01
Chức năng này dùng để làm gì
Màn này gom ba loại chứng từ phía mua: mua hàng, trả lại hàng mua và giảm giá hàng mua. Từ danh sách bạn lập chứng từ mới, lọc theo ngày, nhà cung cấp hay mục đích mua, mở lại để sửa, xóa hoặc in. Cùng một biểu mẫu còn mua dịch vụ, mua hàng nhập khẩu, ủy thác nhập khẩu và mua hộ.
Chứng từ mua đứng sau đơn mua hàng và trước trả tiền nhà cung cấp. Tổng quan cả vòng mua, nhập kho, bán nằm ở bài kế toán mua bán hàng hóa. Chi phí vận chuyển, bốc xếp phát sinh sau khi nhập kho thì cộng vào giá hàng bằng phân bổ chi phí mua hàng.
02
Trước khi bắt đầu
Biểu mẫu chỉ cho chọn từ danh mục, nên hãy có sẵn:
Nhà cung cấp. Chưa có thì chọn mục + Thêm mới nhà cung cấp ngay trong ô Nhà cung cấp nếu bạn có quyền thêm. Xem khách hàng, nhà cung cấp.
Mặt hàng đã khai ở vật tư, hàng hóa, kho: đơn vị tính, thuế suất, tài khoản kho. Mặt hàng cũng thêm nhanh được ngay trong lưới.
Kho nhận hàng, nếu công ty có nhiều kho.
Tài khoản ngân hàng đã khai, nếu bạn trả ngay bằng ủy nhiệm chi hoặc séc.
Quyền phân hệ mua hàng: thêm để lập, sửa để mở lại, xóa để xóa. Ghi sổ và bỏ ghi sổ là hai quyền đặc biệt riêng. Vai trò mẫu Kế toán mua hàng có đủ các quyền này.
Hệ thống tài khoản có tài khoản thuế GTGT đầu vào và tài khoản tiền. Xem hệ thống tài khoản.
03
Mở màn hình
Vào menu Mua hàng, Chứng từ mua hàng. Trang hiện tiêu đề Mua hàng và dòng mô tả chứng từ mua hàng, trả lại hàng mua và giảm giá hàng mua.
Các nút trên đầu trang, theo thứ tự: nút lập chứng từ mua đầu tiên (chữ trên nút là Lập mua hàng nhập kho), Mua dịch vụ, Mua hàng nhập khẩu, Ủy thác nhập khẩu, Mua hộ (nhận ủy thác), Trả lại hàng mua, Giảm giá hàng mua, rồi các lối tắt Phân bổ chi phí mua hàng, Đơn mua hàng, Giá mua theo nhà cung cấp, Báo cáo mua hàng, Mục đích mua hàng. Nút In danh sách in cả bảng đang hiện. Các nút lập chỉ hiện khi bạn có quyền thêm.
Phía dưới là bộ lọc: Tìm kiếm (số chứng từ, số hóa đơn, đối tượng, diễn giải), Loại, Từ ngày, Đến ngày, Trạng thái (Đã ghi sổ hoặc Chưa ghi sổ), Thanh toán (Công nợ, Tiền mặt, Chuyển khoản). Khi công ty đã khai danh mục mục đích mua, có thêm ô lọc Mục đích mua hàng với lựa chọn Chưa ghi mục đích. Bấm Lọc để áp dụng, Xóa lọc để bỏ. Danh sách chỉ hiện 200 chứng từ mới nhất, nên hãy lọc hẹp hơn để thấy chứng từ cũ. Hạn nợ tô đỏ nghĩa là chứng từ công nợ đã quá hạn. Dòng có nhãn Chưa có hóa đơn là hàng đã nhập mà hóa đơn chưa về.
