Danh mục: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/settings/catalogs

Danh mục gồm năm trang con, chuyển qua lại bằng thanh tab ở đầu trang. Việc làm được trên đó:

1. 1

   Dựng cây cơ cấu tổ chức và khoản mục chi phí để gắn vào từng dòng hạch toán, rồi xem chi phí theo phòng ban hoặc theo khoản mục.

2. 2

   Tạo mẫu định khoản để điền sẵn tài khoản Nợ, Có khi lập chứng từ lặp lại như chi tiền điện, thu tiền khách.

3. 3

   Chia khách hàng, nhà cung cấp thành nhóm, và đặt điều khoản thanh toán (số ngày được nợ, chiết khấu khi trả sớm).

4. 4

   Khai mục thu, mục chi (kèm chỉ tiêu báo cáo lưu chuyển tiền tệ) và mã thống kê.

5. 5

   Khai ngân hàng (kèm mã BIN, SWIFT) và các loại ngoại tệ công ty dùng.

6. 6

   Gộp hai đối tượng trùng thành một mà không làm lệch công nợ.

Danh mục đứng trước chứng từ trong quy trình: chưa khai thì ô chọn trên chứng từ còn trống. Đối tượng khách hàng, nhà cung cấp tự nó khai ở khách hàng, nhà cung cấp; trang này chỉ thêm nhóm và điều khoản cho họ. Mục ngừng dùng thì không còn hiện khi lập chứng từ mới, số liệu cũ giữ nguyên.

Mẫu định khoản, mục thu chi và loại tiền chỉ nhận số hiệu tài khoản có trong hệ thống tài khoản của công ty. Danh sách khách hàng, nhà cung cấp phải có sẵn nếu muốn gán nhóm.

ketoanx.com/settings/catalogs

Vào menu Hệ thống→, Danh mục. Trang đầu có tiêu đề Danh mục và ba khung: Cơ cấu tổ chức, Khoản mục chi phí, Mẫu định khoản. Phía trên là thanh tab gồm năm tab:

1. 1

   Tổ chức, chi phí: ba khung trên.

2. 2

   Nhóm, điều khoản thanh toán: nhóm khách hàng, nhà cung cấp, điều khoản thanh toán và bảng gán cho đối tượng.

3. 3

   Mục thu chi, mã thống kê: mục thu, mục chi, mã thống kê.

4. 4

   Ngân hàng, loại tiền: ngân hàng và chi nhánh ngân hàng, ngoại tệ.

5. 5

   Gộp đối tượng trùng: công cụ gộp.

Trong mỗi khung, bảng liệt kê các mục với cột trạng thái Đang dùng hoặc Ngừng dùng. Mỗi dòng có biểu tượng bút để sửa, nút Ngừng dùng hoặc Dùng lại, và biểu tượng thùng rác để xóa. Bấm Thêm trên đầu khung để mở biểu mẫu, rồi Thêm để lưu hoặc Hủy để đóng. Khi sửa, nút lưu đổi thành Lưu thay đổi.

ketoanx.com/settings/catalogs

Trang Tổ chức, chi phí

Trang Nhóm, điều khoản thanh toán

Trang Mục thu chi, mã thống kê

Trang Ngân hàng, loại tiền

Trang Gộp đối tượng trùng có các ô Đối tượng bị gộp (sẽ mất), Đối tượng giữ lại và Sau khi gộp, đối tượng bị gộp, xem phần các trường hợp khác.

Khi muốn đặt điều khoản thanh toán có chiết khấu khi trả sớm

Ở trang Nhóm, điều khoản thanh toán, khung Điều khoản thanh toán, tạo mã 2-10-N30, Số ngày được nợ 30, Trả trong (ngày) thì được chiết khấu 10, Chiết khấu (%) 2. Rồi kéo xuống khung Gán nhóm và điều khoản cho đối tượng, tìm khách hàng, đánh dấu chọn, ở Gán điều khoản thanh toán chọn điều khoản, bấm nút gán cho các đối tượng đã chọn. Số ngày được nợ của khách đổi theo điều khoản, và hạn nợ trên chứng từ mua bán sau đó tự điền. Đổi số ngày nợ của điều khoản thì mọi đối tượng đang gắn điều khoản ấy đổi theo.

