chiếu. Khách không chịu ký đối chiếu là chuyện thường gặp với khoản nợ đã khó đòi; lúc đó bạn cần giữ văn bản đề nghị đối chiếu hoặc văn bản đòi nợ đã gửi đi, có dấu bưu điện hoặc xác nhận của đơn vị chuyển phát.

Điều kiện thứ hai là khoản nợ đã quá hạn thanh toán từ 6 tháng trở lên. Nợ chưa tới hạn cũng được trích nếu khách là tổ chức đã phá sản, đã mở thủ tục phá sản hoặc bỏ trốn khỏi địa điểm kinh doanh; khách là cá nhân đang bị truy tố, giam giữ, xét xử, thi hành án, mắc bệnh hiểm nghèo có xác nhận của bệnh viện hoặc đã chết; hoặc bạn đã yêu cầu thi hành án mà không thực hiện được, đã khởi kiện mà vụ án bị đình chỉ.

Với khoản nợ 8 tháng của bạn, nếu hợp đồng, hóa đơn còn đủ và bạn đã có ít nhất một lần gửi đối chiếu hoặc đòi nợ bằng văn bản, mức trích là 30% số còn nợ tại ngày lập báo cáo.

Mức trích phụ thuộc vào số tháng quá hạn của từng khoản nợ tại ngày lập báo cáo tài chính:

Doanh nghiệp viễn thông và doanh nghiệp bán lẻ có bậc ngắn hơn cho nợ cước dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin, truyền hình trả sau và nợ bán lẻ trả chậm, trả góp của khách là cá nhân: 30% khi quá hạn từ 3 đến dưới 6 tháng, 50% từ 6 đến dưới 9 tháng, 70% từ 9 đến dưới 12 tháng, 100% từ 12 tháng trở lên. Doanh nghiệp thương mại, sản xuất thông thường bán cho khách là công ty thì dùng bảng bốn bậc ở trên.

Tính thời gian quá hạn từ ngày nào

Mốc bắt đầu là hạn trả nợ gốc theo hợp đồng mua bán ban đầu. Hai bên có ký phụ lục gia hạn thì phần gia hạn không được tính, tức là khách xin lùi hạn không làm khoản nợ trẻ lại. Hợp đồng không ghi hạn thì lấy hạn thanh toán ghi trên hóa đơn hoặc chứng từ bán hàng. Tính từ ngày xuất hóa đơn là sai, vì khoản bán chịu 60 ngày sẽ bị cộng thêm 2 tháng không phải quá hạn.

Mốc kết thúc là ngày lập báo cáo tài chính, thường là 31/12. Đếm theo tháng tròn: hạn 15/06/2026 tới 31/12/2026 là 6 tháng, được trích 30%; hạn 15/07/2026 tới 31/12/2026 mới 5 tháng 16 ngày, chưa đủ bậc nào.

Mỗi khoản nợ (thường là mỗi hóa đơn) có tuổi riêng. Một khách có ba hóa đơn quá hạn 3, 8 và 13 tháng thì ba hóa đơn rơi vào ba mức khác nhau; lấy tổng công nợ của khách rồi nhân một tỷ lệ là tính sai.

Khoản chưa quá hạn nhưng khách đã phá sản hoặc bỏ trốn

Với những trường hợp ở điều kiện thứ hai (phá sản, bỏ trốn, bị truy tố, đã chết, hoặc bạn đã khởi kiện nhưng vụ án bị đình chỉ), không có bảng tỷ lệ. Doanh nghiệp tự ước mức tổn thất không thu hồi được, tối đa bằng số nợ đang theo dõi trên sổ, và giữ giấy tờ chứng minh tình trạng của khách, chẳng hạn quyết định mở thủ tục phá sản, quyết định đình chỉ vụ án hoặc giấy chứng tử.

Khi số phải có nhỏ hơn số dư đang có, hoàn nhập phần chênh lệch bằng bút toán ngược lại: Nợ 2293 / Có 6426 (Thông tư 99) hoặc Có 6422 (Thông tư 133). Hoàn nhập ghi giảm chi phí quản lý chứ không ghi vào thu nhập khác.

Nên theo dõi số dư 2293 chi tiết theo từng khách. Năm sau bạn cần biết khách nào đang có bao nhiêu dự phòng để tính chênh lệch và để xóa nợ đúng phần đã lập.