04
Các ô cần nhập
Biểu mẫu chia hai phần: phần đầu chứng từ và lưới dòng hàng. Ô xám là ô tự điền hoặc đang bị khóa. Bảng dưới là các ô khi mua hàng hóa nhập kho bằng tiền đồng; ô của mua nhập khẩu và mua hộ nằm ở phần các trường hợp khác.
| Ô | Ý nghĩa và cách nhập | Bắt buộc | Ví dụ |
|---|---|---|---|
| Ngày chứng từ | Ngày nhận hàng, dùng tính hạn nợ. Mặc định là hôm nay. | Có | 14/10/2026 |
| Ngày hạch toán | Ngày bút toán vào sổ và vào kỳ báo cáo, kỳ thuế. | Có | 14/10/2026 |
| Số chứng từ | Tự cấp khi cất. | Tự động | MH00021 |
| Thanh toán | Chưa thanh toán (công nợ), Tiền mặt, Ủy nhiệm chi, Séc chuyển khoản hoặc Séc tiền mặt. | Có | Chưa thanh toán |
| Nhà cung cấp | Chọn từ danh mục. Mua chịu bắt buộc chọn; trả ngay thì để trống được, lúc đó ô hiện Không chỉ rõ. | Có khi mua chịu | NCC002 · Công ty CP Gốm Bát Tràng |
| Tài khoản ngân hàng chi tiền | Chỉ hiện khi trả bằng ủy nhiệm chi hoặc séc. | Có khi trả qua ngân hàng | 0071000123456 · Vietcombank |
| Số séc | Chỉ hiện khi trả bằng séc. | Không | SC0045 |
| Kho | Kho nhận hàng, ẩn khi mua không qua kho hoặc mua dịch vụ. | Không | KHO1 · Kho chính |
| Hạn nợ | Tự tính từ số ngày được nợ của nhà cung cấp, sửa tay được. Chỉ hiện khi mua chịu. | Không | 13/11/2026 |
| Nhân viên mua hàng | Để báo cáo theo nhân viên. | Không | NV004 |
| Hợp đồng | Gắn chứng từ vào hợp đồng mua đang hiệu lực. | Không | HD-M-2026-03 |
| Mục đích mua hàng | Chỉ hiện khi đã khai danh mục. Xem mục đích mua hàng. | Không | Mua để bán |
| Loại tiền | VND hoặc ngoại tệ. Ngoại tệ luôn là công nợ. | Có | VND |
| Nhận kèm hóa đơn | Để bật: hóa đơn đã có, nhập bốn ô dưới. Bỏ bật: hàng về trước, hóa đơn về sau. | Có | Bật |
| Mẫu số HĐ, Ký hiệu HĐ, Số hóa đơn, Ngày hóa đơn | Ghi đúng như trên hóa đơn của người bán. Ký hiệu tự viết hoa. | Không (nên có) | 1 · C26TGB · 0000415 · 14/10/2026 |
Chứng từ này có nhiều hóa đơn | Bật để kê từng hóa đơn một dòng, mỗi dòng có tiền hàng và tiền thuế. | Không | |
Không qua kho (hạch toán thẳng vào tài khoản chi phí trên từng dòng) | Mua vật tư dùng ngay, văn phòng phẩm, dịch vụ: không sinh phiếu nhập kho. | Không | |
| Diễn giải | Nội dung chứng từ. | Không | Mua bộ ấm chén đợt 1 |
| Mặt hàng | Chọn từ danh mục. | Có | HH001 · Bộ ấm chén (Bộ) |
| Số lượng | Phải lớn hơn 0. | Có | 50 |
| Đơn giá | Tự điền theo thứ tự: giá cố định của nhà cung cấp, giá mua gần nhất, giá mua trong danh mục. Dưới ô hiện một dòng nhỏ cho biết lấy từ đâu. Sửa được. | Có | 200.000 |
