Cài đặt công ty: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/settings

Trang đứng ngay sau bước tạo công ty và chọn chế độ kế toán: công ty mới chỉ có tên, mã số thuế, địa chỉ, nên bạn quay lại đây điền những gì còn thiếu. Thông tin thuế, người ký và tên những người ký khai ở màn riêng thông tin thuế, người ký.

Chuẩn bị giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (tên, mã số thuế, địa chỉ), tên người đại diện theo pháp luật, thông tin tài khoản ngân hàng chính và, nếu thuê dịch vụ kế toán, hợp đồng dịch vụ cùng giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán của đơn vị cung cấp.

ketoanx.com/settings

Bảy lối tắt ở khung Sổ sách và hệ thống: Khóa sổ kế toán (ghi rõ đang khóa đến ngày nào), Quy tắc đánh số chứng từ, Cài đặt cảnh báo, Định dạng số, Nhật ký thao tác, Bảo trì dữ liệu, Người dùng đang truy cập. Bốn lối tắt ở khung Dữ liệu công ty: Chuyển chế độ kế toán, Sao lưu, phục hồi dữ liệu, Tạo dữ liệu năm mới, Sao chép, xóa công ty. Khung cuối ghi số thành viên và có nút Quản lý thành viên.

ketoanx.com/settings

Khung Thông tin công ty:

Khung Cảnh báo và tùy chọn:

Dòng chữ dưới khung nhắc rằng mức cảnh báo khi chi quá tồn quỹ, vượt hạn mức nợ, trùng hóa đơn, xuất quá tồn kho đặt ở Cài đặt cảnh báo.

Khi thuê dịch vụ kế toán hoặc kế toán trưởng làm thuê

Báo cáo tài chính theo Thông tư 99 có chữ ký người lập, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật. Khi thuê dịch vụ kế toán lập báo cáo hoặc làm kế toán trưởng, phải ghi số giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán, số chứng chỉ hành nghề và tên đơn vị cung cấp dịch vụ (bài báo cáo tài chính gồm những gì). Điền ba ô ở nhóm Thuê dịch vụ kế toán; phần mềm in chúng dưới chữ ký người lập trên báo cáo tài chính. Tên người lập và kế toán trưởng vẫn nhập ở màn thông tin thuế, người ký. Doanh nghiệp tự làm kế toán thì bỏ trống cả ba ô.

Khi chọn tháng bắt đầu năm tài chính

Theo Luật Kế toán, năm tài chính dài 12 tháng và bắt đầu từ ngày 01 của tháng đầu quý, nên chỉ có tháng 1, 4, 7 hoặc 10. Màn tạo công ty chỉ cho bốn tháng này, nhưng màn này lại cho chọn đủ 12 tháng. Phần mềm làm khác luật ở chỗ đó: hãy chỉ chọn tháng 1, 4, 7 hoặc 10. Đổi tháng khi công ty đã có sổ làm lệch hạn nộp báo cáo tài chính và quyết toán thuế, nên hỏi trước khi đổi. Thông tư 99 áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ 01/01/2026, xem bài chế độ kế toán doanh nghiệp 2026.

Khi trích kinh phí công đoàn

Mọi doanh nghiệp có sử dụng lao động đều đóng kinh phí công đoàn bằng 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội, kể cả khi chưa lập công đoàn cơ sở (bài kinh phí công đoàn 2026). Vì vậy giữ ô này bật. Ví dụ quỹ lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội 450.000.000 đồng thì kinh phí công đoàn 9.000.000 đồng, do công ty chịu, ghi Nợ chi phí, Có 3382. Chỉ tắt khi công ty chưa có người lao động thuộc diện đóng, hoặc khi bạn tự hạch toán khoản này bằng chứng từ khác.