Trên báo cáo tình hình tài chính, số dư 2293 được ghi số âm ở chỉ tiêu dự phòng phải thu khó đòi, trừ vào nhóm phải thu ngắn hạn hoặc dài hạn tùy kỳ hạn của khoản nợ. Thời điểm trích lập và hoàn nhập là lúc lập báo cáo tài chính năm, thường là ngày cuối năm tài chính.

Tiếp ví dụ: tháng 5/2027 khách B có quyết định giải thể, công ty bạn ra quyết định xóa khoản 20.000.000 còn lại. Số dư 2293 của khách B đang là 10.000.000, nên ghi Nợ 2293 10.000.000, Nợ 6426 10.000.000, Có 131 20.000.000.

Một lựa chọn khác là bán khoản nợ cho công ty mua bán nợ theo giá thỏa thuận. Phần chênh giữa số nợ và tiền bán được bù bằng dự phòng đã lập, thiếu thì vào chi phí quản lý, giống cách ghi khi xóa.

Thu lại được tiền của khoản đã xóa thì ghi Nợ 111 hoặc 112 / Có 711 (Thu nhập khác) theo số thực thu. Tiếp ví dụ: năm 2028 người thanh lý tài sản của khách B trả cho công ty bạn 5.000.000 đồng, ghi Nợ 112 / Có 711 5.000.000. Khoản này không ghi giảm chi phí năm thu được và không khôi phục lại số dư 131.

Hoàn nhập dự phòng ghi giảm chi phí quản lý nên lợi nhuận tính thuế của năm hoàn nhập tăng lên đúng bằng số hoàn nhập. Tiền thu hồi nợ đã xóa nằm ở 711 nên là thu nhập khác chịu thuế của năm thu được. Phần chi phí khi xóa nợ (phần dự phòng chưa đủ bù) cũng chỉ được trừ khi hồ sơ xóa nợ đủ giấy tờ như ở mục trên.

Với mỗi khoản nợ đã trích, nên lưu chung một bộ: hợp đồng, hóa đơn, biên bản đối chiếu hoặc văn bản đòi nợ có dấu bưu điện, bảng tính dự phòng cuối kỳ ghi rõ hạn gốc và số tháng quá hạn. Khi bị kiểm tra thuế, mỗi dòng trên bảng tính cần có bộ giấy tờ đó đi kèm.

Các bước

1. 1

   Vào Thuế, cuối kỳ→, Trích lập, hoàn nhập dự phòng, giữ nút 2293 · phải thu khó đòi. Ô Ngày lập (cuối kỳ) mặc định là ngày cuối tháng trước; chọn 31/12/2026.

2. 2

   Ô Bù trừ số còn phải trả cùng đối tượng mặc định Không bù trừ. Chỉ chọn Có bù trừ (đã có biên bản đối chiếu công nợ) khi đã có biên bản với khách mà công ty cũng đang nợ lại; khi đó số còn phải trả cho khách được trừ vào khoản phải thu trước khi trích. Bấm Xem.

3. 3

   Bảng liệt kê mọi chứng từ bán chịu còn nợ và công nợ đầu kỳ nhập theo hóa đơn, mỗi chứng từ một dòng với Hạn thanh toán, Quá hạn (ngày), Còn nợ, Căn cứ trích, Tỷ lệ (%) và Phải trích. Tỷ lệ gợi ý tính từ hạn ghi trên chứng từ bán (không ghi hạn thì tính từ ngày chứng từ): hóa đơn 0000148 ra 50%, 0000215 ra 30%, 0000302 ra 0, hóa đơn 0000087 của khách B ra 50% trên 20.000.000 còn nợ.

4. 4

   Sửa ô Tỷ lệ (%) của dòng nào cần mức khác gợi ý, ví dụ khoản chưa quá hạn mà khách đã phá sản, bỏ trốn hay đang bị truy tố thì gõ tỷ lệ theo mức dự kiến không thu hồi được. Cột Phải trích và ba ô cuối bảng tính lại ngay.

