Sổ chi tiết mua hàng: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/reports/purchase-detail

Sổ đứng sau việc ghi sổ chứng từ mua và là bước đào sâu của báo cáo mua hàng tổng hợp. Trên báo cáo mua hàng, bấm mã hàng hoặc mã nhà cung cấp sẽ mở sổ này đã lọc sẵn. Cách tính giá nhập kho từ tiền hàng cộng thuế nhập khẩu và chi phí mua xem bài giá nhập kho và chi phí mua hàng.

1. 1

   Chứng từ mua hàng, trả lại hàng mua, giảm giá hàng mua đã ghi sổ. Chứng từ chỉ cất không vào sổ. Xem cách lập chứng từ mua hàng.

2. 2

   Chi phí vận chuyển, bốc xếp đã phân bổ vào hàng thì cột Chi phí mua phân bổ mới có số. Xem phân bổ chi phí mua hàng.

3. 3

   Quyền xem phân hệ Báo cáo. Muốn Xuất Excel cần thêm quyền xuất.

ketoanx.com/reports/purchase-detail

Hàng nút trên đầu trang: Báo cáo mua hàng (quay về báo cáo tổng hợp, mang theo khoảng ngày), Xuất Excel và In báo cáo, kèm Tùy chọn in và Ghi nhớ.

Bên dưới là Từ ngày, Đến ngày, Mặt hàng (mặc định Tất cả mặt hàng), Nhà cung cấp (mặc định Tất cả) và nút Xem sổ.

ketoanx.com/reports/purchase-detail

Dòng Tổng cộng cuối bảng ghi số dòng. Tổng Số lượng chỉ hiện khi bạn lọc một mặt hàng. Màn hiện tối đa 2.000 dòng đầu, tệp Excel có đủ.

Khi dòng mua không có số hóa đơn

Cột Số hóa đơn trống và cột Thuế GTGT cũng trống nghĩa là chứng từ đang ở chế độ chưa có hóa đơn: hàng về trước, hóa đơn về sau. Thuế đầu vào chưa được ghi và chưa kê khai. Khi hóa đơn về, mở chứng từ và nhận hóa đơn; thuế được ghi ở chứng từ nhận hóa đơn riêng nên không hiện trên sổ này. Cách ghi giá tạm tính và điều chỉnh có ở bài hàng về trước hóa đơn về sau. Danh sách các chứng từ đang chờ hóa đơn nằm ở tab Chưa có hóa đơn của báo cáo mua hàng.

Khi soát điều kiện khấu trừ thuế đầu vào

Sổ cho bạn tiền thuế và số hóa đơn của từng dòng, nhưng sổ không kiểm điều kiện khấu trừ. Thuế GTGT đầu vào chỉ được khấu trừ khi có hóa đơn hợp lệ, và từ 01/7/2025 khoản mua từ 5 triệu đồng (đã gồm thuế) phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Mua của người bán nhiều lần trong ngày thì cộng dồn. Xem điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào và thanh toán không dùng tiền mặt từ 5 triệu.

Khi mua có thuế nhập khẩu và chi phí vận chuyển

Hai cột Thuế nhập khẩu, TTĐB và Chi phí mua phân bổ là phần được cộng vào giá nhập kho, nên giá vốn nhập của dòng cao hơn Thành tiền. Thuế GTGT hàng nhập khẩu vẫn nằm ở cột Thuế GTGT. Hạch toán hàng nhập khẩu xem bài hạch toán hàng nhập khẩu.

Khi trả lại hàng hoặc được giảm giá

Dòng âm hiện ở sổ là phần giảm hàng, giảm thuế đầu vào. Với hóa đơn, người bán lập hóa đơn điều chỉnh giảm và bên mua giảm thuế đầu vào ở kỳ nhận hóa đơn điều chỉnh. Giữ hóa đơn điều chỉnh cùng chứng từ trả lại. Cách làm ở bài hàng bán bị trả lại (phần bên mua) và giảm giá hàng bán.

Sổ không có dòng của chứng từ nhận hóa đơn sau, vì thuế và chênh lệch giá của chứng từ ấy nằm ở chứng từ nhật ký riêng. Sổ cũng không có mua nhập tay vào chi phí qua chứng từ nghiệp vụ khác. Do đó tổng thuế ở đây có thể nhỏ hơn thuế đầu vào trên tờ khai. Để kiểm lại, đối chiếu với hướng dẫn thuế GTGT và cân đối phát sinh.

Thuế GTGT trên sổ nhỏ hơn hóa đơn: chứng từ nhận hóa đơn sau, thuế nằm ở chứng từ riêng. Xem phần "Khi dòng mua không có số hóa đơn".

Tổng số lượng trống: chưa chọn mặt hàng ở ô Mặt hàng.

Số lượng và đơn giá khác chứng từ: sổ quy về đơn vị tính chính, còn chứng từ có thể ghi đơn vị quy đổi. Xem đơn vị tính quy đổi.