Thông báo công nợ theo ngoại tệ: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/reports/debt-detail/notice-fc

Màn hình chỉ xem và in. Không có nút gửi email, không có xuất Excel. Công nợ bằng đồng Việt Nam có thông báo riêng ở nút Thông báo công nợ của trang Công nợ theo hóa đơn, xem bài công nợ theo hóa đơn.

Màn hình đứng sau bước ghi nhận bán chịu hoặc mua chịu ngoại tệ ở chứng từ bán hàng và sau bước đối trừ thanh toán ở thu tiền khách hàng. Nó là giấy tờ nhắc nợ, không phải biên bản đối chiếu có chữ ký hai bên. Thông tư 99 và Thông tư 133 không có mẫu biên bản đối chiếu bắt buộc, công ty tự soạn, xem bài biên bản đối chiếu công nợ.

1. 1

   Chứng từ bán hàng hoặc mua hàng bằng ngoại tệ, đã ghi sổ, ở hình thức chưa thanh toán ngay (bán chịu, mua chịu). Chứng từ ngoại tệ luôn ghi công nợ. Màn hình bỏ qua chứng từ bằng đồng Việt Nam.

2. 2

   Tỷ giá ghi sổ đã nhập đúng trên từng chứng từ. Cách chọn tỷ giá nằm ở bài tỷ giá trong kế toán và bài bảng tỷ giá.

3. 3

   Các lần khách trả tiền đã được đối trừ vào đúng chứng từ nợ. Một phiếu thu hay báo có chưa đối trừ không làm giảm số nợ trên thông báo. Cách đối trừ ở bài thu tiền khách hàng.

4. 4

   Thông tin khách hàng hoặc nhà cung cấp: tên, địa chỉ, mã số thuế, xem bài khách hàng, nhà cung cấp. Thông tin công ty (tên, địa chỉ, mã số thuế, họ tên người đại diện) lấy từ thông tin thuế, người ký.

5. 5

   Quyền Xem ở phân hệ Bán hàng (khi lập cho khách) hoặc Mua hàng (khi lập cho nhà cung cấp), hoặc quyền Xem ở phân hệ Báo cáo. Có một trong hai là vào được.

ketoanx.com/reports/debt-detail/notice-fc

Hàng bộ lọc có: Loại (hai lựa chọn Phải thu khách hàng và Phải trả nhà cung cấp), ô chọn đối tượng mang nhãn Khách hàng hoặc Nhà cung cấp theo loại (mặc định Chọn đối tượng), Tính đến ngày (mặc định hôm nay) và nút Xem.

Chưa chọn đối tượng thì khung bên dưới ghi Chọn đối tượng để lập thông báo. Chọn rồi, trang dựng một thư thông báo gồm: tên, địa chỉ, mã số thuế công ty; dòng ngày ký; tiêu đề Thông báo công nợ và dòng "(theo nguyên tệ) · Tính đến hết ngày ..."; phần Kính gửi với tên, mã, địa chỉ, mã số thuế đối tượng; mỗi loại ngoại tệ một bảng; lời nhắn cuối thư; hai khối ký Người lập và Đại diện công ty.

ketoanx.com/reports/debt-detail/notice-fc

Cuối mỗi bảng có dòng Tổng còn nợ và dòng Số tiền bằng chữ. Số tiền bằng chữ đọc theo nguyên tệ, ví dụ 8.500 USD đọc là tám nghìn năm trăm đô la Mỹ chẵn.

Chứng từ nào đã trả hết bị bỏ khỏi bảng. Đối tượng không còn chứng từ ngoại tệ nào nợ thì thư ghi "Tính đến hết ngày ..., không còn chứng từ ngoại tệ nào chưa thanh toán."

Khi lập thông báo cho nhà cung cấp nước ngoài

Đổi Loại sang Phải trả nhà cung cấp, bấm Xem. Danh sách ô chọn chuyển sang nhà cung cấp. Chọn nhà cung cấp rồi bấm Xem lần nữa. Thư đổi lời: các khoản công ty còn phải thanh toán bằng ngoại tệ, và lời cuối đổi thành đề nghị "Quý công ty" đối chiếu. Dùng khi muốn gửi lại bên bán bản xác nhận nợ của mình trước kỳ thanh toán.

