Mua bán theo số serial: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/reports/serial-trade

Sổ đọc từ chứng từ bán và chứng từ mua, nên đứng sau việc lập các chứng từ này với số serial đã nhập trên từng dòng. Tồn kho hiện tại của từng serial xem ở theo dõi serial, IMEI. Hạn bảo hành còn lại của hàng đã bán xem ở thời hạn bảo hành hàng đã bán. Muốn xem mọi dòng hàng, kể cả hàng không có serial, dùng sổ chi tiết bán hàng theo chứng từ.

1. 1

   Mặt hàng đã được đặt Theo dõi serial, IMEI là "Có (mỗi chiếc một serial)" trong danh mục hàng hóa. Khi bật, phần mềm tự bật luôn theo dõi lô. Muốn có thời hạn bảo hành thì điền ô Bảo hành (tháng) của mặt hàng. Xem vật tư, hàng hóa, kho.

2. 2

   Khi lập chứng từ mua, bán, nhập số serial ở cột Số lô / serial của từng dòng, mỗi dòng một chiếc, số lượng 1. Xem chứng từ mua hàng và cách lập chứng từ bán hàng.

3. 3

   Chứng từ đã ghi sổ. Chứng từ chỉ cất không vào sổ.

4. 4

   Quyền xem phân hệ Bán hàng hoặc Báo cáo khi xem sổ bán; Mua hàng hoặc Báo cáo khi xem sổ mua.

ketoanx.com/reports/serial-trade

Trên đầu trang có nút Theo dõi serial, IMEI (sang màn tồn kho serial) và In báo cáo, kèm Tùy chọn in và Ghi nhớ. Màn này không có nút xuất Excel.

Thanh lọc gồm: Sổ (chọn Bán hàng hoặc Mua hàng), Từ ngày, Đến ngày, ô nhập Serial hoặc mã hàng và nút Xem. Ô nhập tìm theo đoạn chữ: gõ một phần serial, hoặc mã hàng, đều ra kết quả; để trống thì ra mọi serial.

Dòng cuối ghi "Cộng (N dòng)" kèm tổng Thành tiền và Thuế GTGT. Khi không có dòng nào, trang ghi Không có dòng hàng theo dõi serial trong kỳ.

Sổ bán gồm chứng từ bán hàng và hàng bán bị trả lại; sổ mua gồm chứng từ mua hàng và trả lại hàng mua. Giảm giá hàng bán, giảm giá hàng mua không có số serial nên không hiện.

Khi tìm nguồn gốc một chiếc máy

Ở Sổ chọn Mua hàng, gõ serial. Bảng cho biết nhập của nhà cung cấp nào, ngày nào, giá bao nhiêu. Cột Bảo hành (tháng) không có ở sổ mua. Khi cần làm việc với nhà cung cấp về hàng lỗi, dùng thông tin này để lập chứng từ trả lại hàng mua.

Khi khách trả hàng

Chứng từ hàng bán bị trả lại phải nhập đúng serial của chiếc được trả, mỗi dòng một chiếc, và phần mềm nhập lại kho đúng chiếc ấy. Về hóa đơn, người bán lập hóa đơn điều chỉnh giảm cho phần trả lại (trừ khi hai bên thỏa thuận người mua lập hóa đơn trả lại hàng) và kê khai giảm thuế ở kỳ lập hóa đơn điều chỉnh. Xem cách hạch toán hàng bán bị trả lại.

Khi thu mua máy cũ của cá nhân

Mua điện thoại, laptop cũ của cá nhân bán đồ dùng của họ thì thuộc nhóm được lập bảng kê thay hóa đơn, còn người bán là doanh nghiệp, cửa hàng có doanh thu từ ngưỡng chịu thuế GTGT thì phải có hóa đơn. Giá trị mua của một người trong một ngày từ 5 triệu đồng phải trả không dùng tiền mặt, nếu không khoản chi không đủ điều kiện. Xem mua hàng không có hóa đơn và thanh toán không dùng tiền mặt từ 5 triệu. Bảng kê lập ở màn Bảng kê mua vào không có hóa đơn.

Khi bán lẻ cho khách không lấy hóa đơn

Máy điện thoại, điện máy thường bán lẻ. Người bán vẫn phải lập hóa đơn điện tử cho khách không lấy hoặc không cho thông tin, ghi người mua là "Bán cho người tiêu dùng". Xem khách lẻ không lấy hóa đơn. Số serial không có trong sổ này nếu dòng bán không nhập serial.

Khi serial không hiện

Dòng chứng từ không nhập serial, mặt hàng chưa bật theo dõi serial, hoặc chứng từ chưa ghi sổ thì không có trong sổ. Mặt hàng bật theo dõi serial sau khi đã phát sinh chứng từ thì các chứng từ cũ cũng không có serial.

Giới hạn cần biết: Bảo hành (tháng) là con số hiện tại của mặt hàng, nên nếu bạn đổi thời hạn bảo hành sau này thì sổ hiện số mới cho cả hàng bán cũ. Sổ cũng không tính ngày hết bảo hành; ngày hết hạn từng chiếc xem ở thời hạn bảo hành hàng đã bán.

Khi lập chứng từ: Mặt hàng "…" theo dõi serial, hãy nhập serial cho từng chiếc. Điền serial ở cột Số lô / serial.

Khi lập chứng từ: "mỗi dòng một serial, số lượng 1". Tách dòng nhiều chiếc thành nhiều dòng, mỗi dòng số lượng 1.

Khi nhập: "đang có trong kho, không nhập trùng được". Serial đã tồn kho thì không nhập lần nữa; kiểm tra bằng màn theo dõi serial.

Khi nhập: "bị lặp trên chứng từ". Hai dòng cùng serial trên cùng một chứng từ; xóa dòng thừa.