| ĐVT | Chỉ hiện khi mặt hàng có đơn vị quy đổi; đơn giá tự đổi theo. | Không | Thùng |
| CK %, Tiền CK | Chiết khấu theo phần trăm hoặc theo tiền. Nhập một trong hai. | Không | 5 |
| Thuế suất GTGT | 0%, 5%, 8%, 10%, KCT (không chịu thuế), KKKNT (không phải kê khai, tính nộp thuế), Khác. | Có | 8% |
| TK chi phí | Chỉ hiện khi mua không qua kho. | Có khi không qua kho | Số hiệu tài khoản chi phí |
| Số lô / serial, Hạn dùng | Chỉ hiện khi mặt hàng theo dõi lô. | Có khi theo lô | LO-1025 |
| Thành tiền, Tiền thuế | Phần mềm tự tính. | Tự động | 10.000.000 · 800.000 |
Phía dưới lưới có ô gạt Đơn giá nhập đã gồm thuế GTGT (tách thuế ra khỏi đơn giá, chỉ với chứng từ tiền đồng) và ô Chiết khấu trên tổng hóa đơn với nút Phân bổ vào các dòng để chia một khoản chiết khấu tổng vào từng dòng theo tỷ lệ. Hai nút Thêm dòng và Dán nhiều dòng từ Excel giúp nhập nhanh: dán các cột mã hoặc tên hàng, số lượng, đơn giá, thuế suất %, chiết khấu % (chỉ cột đầu bắt buộc). Nếu đơn giá bằng 0 trên dòng hàng nhập kho, dưới ô hiện thêm ô Giá trị hợp lý cho hàng tặng kèm: nhập giá trị hợp lý một đơn vị để phần mềm chia lại giá mua cho các dòng nhập kho, tổng tiền phải trả không đổi.
05
Làm từng bước: mua chịu có hóa đơn
Ví dụ: ngày 14/10/2026, công ty mua của Công ty CP Gốm Bát Tràng 50 bộ ấm chén, đơn giá 200.000 đồng chưa thuế, thuế suất 8%, hóa đơn số 0000415 ký hiệu C26TGB cùng ngày, hẹn trả sau 30 ngày. Hàng nhập Kho chính.
Vào Mua hàng, Chứng từ mua hàng, bấm nút lập chứng từ mua đầu tiên.
Để Ngày chứng từ và Ngày hạch toán là 14/10/2026.
Giữ Thanh toán ở Chưa thanh toán. Chọn Nhà cung cấp là Công ty CP Gốm Bát Tràng. Ô Hạn nợ tự nhảy sang 13/11/2026 nếu nhà cung cấp được nợ 30 ngày.
Giữ Nhận kèm hóa đơn đang bật. Nhập Mẫu số HĐ 1, Ký hiệu HĐ C26TGB, Số hóa đơn 0000415, Ngày hóa đơn 14/10/2026. Nhập đúng từng chữ như trên hóa đơn, vì số liệu này lên bảng kê mua vào của tờ khai thuế.
Ở dòng 1 chọn Mặt hàng là Bộ ấm chén. Đơn giá tự điền; sửa thành 200.000 nếu khác. Gõ Số lượng 50.
Đổi Thuế suất GTGT của dòng sang 8% nếu mặt hàng đang để 10%. Phần mềm lấy thuế suất theo mặt hàng đã khai, không tự đổi 10% thành 8% cho bạn. Mức 8% áp dụng cho hàng thuộc diện giảm đến hết 31/12/2026, xem bài giảm thuế GTGT 8 phần trăm 2026: người bán ghi thuế suất nào trên hóa đơn thì bạn ghi đúng thuế suất ấy.
Kiểm chân lưới: Cộng tiền hàng 10.000.000, tiền thuế 800.000, Tổng thanh toán 10.800.000.
Bấm Cất và ghi sổ. Nếu chưa chắc, bấm Cất, chưa ghi sổ để lưu nháp: chứng từ chưa vào sổ, chưa nhập kho, chưa lên báo cáo, mở lại sửa tự do.