Khi khách có hai loại tiền

Thư có hai bảng, mỗi tiền một bảng, mỗi bảng có dòng Tổng còn nợ riêng. Không cộng chéo USD với EUR.

Khi muốn xem nợ tại một ngày trong quá khứ

Đổi Tính đến ngày về ngày cần, ví dụ 30/09/2026 để đối chiếu cuối quý. Bảng chỉ tính chứng từ đã ghi sổ đến ngày đó, các lần thanh toán và giảm trừ đến ngày đó, và số ngày quá hạn tính đến ngày đó.

Khi cuối kỳ cần đánh giá lại ngoại tệ

Cột Quy đổi theo tỷ giá ghi sổ (VND) không phải số đánh giá lại. Theo Thông tư 99, cuối kỳ khi lập báo cáo tài chính phải đánh giá lại số dư nợ phải thu, phải trả gốc ngoại tệ theo tỷ giá chuyển khoản trung bình của ngân hàng, xem bài tỷ giá trong kế toán. Thông báo này giữ nguyên tỷ giá ghi sổ từng chứng từ, nên số VND có thể khác dư tài khoản 131 sau khi đã đánh giá lại. Làm đánh giá lại ở màn Quỹ, ngân hàng→, Ngoại tệ, xem bài ngoại tệ.

Khi khách đã trả nhưng thông báo vẫn còn nợ

Có thể phiếu thu hoặc báo có chưa được đối trừ vào chứng từ. Mở bài thu tiền khách hàng, đối trừ đúng chứng từ rồi xem lại. Khoản khách ứng trước cũng cần đối trừ mới giảm số nợ.

Khi cần xác nhận nợ có chữ ký của khách

In thông báo, gửi khách ký xác nhận, rồi tự lưu bản có chữ ký cùng chứng từ của kỳ. Thông báo không thay biên bản đối chiếu, và phần mềm không lưu bản đã ký. Nếu nợ quá hạn lâu, xem thêm bài theo dõi tuổi nợ phải thu và trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.

Số quy đổi bằng đồng lấy phần nợ còn lại của chứng từ theo giá trị đồng đã ghi sổ, tức tỷ giá ghi sổ của chính chứng từ đó. Với ví dụ trên, chứng từ BH00042 ghi Nợ 131 260.000.000 (10.000 × 26.000), đã đối trừ 104.000.000 (4.000 × 26.000), còn 156.000.000.

Có bốn điều thông báo không lấy. Công nợ đầu kỳ nhập theo hóa đơn ở bài công nợ đầu kỳ theo hóa đơn không có trong thông báo, vì màn hình chỉ đọc chứng từ. Chứng từ đang để nháp chưa ghi sổ cũng không có. Tiền khách ứng trước chưa đối trừ không được trừ. Chênh lệch tỷ giá lúc thanh toán nằm ở sổ cái, không hiện trên thông báo.

Để kiểm lại, đối chiếu tổng nguyên tệ của khách với số dư nguyên tệ ở màn Ngoại tệ (bài ngoại tệ) và với công nợ theo hóa đơn. Xem tài khoản 131 ở bài tài khoản 131 phải thu của khách hàng.

Đổi Loại và bấm Xem nhưng thấy lại câu trên: bình thường, vì ô đối tượng là của loại cũ. Chọn đối tượng của loại mới rồi bấm Xem lần hai.

"Tính đến hết ngày ..., không còn chứng từ ngoại tệ nào chưa thanh toán.": đối tượng không có chứng từ ngoại tệ còn nợ đến ngày chọn. Kiểm tra ngày, hoặc chứng từ đã đối trừ hết, hoặc chứng từ là đồng Việt Nam, hoặc chứng từ chưa ghi sổ.

Số còn nợ lớn hơn thực tế: khách đã trả nhưng chưa đối trừ. Làm đối trừ rồi mở lại.

Số còn nợ nhỏ hơn thực tế: có đối trừ nhầm vào chứng từ này, hoặc có chứng từ trả lại hàng, giảm giá gắn vào. Xem lịch sử đối trừ ở bài thu tiền khách hàng.

"Bạn không có quyền xem ở phân hệ ...": tài khoản thiếu quyền Xem ở cả hai phân hệ cần thiết. Nhờ quản trị viên cấp.