Chiết khấu chỉ là gợi ý ở màn thu tiền: khi khách trả trong hạn, nút Áp chiết khấu ở màn thu tiền điền sẵn số chiết khấu và số thực thu. Ví dụ hóa đơn bán 220.000.000 đồng ngày 05/10/2026, khách trả ngày 12/10/2026 (ngày thứ 7): chiết khấu 2% là 4.400.000 đồng, thực thu 215.600.000 đồng. Phần mềm ghi Nợ 112 215.600.000, Nợ 635 4.400.000, Có 131 220.000.000. Với nhà cung cấp, phần chiết khấu khi trả sớm ghi Có 515. Về pháp luật: chiết khấu thanh toán là khoản bớt cho khách vì trả tiền trước hạn, bên bán ghi vào chi phí tài chính, không giảm doanh thu và không đổi giá hay thuế trên hóa đơn; xem bài hạch toán chiết khấu thanh toán. Đừng nhầm với chiết khấu thương mại ghi ngay trên hóa đơn, xem chiết khấu thương mại.

Khi có nhóm ghi bằng chữ tự do từ cách cũ

Nếu đối tượng còn ghi nhóm bằng chữ tự do (cách cũ), khung gán hiện dòng báo số đối tượng ấy và nút Chuyển chữ thành nhóm. Bấm để mỗi tên nhóm khác nhau thành một nhóm trong danh mục (tên so sánh không phân biệt dấu và khoảng trắng) rồi gán cho đối tượng. Ô lọc Còn nhóm chữ tự do giúp tìm các đối tượng này. Nút cần cả quyền thêm và sửa.

Khi nạp nhanh danh mục thông dụng

Ba khung có nút nạp sẵn bộ mục: Nạp bộ mục thu chi thông dụng (thu tiền bán hàng, chi mua hàng, chi lương, chi nộp thuế...), Nạp ngân hàng Việt Nam thông dụng, Nạp loại tiền hay dùng (USD, EUR, JPY, CNY). Mã đã có thì giữ nguyên, không ghi đè. Nút Nạp đầy đủ ngân hàng thêm toàn bộ danh sách công khai của NAPAS/VietQR kèm mã BIN và SWIFT. Chi nhánh ngân hàng không có danh sách công khai đáng tin nên bạn thêm tay theo sổ phụ.

Khi công ty có giao dịch ngoại tệ

Nạp hoặc thêm loại tiền, rồi nhập tỷ giá hằng ngày ở bảng tỷ giá. Đồng Việt Nam luôn là đồng tiền hạch toán, nên khai VND bị từ chối. Cách tính tỷ giá và chênh lệch ở bài tỷ giá trong kế toán; đơn vị tiền tệ kế toán nói ở bài Thông tư 99 có gì mới. Màn nhập tỷ giá xem ở bảng tỷ giá.

Khi khách hàng bị khai hai lần

Vào tab Gộp đối tượng trùng. Phần Các nhóm nghi trùng liệt kê các cặp trùng mã số thuế (nhãn Trùng mã số thuế) hoặc trùng tên (nhãn Trùng tên), kèm số dòng số liệu của mỗi bên và nhãn Nên giữ cho bên nhiều số liệu hơn. Bấm Gộp vào cạnh bên còn lại để chọn sẵn, hoặc tự chọn hai đối tượng ở ô Đối tượng bị gộp (sẽ mất) và Đối tượng giữ lại. Chọn Xóa hẳn hoặc Giữ lại, ngừng theo dõi ở ô Sau khi gộp, đối tượng bị gộp. Bấm Xem trước: màn hiện số dòng sẽ chuyển theo từng nơi (chứng từ, dòng hạch toán, số dư đầu kỳ, đối trừ, hợp đồng, đơn hàng...) và bảng số dư công nợ theo tài khoản trước và sau khi gộp. Đọc kỹ rồi bấm Gộp đối tượng.