Sau khi cất, trang quay về danh sách và chứng từ mới nằm đầu bảng với nhãn Đã ghi. Bấm vào số chứng từ để mở lại: cuối trang có phần đính kèm (lưu hóa đơn, hợp đồng), lịch sử thao tác và, với người được xem giá vốn, các phiên bản trước mỗi lần sửa.
06
Các trường hợp khác
Quy định pháp luật đi kèm được nêu theo mốc hiệu lực; chi tiết ở bài kiến thức được dẫn link.
Khi trả tiền ngay bằng chuyển khoản hoặc séc
Ở ô Thanh toán chọn Ủy nhiệm chi (hoặc Séc chuyển khoản, Séc tiền mặt) rồi chọn Tài khoản ngân hàng chi tiền. Khi cất, phần mềm ghi công nợ 331 rồi lập kèm báo nợ cùng ngày, cùng nhà cung cấp: Nợ 331, Có tài khoản tiền gửi. Số báo nợ tự cấp và hiện sau khi cất. Công ty bật duyệt lệnh chi thì chứng từ chi chờ duyệt rồi mới ghi sổ, chứng từ mua hiện nhãn Chờ duyệt lệnh chi. Sửa hoặc xóa chứng từ mua thì chứng từ chi kèm đổi hoặc bị xóa theo. Đây là cách làm đúng luật cho khoản từ 5 triệu đồng.
Khi trả tiền mặt, nhất là từ 5 triệu đồng
Chọn Tiền mặt: phần mềm ghi công nợ 331 rồi lập kèm phiếu chi cùng ngày (Nợ 331, Có 111). Với khoản dưới 5 triệu đồng không có gì khác.
Về pháp luật: từ 01/7/2025, hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 5 triệu đồng đã gồm thuế GTGT phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì thuế đầu vào mới được khấu trừ (Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15, Nghị định 181/2025/NĐ-CP Điều 26). Mua nhiều lần của cùng một người bán trong ngày thì cộng dồn. Chi tiết, kể cả các cách thanh toán khác chuyển khoản được chấp nhận, ở bài điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào và thanh toán không dùng tiền mặt.
Ví dụ: mua vật tư 4.600.000 đồng, thuế 10% là 460.000 đồng, tổng 5.060.000 đồng, trả tiền mặt. Dù tiền hàng dưới 5 triệu đồng, tổng thanh toán đã vượt mốc. Khi bấm cất, phần mềm hiện câu hỏi: Trả tiền mặt thì thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ và khoản chi có thể không được tính vào chi phí được trừ; nên thanh toán qua ngân hàng hoặc ghi mua chịu rồi trả bằng chuyển khoản. Vẫn cất?. Phần mềm cộng thêm các chứng từ mua trả tiền mặt khác của cùng nhà cung cấp có cùng ngày chứng từ.
Phần mềm làm khác luật ở chỗ này: nó chỉ cảnh báo, rồi vẫn ghi Nợ 1331 nếu bạn đồng ý cất. Việc bỏ khoản này khỏi khấu trừ làm ở tờ khai: mở tờ khai 01/GTGT ở Thuế, cuối kỳ, Tờ khai thuế, phần Thanh toán tiền mặt từ 5 triệu đồng: không được khấu trừ thuế đầu vào liệt kê các khoản vi phạm để bạn đánh dấu Bỏ khấu trừ. Công ty có thể chỉnh mức cảnh báo (không cảnh báo, cảnh báo, chặn hẳn) ở Cài đặt cảnh báo, dòng Mua hàng trả tiền mặt từ 5 triệu đồng. Cách chỉnh xem cài đặt cảnh báo.
