Phân tích chi phí: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/analysis

Nó nằm sau việc ghi chứng từ. Muốn trang có nghĩa, người nhập chứng từ phải chọn phòng ban hoặc khoản mục trên dòng hạch toán. Dòng nào không chọn sẽ gom vào hàng cuối "(chưa gắn)". Để xem cả doanh thu và lãi lỗ của từng bộ phận, dùng trang kết quả theo bộ phận. Để xem chi phí gắn với một công trình, đơn hàng hay sản phẩm, dùng tổng hợp chi phí theo đối tượng.

1. 1

   Khai báo phòng ban và khoản mục chi phí ở danh mục, thẻ "Tổ chức, chi phí". Chưa có hai danh mục này thì trang chỉ hiện một hàng "(chưa gắn)".

2. 2

   Khi lập chứng từ nghiệp vụ khác, chọn phòng ban và khoản mục ở từng dòng hạch toán. Cột Phòng ban và Khoản mục CP chỉ hiện trên lưới dòng khi công ty đã có danh mục tương ứng.

3. 3

   Ghi sổ chứng từ. Chứng từ nháp không được tính.

4. 4

   Quyền xem phân hệ báo cáo và quyền xem giá vốn. Thiếu quyền xem giá vốn thì cả trang bị thay bằng một dòng giải thích. Cách cấp quyền ở bài thành viên, phân quyền, mục Được xem giá vốn và lãi gộp.

ketoanx.com/analysis

Thanh chọn gồm bốn thứ. Phân tích theo có hai lựa chọn: Phòng ban và Khoản mục chi phí. Từ ngày mặc định là mùng 1 tháng 1 của năm hiện tại. Đến ngày mặc định là hôm nay. Bấm Xem để dựng bảng. Trang không tự cập nhật khi bạn đổi ô chọn, phải bấm Xem.

Hàng cuối Tổng cộng cộng từng cột. Số của tài khoản được gộp theo ba chữ số đầu, nên 6421 và 6422 cùng hiện ở cột TK 642. Chế độ kế toán quyết định bạn thấy những cột nào. Theo Thông tư 99, chi phí bán hàng là TK 641 và chi phí quản lý là TK 642. Theo Thông tư 133 không có 641, chi phí bán hàng ghi ở 6421 nên nằm chung cột TK 642 với chi phí quản lý. Hai chế độ khác nhau thế nào xem bài báo cáo tài chính theo Thông tư 133.

ketoanx.com/analysis

Khi muốn xem theo khoản mục chi phí

Đổi Phân tích theo sang Khoản mục chi phí rồi bấm Xem. Khoản mục là nhóm theo bản chất chi, ví dụ chi phí thuê văn phòng, chi phí tiếp khách. Một dòng hạch toán có thể gắn cả phòng ban lẫn khoản mục, nên cùng một khoản chi xuất hiện ở cả hai cách xem với cùng tổng.

Khi tài khoản của bạn không được xem giá vốn

Trang không hiện bảng, chỉ hiện dòng giải thích rằng tài khoản không được xem giá vốn nên số liệu chi phí theo phòng ban, khoản mục không hiện. Máy chủ không truy vấn số liệu cho người này. Nhờ chủ sở hữu hoặc quản trị viên cấp quyền ở bài thành viên, phân quyền.

Khi trang báo chưa có chi phí

Thông báo "Chưa có chi phí trong khoảng này" xuất hiện khi không có phát sinh loại 6, loại 8 đã ghi sổ trong khoảng ngày. Kiểm ba việc: khoảng ngày đã đúng chưa, chứng từ đã ghi sổ chưa, và bạn có chọn nhầm "Từ ngày" lớn hơn "Đến ngày" không. Trang không báo lỗi khi từ ngày lớn hơn đến ngày, nó chỉ trả bảng trống. Nút Mở danh mục phân tích trong thông báo dẫn tới danh mục.

Khi cuối năm đã kết chuyển

Chứng từ kết chuyển cuối kỳ không được tính, nên chạy cuối kỳ xong số trên trang vẫn nguyên, không về 0.

Khi có khoản hoàn nhập hoặc ghi giảm chi phí

Phát sinh Có của tài khoản chi phí trừ vào số của hàng đã gắn nhãn. Hoàn nhập dự phòng hay hàng mua trả lại có thể làm một ô âm. Hàng nào cộng ra đúng 0 thì không hiện.

Khi muốn chia chi phí chung cho các phòng

Trang chỉ đọc nhãn đã gắn, không tự chia. Chi phí chung chưa chia sẽ nằm ở "(chưa gắn)". Việc chia nằm ở bài phân bổ chi phí bán hàng, quản lý.

Điều cần nhớ: chi phí ở đây không phải chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Một khoản có thể có mặt trong bảng nhưng bị loại khi tính thuế, ví dụ khoản chi thiếu hóa đơn hoặc thanh toán tiền mặt từ 5 triệu đồng. Các điều kiện (đang hiệu lực theo Luật Thuế TNDN 67/2025/QH15 và Thông tư 20/2026/TT-BTC) có ở bài chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. KetoanX không tự loại các khoản này khỏi trang. Ý nghĩa từng tài khoản xem bài tài khoản 642 chi phí quản lý doanh nghiệp và tài khoản 641 chi phí bán hàng.

Muốn gắn nhãn nhưng không thấy cột Phòng ban trên lưới chứng từ: công ty chưa khai phòng ban nào trong danh mục, hoặc cột đang bị ẩn trong cấu hình mẫu chứng từ. Khai danh mục trước.

Số chi phí khác với báo cáo kết quả kinh doanh: bình thường. Trang này gồm cả giá vốn và thuế TNDN trong "chi phí", còn các số liệu lãi lỗ ở kết quả kinh doanh tách giá vốn, chi phí tài chính, chi phí bán hàng, chi phí quản lý thành từng dòng. Muốn đối chiếu, so từng tài khoản.

Công ty có năm tài chính không trùng năm dương lịch thấy Từ ngày mặc định là 01/01: trang này mặc định theo năm dương lịch, không theo năm tài chính. Chọn lại Từ ngày cho đúng đầu năm tài chính.