Khi có chiết khấu thương mại ghi ngay trên hóa đơn

Từ 01/7/2026, hóa đơn phải thể hiện rõ chiết khấu thương mại và giá tính thuế GTGT là giá đã trừ chiết khấu. Theo Thông tư 99, bên bán ghi doanh thu theo giá đã chiết khấu và không dùng tài khoản 521; ví dụ bán 100 sản phẩm giá 1.000.000 đồng, chiết khấu 5%: Nợ 131 104.500.000, Có 511 95.000.000, Có 33311 9.500.000. Giữ ô bật là đúng hướng dẫn này. Tắt ô thì phần mềm ghi doanh thu theo giá chưa chiết khấu và đưa phần chiết khấu vào tài khoản giảm trừ doanh thu (5211 hoặc 521); chỉ tắt khi kế toán trưởng đã quyết định cách này. Công ty theo Thông tư 133 luôn ghi doanh thu thuần nên ô không đổi gì. Chiết khấu biết sau khi bán luôn ghi qua 521 và lập hóa đơn điều chỉnh. Xem bài chiết khấu thương mại.

Khi đặt số ngày công chuẩn

Lương một ngày bằng lương tháng chia số ngày công chuẩn. Doanh nghiệp tự chọn 22, 26 hoặc theo lịch từng tháng, miễn là ghi vào quy chế lương và dùng nhất quán; ví dụ lương 12 triệu đồng chia công chuẩn 22 ngày được 545.455 đồng một ngày, chia 26 ngày được 461.538 đồng. Số ngày công chuẩn ở đây áp cho bảng chấm công và bảng lương; xem cách tính lương theo ngày công.

Khi cần đi tới công cụ quản trị

Mỗi lối tắt có hướng dẫn riêng: khóa sổ kế toán, quy tắc đánh số chứng từ, cài đặt cảnh báo, định dạng số, nhật ký thao tác, bảo trì dữ liệu, người dùng đang truy cập, chuyển chế độ kế toán, sao lưu, phục hồi dữ liệu, tạo sổ năm mới và sao chép, xóa công ty.

Khi làm kế toán dịch vụ cho nhiều công ty

Mỗi công ty có hồ sơ riêng nên bạn điền ở từng công ty sau khi chuyển công ty ở thanh trên cùng. Thông tin in trên chứng từ theo công ty đang chọn: chứng từ của công ty A không mang tiêu đề công ty B. Công ty cùng ngành thì sao chép từ công ty đã có để khỏi nhập lại danh mục, xem bài phần mềm kế toán cho nhiều công ty.

Hai tùy chọn ảnh hưởng tới bút toán về sau: ô kinh phí công đoàn làm bảng lương sinh thêm khoản trích 2% ghi Có 3382; ô chiết khấu thương mại quyết định cách ghi dòng chiết khấu trên chứng từ bán mới. Chứng từ đã ghi sổ không bị tính lại. Để kiểm lại, mở bảng lương tháng sau khi lưu, hoặc lập một chứng từ bán thử có chiết khấu rồi xem bút toán.

Email không hợp lệ: sửa lại địa chỉ email hoặc xóa trống ô.

Chỉ chủ sở hữu hoặc quản trị viên được sửa thông tin công ty: bạn không phải chủ sở hữu hay quản trị viên.

Chỉ chủ sở hữu hoặc quản trị viên được đổi cài đặt: câu tương tự cho khung Cảnh báo và tùy chọn.

Điện thoại tối đa 60 ký tự: rút gọn ô. Số điện thoại sai khuôn cũng bị từ chối với câu nói rõ lỗi; chỉ kiểm khi bạn đổi số, nên công ty đang lưu số kiểu cũ vẫn lưu được các ô khác.

Số ngày công chuẩn ngoài khoảng 20 đến 31: trình duyệt báo ô không hợp lệ. Nếu bạn gửi giá trị lạ, phần mềm giữ nguyên số cũ mà không báo lỗi.

Bấm Lưu cài đặt không thấy câu thành công: đúng, khung này chưa có dòng báo thành công; chỉ có dòng lỗi khi thất bại. Tải lại trang để kiểm giá trị đã lưu.