Khi hàng về trước, hóa đơn về sau
Bỏ bật ô Nhận kèm hóa đơn. Chữ cạnh ô đổi thành "đang để: hàng về trước, hóa đơn về sau; chưa ghi thuế GTGT". Lập chứng từ theo giá tạm tính chưa thuế (giá trong hợp đồng hoặc đơn mua) rồi cất và ghi sổ. Hàng nhập kho, ghi Nợ 156, Có 331, chưa ghi thuế đầu vào, và danh sách hiện nhãn Chưa có hóa đơn. Cách làm này theo thông lệ nghề (Thông tư 99 không có bút toán riêng cho tình huống này), xem bài hàng về trước hóa đơn về sau.
Khi hóa đơn về, mở lại chứng từ (chứng từ phải đã ghi sổ), kéo xuống phần Nhận hóa đơn ở cuối trang. Nhập Ngày nhận (hạch toán thuế), mẫu số, ký hiệu, số, ngày hóa đơn, Tiền thuế GTGT và Tiền hàng trên hóa đơn. Bấm Nhận hóa đơn và ghi thuế. Nếu tiền hàng trên hóa đơn khác giá tạm tính, phần mềm hỏi: Điều chỉnh giá nhập theo hóa đơn? với hai nút Điều chỉnh giá nhập theo hóa đơn và Giữ giá đã nhập, chỉ ghi thuế.
Ví dụ: ngày 29/10/2026 nhập 100 thùng, giá tạm tính 500.000 đồng, tổng 50.000.000 đồng; đã bán 40 thùng. Hóa đơn ghi ngày 05/11/2026 giá thực 520.000 đồng, tiền hàng 52.000.000 đồng, thuế 10% là 5.200.000 đồng. Chọn điều chỉnh: phần mềm lập một chứng từ nhận hóa đơn ngày 05/11 ghi Nợ 1331 5.200.000, Có 331 5.200.000; chênh lệch 2.000.000 đồng chia theo hàng còn tồn và hàng đã bán: Nợ 156 1.200.000, Nợ 632 800.000, Có 331 2.000.000. Thuế đầu vào thuộc kỳ tháng 11, không phải tháng 10. Chọn giữ giá cũ thì chỉ có bút toán thuế, kho và 331 lệch so với hóa đơn.
Muốn sửa dòng hàng sau khi đã nhận hóa đơn, bấm Hủy nhận hóa đơn ở cuối trang trước.
Khi mua không có hóa đơn
Hàng mua của người sản xuất nông sản, người thu nhặt phế liệu, hộ cá nhân kinh doanh dưới ngưỡng thuế GTGT và các nhóm tương tự được lập bảng kê thay hóa đơn. Căn cứ là Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Thông tư 20/2026/TT-BTC (hiệu lực từ 12/3/2026, mẫu bảng kê 02/TNDN). Mua của một người từ 5 triệu đồng một ngày phải trả không dùng tiền mặt. Xem mua hàng không có hóa đơn.
Trên KetoanX: để trống bốn ô hóa đơn, đặt Thuế suất GTGT của dòng là 0%. Phải làm tay bước này: phần mềm không tự bỏ thuế khi bạn để trống số hóa đơn, nên để nguyên 10% là bạn ghi thuế đầu vào cho một khoản không có hóa đơn. Sau đó Không qua kho và nhập TK chi phí nếu khoản mua là chi phí. Chứng từ này không có thuế đầu vào: Nợ 156 hoặc Nợ chi phí, Có 331 hoặc Có tiền. Bảng kê Mẫu 02/TNDN lập ở bảng kê mua vào không có hóa đơn, nơi phần mềm liệt kê các chứng từ mua chưa có số hóa đơn và chưa có thuế đầu vào.
Khi mua dịch vụ
Bấm Mua dịch vụ trên danh sách. Chứng từ không qua kho, mỗi dòng phải nhập TK chi phí. Ví dụ thuê kho 6.000.000 đồng, thuế 10%, hóa đơn đủ: Nợ tài khoản chi phí ở dòng 6.000.000, Nợ 1331 600.000, Có 331 6.600.000. Quên nhập tài khoản thì phần mềm báo: Mua không qua kho: nhập TK chi phí cho dòng. Lưu ý: biểu mẫu này không có ô tính thuế nhà thầu nước ngoài; mua quảng cáo, phần mềm của nhà cung cấp nước ngoài thì bạn phải tự hạch toán thuế nộp thay bằng chứng từ nghiệp vụ khác, theo bài mua dịch vụ nước ngoài qua mạng.