Số tiền, tài khoản và ngày trên chứng từ không đổi, nên gộp chạy được cả với kỳ đã khóa sổ. Đối tượng giữ lại điền thêm những thông tin còn trống bằng thông tin của bên bị gộp. Việc gộp không hoàn tác được; hãy sao lưu dữ liệu trước nếu số liệu lớn. Gộp xong, nên gửi khách biên bản đối chiếu công nợ để chốt số dư.

Khi muốn bỏ một mục đã dùng

Mục đã gắn vào chứng từ hoặc đối tượng thì không xóa được; chỉ ngừng dùng. Bấm Ngừng dùng: mục không còn hiện khi lập chứng từ mới, chứng từ cũ vẫn giữ. Xóa chỉ dành cho mục chưa dùng và không còn mục con.

Khi làm kế toán dịch vụ cho nhiều công ty

Danh mục tách riêng từng công ty. Công ty mới cùng ngành với công ty đã làm thì tạo bằng chức năng sao chép công ty, chọn Chỉ danh mục và cài đặt: bộ danh mục sang theo mà không mang chứng từ hay số dư. Xem sao chép, xóa công ty và bài phần mềm kế toán cho nhiều công ty.

Gộp đối tượng đổi mọi tham chiếu từ đối tượng bị gộp sang đối tượng giữ lại trong một giao dịch duy nhất; nếu còn sót tham chiếu thì hủy cả giao dịch, không có gì thay đổi. Để kiểm lại, xem sổ chi tiết công nợ của đối tượng giữ lại và so với bảng số dư trước khi gộp. Mục thu chi, mã thống kê, phòng ban hiện ở các báo cáo phân tích; chỉ tiêu lưu chuyển tiền tệ của mục thu chi phục vụ báo cáo lưu chuyển tiền tệ, cách lập ở bài lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

Câu Tài khoản không có trong hệ thống kèm số hiệu, ví dụ 6427: số hiệu tài khoản nhập ở mẫu định khoản, mục thu chi hoặc loại tiền không có trong hệ thống tài khoản của công ty (ví dụ công ty theo Thông tư 133 có tài khoản khác Thông tư 99). Thêm tài khoản hoặc dùng số hiệu đúng.

Số hiệu tài khoản không hợp lệ: số hiệu phải là chữ số, 3 đến 6 ký tự ở mẫu định khoản.

Mục con phải cùng loại thu hoặc chi với mục cha: bạn đặt cấp cha là mục thu cho một mục chi hoặc ngược lại.

Không thể chọn chính mục này hoặc mục con của nó làm cấp cha: chọn cấp cha khác để không tạo vòng lặp.

Số ngày hưởng chiết khấu không được dài hơn số ngày nợ: sửa Trả trong (ngày) thì được chiết khấu cho nhỏ hơn hoặc bằng Số ngày được nợ.

Mã BIN gồm 6 chữ số, Mã SWIFT gồm 8 hoặc 11 ký tự, Mã loại tiền gồm 3 chữ cái, VND là đồng tiền hạch toán, không cần khai: nhập lại đúng khuôn của từng ô.

Mục này còn mục con. Hãy xóa hoặc chuyển mục con sang cấp cha khác trước: xử lý mục con trước khi xóa mục cha.

Câu Mục này đã được dùng ở kèm số nơi dùng, rồi Hãy ngừng dùng để giữ nguyên số liệu cũ: mục đã dùng nên chỉ ngừng dùng, không xóa.

Bạn cần quyền sửa và quyền xóa ở phân hệ Hệ thống để gộp đối tượng: nhờ chủ sở hữu hoặc quản trị viên cấp quyền hoặc làm thay.

Hai đối tượng phải khác nhau: bạn chọn cùng một đối tượng cho cả hai ô.