5. 5

   Đọc ba ô cuối: Số dự phòng phải có 86.000.000, Số dư dự phòng đang có 18.000.000, Trích thêm 68.000.000 (số thuần của 76.000.000 trích cho A và 8.000.000 hoàn nhập của B). Bấm Lập chứng từ trích lập, hoàn nhập.

6. 6

   Xóa khoản 20.000.000 của khách B tháng 5/2027: vào Bán hàng→, Xóa nợ khó đòi, nợ đã xóa sổ, ở khung Lập chứng từ xóa nợ chọn Khách hàng B rồi bấm Xem chứng từ còn nợ. Điền Ngày xóa nợ, Tài khoản phải thu giữ 131 Phải thu của khách hàng, Số quyết định xử lý; ô Bù đắp bằng dự phòng (để trống: tối đa 10.000.000) để trống. Ở dòng hóa đơn 0000087 bấm Hết để cột Số xóa nhận 20.000.000. Dòng tóm tắt hiện Xóa 20.000.000: Nợ dự phòng 10.000.000, Nợ chi phí 10.000.000, Có 131.; bấm Lập chứng từ xóa nợ.

7. 7

   Thu lại 5.000.000 đồng năm 2028: ở bảng nợ đã xóa của cùng màn (chọn Từ ngày, Đến ngày bao ngày xóa), bấm Thu hồi ở dòng khách B, điền Ngày, Hình thức Chuyển khoản, Số tiền 5.000.000 rồi bấm Ghi thu hồi.

Phần mềm tự ghi gì

Bước 5 lập một chứng từ loại Trích lập, hoàn nhập dự phòng gồm hai dòng gắn từng khách: Nợ 6426, Có 2293 76.000.000 (Trích lập dự phòng phải thu khó đòi, khách A) và Nợ 2293, Có 6426 8.000.000 (Hoàn nhập …, khách B); sổ Thông tư 133 ghi 6422 thay cho 6426. Mỗi loại dự phòng tại một ngày chỉ có một chứng từ: lập lại cùng ngày thì chứng từ mới thay chứng từ cũ, và bảng tính đi kèm được lưu theo chứng từ. Bước 6 ghi Nợ 2293 10.000.000, Nợ 6426 10.000.000, Có 131 20.000.000, câu báo Đã lập …: xóa nợ 20.000.000, trong đó dùng dự phòng 10.000.000, tính vào chi phí 10.000.000. Bước 7 ghi Nợ 1121, Có 711 5.000.000 (Thu hồi nợ đã xóa sổ); số dư 131 không khôi phục.

Câu báo hay gặp: Dự phòng phải thu khó đòi phải có …, bằng số dư đang có: không cần lập chứng từ khi không có chênh lệch; Sổ đã khóa đến ngày …; ở màn xóa nợ là Số xóa của … lớn hơn số còn nợ …, Chọn xóa theo chứng từ hoặc nhập số tiền, không cả hai, và với chứng từ ngoại tệ … ghi bằng ngoại tệ: đánh giá lại và thu nợ ở màn hình công nợ, chưa xóa nợ ngoại tệ ở đây được.

Kiểm lại và giới hạn

Bảng Các chứng từ dự phòng đã lập ở cuối màn liệt kê số, ngày, loại, diễn giải từng lần lập (xóa được để làm lại). Mở Báo cáo→, Sổ chi tiết, gõ 2293, bấm Xem báo cáo rồi bấm Theo đối tượng để thấy số dư dự phòng của từng khách bằng đúng số phải có. Bảng nợ đã xóa có các cột Số xóa, Dùng dự phòng, Vào chi phí, Đã thu hồi, Còn theo dõi thay cho tài khoản ngoài bảng 004 không còn trong Thông tư 99. Cách dùng màn có ở hướng dẫn màn Trích lập, hoàn nhập dự phòng.

Có ba giới hạn. Phải thu khác 1388 chưa có trong bảng tính tự động; ghi bằng chứng từ nghiệp vụ khác, còn khi xóa nợ thì màn xóa nợ có lựa chọn 1388 Phải thu khác với ô Số tiền xóa. Phần mềm lấy hạn đang ghi trên chứng từ bán, nên nếu bạn đã sửa hạn trên chứng từ vì gia hạn cho khách thì nhập lại tỷ lệ theo hạn gốc. Nợ ghi bằng ngoại tệ chưa xóa ở màn xóa nợ được.