Khi nhập khẩu
Bấm Mua hàng nhập khẩu. Chọn Loại tiền ngoại tệ và nhập tỷ giá ghi sổ; nhập khẩu bằng tiền đồng cũng được. Hiện thêm các ô Tỷ giá tính thuế hải quan (bỏ trống thì lấy tỷ giá ghi sổ), Phí trước hải quan (VND), Số tờ khai hải quan, Ngày tờ khai, Điều kiện giao hàng, Cảng nhập, Nước xuất xứ, và trên mỗi dòng các cột Thuế NK %, Chống BPG %, Tự vệ %, TTĐB %. Hàng nhập khẩu phải nhập kho (bật Không qua kho sẽ bị báo: Mua hàng nhập khẩu phải nhập kho, bỏ chọn Không qua kho) và không dùng chế độ chưa có hóa đơn.
Ví dụ: lô máy 20.000 USD, tỷ giá 25.500, thuế nhập khẩu 10%, thuế GTGT 10%. Trị giá tính thuế 510.000.000 đồng, thuế nhập khẩu 51.000.000 đồng, thuế GTGT hàng nhập khẩu 56.100.000 đồng (tính trên 561.000.000). Phần mềm ghi: Nợ 156 561.000.000, Có 331 510.000.000 (theo dõi 20.000 USD), Có 3333 51.000.000; và Nợ 1331 56.100.000, Có 33312 56.100.000. Phải trả nhà cung cấp chỉ gồm tiền hàng. Nộp thuế cho hải quan bạn lập ở phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi (Nợ 3333, 33312). Cách tính và định khoản chi tiết ở bài hạch toán hàng nhập khẩu, tỷ giá ở bài tỷ giá trong kế toán.
Giao ủy thác nhập khẩu: bật Giao ủy thác nhập khẩu (hoặc bấm Ủy thác nhập khẩu), nhà cung cấp là bên nhận ủy thác, chọn Người nộp thuế là công ty tự nộp hay bên nhận ủy thác nộp hộ. Nhận ủy thác của người khác thì bấm Mua hộ (nhận ủy thác) và chọn Bên giao ủy thác nhập khẩu: hàng không nhập kho, tiền hàng ghi Nợ 1388, Có 331.
Khi mua bằng ngoại tệ trong nước
Chọn Loại tiền là USD rồi nhập tỷ giá ghi sổ. Đơn giá và chiết khấu nhập bằng nguyên tệ. Chứng từ ngoại tệ luôn là công nợ; khi trả tiền, bạn làm ở trả tiền nhà cung cấp để tính chênh lệch tỷ giá. Nếu đã trả trước đúng loại tiền ấy cho nhà cung cấp, hiện ô Đối trừ khoản ứng trước, bật sẵn.
Khi công ty tính thuế GTGT trực tiếp
Biểu mẫu tự đổi: cột thuế thành "Thuế suất trên hóa đơn (tính vào giá)" và thuế trên hóa đơn mua vào không khấu trừ, được tính luôn vào giá nhập kho hoặc chi phí, không ghi 1331. Xem bài phương pháp tính trực tiếp thuế GTGT. Ở chế độ này không dùng được chế độ chưa có hóa đơn.
Khi trả lại hàng mua hoặc được giảm giá
Bấm Trả lại hàng mua hoặc Giảm giá hàng mua, rồi chọn Chứng từ gốc là chứng từ mua của đúng nhà cung cấp; biểu mẫu mở lại với dòng hàng điền sẵn. Trả lại hàng xuất kho theo giá mua; giảm giá không đổi số lượng (cột đơn giá thành "Giảm mỗi đơn vị"). Cả hai ghi giảm công nợ 331 và giảm thuế đầu vào. Ví dụ trả 5 thùng giá 500.000 đồng, thuế 10%: Nợ 331 2.750.000, Có 156 2.500.000, Có 1331 250.000.
