Báo cáo tự thiết kế: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/reports/custom

Đây là báo cáo quản trị nội bộ. Nó không thay các mẫu báo cáo tài chính theo quy định (xem bảng cân đối kế toán), và chỉ lấy số từ sổ kế toán nên đúng hay sai tùy chứng từ đã ghi sổ. Bộ báo cáo tài chính bắt buộc gồm những gì ở bài báo cáo tài chính gồm những gì.

1. 1

   Biết số hiệu tài khoản cần dùng. Tra ở hệ thống tài khoản; danh sách tài khoản chuẩn theo bài hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 99.

2. 2

   Chứng từ đã ghi sổ. Báo cáo chỉ tính chứng từ đã ghi sổ.

3. 3

   Quyền phân hệ Báo cáo: xem để mở mẫu, Sửa để thiết kế, xóa mẫu hay lưu thay đổi, Xuất Excel để tải tệp. Người chỉ có quyền xem thấy câu Nhờ người có quyền sửa báo cáo thiết kế mẫu. và không thấy nút Thiết kế báo cáo mới.

ketoanx.com/reports/custom

Khi chưa có mẫu nào, trang hiện Chưa có báo cáo tự thiết kế. Có mẫu mà chưa chọn thì hiện Chọn một báo cáo để xem. Mở một mẫu, bạn thấy thanh chọn Từ ngày, Đến ngày, ô đánh dấu Tính cả chứng từ kết chuyển trong phát sinh, nút Xem báo cáo, bảng số liệu và, nếu có quyền sửa, khung Sửa mẫu bên dưới.

ketoanx.com/reports/custom?edit=new

Các lựa chọn của Số liệu:

Cách viết công thức, theo dòng chú thích dưới khung. Công thức theo tài khoản là các số hiệu cách nhau bằng khoảng trắng, dấu - để trừ, mỗi số hiệu lấy cả tài khoản con. Thêm chữ C sau số hiệu (331C) để số dư bên Có thành số dương, vì mọi số dư tính bằng Nợ trừ Có nên tài khoản nguồn vốn, phải trả vốn ra số âm. Công thức theo dòng bắt đầu bằng dấu bằng (=1+2-3) và chỉ trỏ tới dòng đứng trước.

ketoanx.com/reports/custom

Khi làm báo cáo doanh thu, chi phí theo tháng

Dùng cột Phát sinh thuần (Nợ trừ Có). Dòng Doanh thu thuần có công thức 511C -521, dòng Chi phí có 632 641 642, dòng Lãi gộp trừ chi phí =1-2. Giữ ô Tính cả chứng từ kết chuyển trong phát sinh bỏ trống, vì cuối kỳ chứng từ kết chuyển đưa 511 và 632 về 0 sang 911 và sẽ xóa số bạn muốn xem. Chỉ đánh dấu ô này khi bạn cố tình muốn thấy cả phát sinh kết chuyển. Ô này chỉ ảnh hưởng các cột phát sinh, không ảnh hưởng số dư.

Khi sửa một mẫu

Bấm tên mẫu, kéo xuống khung Sửa mẫu, sửa rồi bấm Lưu mẫu báo cáo. Thông báo Đã lưu mẫu báo cáo. Xóa một dòng làm các dòng sau dồn lên một số, nên công thức theo dòng như =1+2 trỏ sang dòng khác. Sau khi xóa dòng hãy soát lại mọi công thức bắt đầu bằng dấu bằng.

Khi xóa một mẫu

Trong khung Sửa mẫu bấm Xóa mẫu, trình duyệt hỏi xác nhận, đồng ý thì mẫu mất và báo Đã xóa mẫu báo cáo. Mẫu không khôi phục được, nhưng nhật ký thao tác vẫn ghi lại việc tạo, sửa, xóa.

Khi muốn mở lại báo cáo đúng kỳ đã chọn

Bấm Ghi nhớ, đặt tên rồi Lưu. Trang ghi nhớ cả kỳ đang lọc và mở lại ở tất cả báo cáo. Muốn lưu cố định số liệu của một thời điểm thì dùng báo cáo đã lưu, vì ghi nhớ chỉ giữ cách lọc, số vẫn tính lại theo sổ.

Khi số dư báo cáo khác bảng cân đối kế toán

Hai báo cáo cùng đọc sổ nên khác biệt chủ yếu là cách gộp: bảng cân đối tách dư Nợ, dư Có theo từng khách để không bù trừ phải thu với trả trước, còn công thức ở đây cộng thẳng cả tài khoản. Đối chiếu từng tài khoản với cân đối phát sinh.

Khi một tài khoản vừa được liệt kê riêng vừa nằm trong tài khoản cha cùng công thức (ví dụ 111 và 1111), số bị tính hai lần. Hãy liệt kê tài khoản cha hoặc các con, không cả hai.

ketoanx.com/reports/custom?edit=new

Đã có báo cáo cùng tên: tên trùng một mẫu khác, kể cả khác hoa thường. Đổi tên.

Dòng N: nhập tên chỉ tiêu: dòng có công thức nhưng thiếu tên. Với N là số thứ tự dòng. Xóa dòng trống thừa hoặc điền tên.

Dòng N: "…" không phải số hiệu tài khoản (3 đến 8 chữ số, có thể có dấu + - đứng trước): bạn gõ chữ, dấu phẩy hay số hiệu có hai chữ số. Cách nhau bằng khoảng trắng, không dùng dấu phẩy.

Dòng N: công thức theo dòng viết dạng =1+2-3: công thức bắt đầu bằng dấu bằng mà phần sau không phải số dòng nối bằng + hoặc -.

Dòng N: chỉ được cộng trừ các dòng đứng trước: công thức tham chiếu dòng chính nó hoặc dòng phía sau. Chuyển dòng cộng xuống dưới các dòng thành phần.

Tối đa 50 mẫu báo cáo tự thiết kế: đã đủ 50 mẫu. Xóa mẫu cũ.

Thông báo từ chối quyền: tài khoản không có quyền Sửa ở phân hệ Báo cáo. Nhờ chủ sở hữu hoặc quản trị viên.