Giảm giá hàng mua mà hàng đã bán một phần thì phần ứng với hàng đã bán ghi giảm giá vốn (Có 632), phần còn tồn ghi giảm giá kho. Về pháp luật, khoản giảm sau khi có hóa đơn kê khai theo hóa đơn điều chỉnh bạn nhận từ người bán, ở kỳ nhận: xem giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại và chiết khấu thương mại. Phần mềm ghi thuế theo ngày hạch toán của chứng từ trả lại hoặc giảm giá, nên hãy đặt ngày ấy đúng kỳ bạn nhận hóa đơn điều chỉnh.
Khi sửa, bỏ ghi sổ hoặc xóa chứng từ
Mở chứng từ từ danh sách, sửa rồi bấm lại Cất và ghi sổ. Muốn bỏ ghi sổ, bấm Cất, chưa ghi sổ. Chứng từ nằm trong kỳ đã khóa sổ chỉ xem được, xem khóa sổ kế toán. Nút Xóa (hỏi lại Xóa chứng từ này?) xóa cả chứng từ chi kèm. Chứng từ đã có trả lại hàng, giảm giá, đã nhận hóa đơn sau, đã được phân bổ chi phí mua hàng hoặc đã được trả ở màn công nợ thì phải xóa các chứng từ kia trước.
07
Phần mềm tự ghi gì
Với ví dụ mua chịu 50 bộ ấm chén ở trên (chế độ Thông tư 99; Thông tư 133 dùng cùng bút toán, tên tài khoản theo hệ thống tài khoản của công ty), phần mềm ghi một bút toán: Nợ 156 (Kho chính) 10.000.000; Nợ 1331 800.000; Có 331 (Công ty CP Gốm Bát Tràng) 10.800.000. Kho tăng 50 bộ, giá trị 10.000.000 đồng, giá nhập 200.000 đồng một bộ. Tài khoản kho lấy theo từng mặt hàng. Có chiết khấu trên dòng hàng thì giá nhập là giá đã trừ chiết khấu.
Trả ngay thì thêm một chứng từ chi: Nợ 331 10.800.000, Có 111 (tiền mặt) hoặc Có 112 (qua ngân hàng). Chứng từ mua luôn lưu là công nợ, nên số dư 331 của nhà cung cấp về 0 sau khi chứng từ chi được ghi sổ.
Số liệu đi tiếp tới: tồn kho và giá xuất kho, sổ chi tiết công nợ phải trả, tờ khai GTGT (thuế đầu vào theo ngày hạch toán), bảng kê mua vào theo số hóa đơn đã nhập. Để kiểm lại, mở In chứng từ trên chứng từ, xem sổ nhật ký chung, báo cáo mua hàng và sổ chi tiết mua hàng.
08
Lỗi hay gặp và cách xử lý
Mua/bán chịu cần chọn khách hàng hoặc nhà cung cấp: bạn để Thanh toán là công nợ mà chưa chọn nhà cung cấp. Chọn nhà cung cấp, hoặc đổi sang trả tiền ngay.
Sổ đã khóa đến ngày: ngày hạch toán nằm trong kỳ đã khóa. Đổi sang ngày sau ngày khóa, hoặc nhờ người có quyền mở khóa.
Chứng từ ngoại tệ ghi nhận qua công nợ: chọn Chưa thanh toán, rồi thu tiền hoặc trả tiền ở màn hình công nợ để tính chênh lệch tỷ giá: bạn chọn trả ngay cho chứng từ ngoại tệ. Chọn công nợ rồi trả sau.
của nhà cung cấp này đã có trên chứng từ: câu hỏi đầy đủ là hóa đơn ký hiệu và số này của nhà cung cấp đã nằm trên chứng từ mua khác, hỏi lại "Vẫn cất?". Kiểm xem có nhập trùng một hóa đơn hai lần không; nếu đúng là nhập trùng thì bấm Hủy trên hộp hỏi và mở chứng từ cũ.
khác tổng chứng từ: khi bật Chứng từ này có nhiều hóa đơn, tổng tiền hàng và tiền thuế các hóa đơn lệch với chứng từ. Sửa lại số trên từng dòng hóa đơn hoặc giá trên lưới cho khớp.
Chứng từ đánh dấu chưa có hóa đơn thì chưa nhập số hóa đơn. Khi hóa đơn về, bấm Nhận hóa đơn trên chứng từ.: bạn bỏ bật Nhận kèm hóa đơn nhưng vẫn nhập số hóa đơn. Bật lại ô ấy, hoặc xóa số hóa đơn.
Không đủ tồn kho: xảy ra khi trả lại hàng mua mà tồn kho nhỏ hơn số trả (câu báo có tên mặt hàng, số cần và số tồn). Nhập thêm hoặc giảm số trả. Mức cảnh báo đặt ở Cài đặt cảnh báo.
Số lượng trả lại: số trả vượt số còn lại của chứng từ gốc, kể cả các lần trả trước. Giảm số lượng.
Chứng từ đã được phân bổ chi phí mua hàng: chứng từ đã có phiếu phân bổ chi phí vào giá nhập. Xóa phiếu phân bổ trước, rồi sửa.
Chứng từ nằm trong kỳ đã khóa sổ: chứng từ cũ hơn ngày khóa sổ, không sửa hoặc xóa được.
09
Hỏi đáp
Những câu người mới hay hỏi khi lập chứng từ mua đầu tiên.
Khác nhau giữa Cất và ghi sổ và Cất, chưa ghi sổ là gì?
Cất và ghi sổ đưa chứng từ vào sổ, nhập kho, lên công nợ và báo cáo. Cất, chưa ghi sổ chỉ lưu nháp, chưa có tác dụng lên sổ. Người không có quyền ghi sổ chỉ dùng được nút thứ hai.
Hóa đơn chưa về thì tôi chọn gì?
Bỏ bật Nhận kèm hóa đơn và nhập giá tạm tính chưa thuế. Hàng vẫn nhập kho, thuế chưa ghi. Hóa đơn về thì nhận ở cuối trang chứng từ, thuế vào kỳ nhận hóa đơn.
Hóa đơn đến trước, hàng chưa về thì sao?
Màn này chưa có chế độ riêng cho tình huống đó, và chứng từ mua sẽ nhập kho ngay khi ghi sổ. Bạn lưu hóa đơn, chờ hàng về rồi mới lập chứng từ, trừ khi cuối kỳ hàng vẫn chưa về: khi ấy bút toán hàng đang đi đường làm tay ở chứng từ nghiệp vụ khác, theo bài hàng về trước hóa đơn về sau.
Tôi nhập hàng loạt từ hóa đơn điện tử được không?
Được. Hóa đơn điện tử đầu vào nhập từ tệp XML ở hóa đơn điện tử đầu vào, rồi lập nhiều chứng từ mua một lần ở lập chứng từ hàng loạt từ hóa đơn đầu vào.
Chứng từ đã ghi sổ rồi, sửa được không?
Được nếu kỳ chưa khóa sổ, chứng từ chưa nhận hóa đơn sau và bạn có quyền sửa. Phần mềm lưu lại phiên bản trước mỗi lần sửa ở cuối trang chứng từ cho người được xem giá vốn.
Hướng dẫn khác trong nhóm Mua hàng
Dùng thử trên sổ của chính bạn
Đăng ký mất vài phút, không cần thẻ thanh toán. Mọi chức năng đều miễn phí.