Cách lập danh bạ email nhận báo cáo trên KetoanX

Q: Một người thuộc nhiều nhóm được không?

Được. Tích nhiều ô ở Thuộc nhóm, hoặc ghi nhiều nhóm cách nhau dấu chấm phẩy trong cột Nhóm email của tệp Excel.

Chức năng này dùng để làm gì

Trang quản lý ba thứ: địa chỉ (tên người nhận, email, ghi chú), nhóm (một địa chỉ thuộc được nhiều nhóm), và nguồn nhập địa chỉ (gõ tay, nhập từ Excel, hoặc lấy từ danh mục khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên). Bản thân trang không gửi thư; việc gửi nằm ở màn gửi báo cáo qua email, nơi bạn tích nhóm hoặc địa chỉ lấy từ danh bạ.

Màn Danh bạ email: hai nút ở đầu trang, ba khung bên trái và biểu mẫu thêm địa chỉ bên phải — Màn Danh bạ email: nhóm email, nhập từ Excel, lấy email từ danh mục ở cột trái; biểu mẫu thêm địa chỉ và bảng địa chỉ ở cột phải.

Trong quy trình, danh bạ đứng trước việc gửi. Địa chỉ của từng khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên để nhận bảng đối chiếu công nợ nằm ở khách hàng, nhà cung cấp, không phải ở đây; danh bạ này dành cho người nhận báo cáo khác.

Trước khi bắt đầu

Mọi người có quyền xem phân hệ Hệ thống mở được trang. Thêm, sửa, xóa cần vai trò được ghi (chủ sở hữu, quản trị viên hoặc kế toán) và quyền thêm, sửa, xóa ở phân hệ Hệ thống. Vai trò chỉ xem thấy danh bạ nhưng không có ô nhập, và nếu cố sửa sẽ gặp Vai trò chỉ xem không sửa được danh bạ email.

Nếu định lấy email từ danh mục, hãy điền email cho khách hàng và nhà cung cấp trước ở khách hàng, nhà cung cấp và cho nhân viên ở hồ sơ nhân viên. Thư đi qua máy chủ chung của KetoanX; muốn thư đi từ tên miền riêng của công ty thì khai ở thẻ Máy chủ gửi thư thuộc mẫu thư, gửi thư.

Mở màn hình

Vào Hệ thống, Danh bạ email. Đầu trang có hai nút: Gửi báo cáo qua email (đi sang màn gửi) và Xuất danh bạ ra Excel (tải tệp danh-ba-email.xlsx cùng bốn cột với mẫu nhập, nhập lại được).

Menu bên trái mở nhóm Hệ thống, mục Danh bạ email được viền vàng — Menu bên trái: Hệ thống, rồi Danh bạ email.

Cột trái có ba khung: Nhóm email (danh sách nhóm kèm số địa chỉ, bấm tên nhóm để lọc bảng bên phải), Nhập danh bạ từ Excel và Lấy email từ danh mục. Cột phải có biểu mẫu thêm địa chỉ, ô Tìm và bảng địa chỉ với các cột Tên, Email, Nhóm, Ghi chú.

Các ô cần nhập

Dưới đây là các ô của biểu mẫu thêm địa chỉ cùng các ô nhập nhóm và nhập nhanh.

Biểu mẫu Thêm địa chỉ đã nhập tên Nguyễn Văn An, email an.nguyen@example.com và ghi chú — Biểu mẫu thêm địa chỉ: tên người nhận, email, ghi chú; ô tích Thuộc nhóm chỉ hiện khi đã có nhóm.

Ô	Ý nghĩa và cách nhập	Bắt buộc	Ví dụ
Tên người nhận	Tên hiện trong bảng và trong lời chào của thư. Tối đa 150 ký tự; bỏ trống thì lấy chính email làm tên	Không	Nguyễn Văn An
Email	Một địa chỉ email hợp lệ, tối đa 200 ký tự, tự đổi thành chữ thường. Không được trùng trong danh bạ	Có	[email protected]
Ghi chú	Tối đa 300 ký tự	Không	Nhận báo cáo quản trị hằng tháng
Thuộc nhóm	Các ô tích nhóm; chỉ hiện khi đã có ít nhất một nhóm	Không	Ban giám đốc
Tên nhóm mới	Ô ở khung Nhóm email, tối đa 100 ký tự, không trùng tên nhóm khác (không phân biệt hoa thường). Bấm nút dấu cộng để thêm	Có khi thêm nhóm	Kiểm toán
Tệp .xlsx hoặc .csv	Ở khung nhập Excel. Cột: Tên người nhận, Email, Nhóm email (nhiều nhóm cách nhau bằng dấu chấm phẩy), Ghi chú	Có khi nhập	mau-nhap-danh-ba-email.xlsx
Đối tượng	Lấy email của Khách hàng, Nhà cung cấp hoặc Nhân viên đang hoạt động	Có khi lấy	Khách hàng
Đưa vào nhóm	Gắn các địa chỉ lấy được vào một nhóm; chọn Không gắn nhóm để để trống	Không	Khách hàng đối chiếu công nợ

Danh bạ giữ tối đa 2.000 địa chỉ và 100 nhóm.

Làm từng bước: lập danh bạ cho ban giám đốc, ngân hàng, kiểm toán

Ví dụ: Công ty TNHH Thương mại Minh Phát muốn gửi báo cáo quản trị tháng 9/2026 cho ban giám đốc và gửi báo cáo tài chính cho ngân hàng và kiểm toán độc lập. Kế toán trưởng làm vào ngày 16/10/2026.

Ô Tên nhóm mới gõ Ban giám đốc ở khung Nhóm email và biểu mẫu Thêm địa chỉ đã nhập người nhận — Gõ Tên nhóm mới Ban giám đốc rồi bấm dấu cộng; sau đó điền biểu mẫu Thêm địa chỉ cho người nhận đầu tiên.

Vào Hệ thống, Danh bạ email. Ở khung Nhóm email, gõ Tên nhóm mới là Ban giám đốc rồi bấm nút dấu cộng. Phần mềm báo "Đã thêm nhóm Ban giám đốc". Làm tương tự với Ngân hàng và Kiểm toán.
Ở biểu mẫu Thêm địa chỉ, điền Tên người nhận Nguyễn Văn An, Email [email protected], Ghi chú Nhận báo cáo quản trị hằng tháng, tích Thuộc nhóm Ban giám đốc, rồi bấm Thêm vào danh bạ. Dòng xanh báo "Đã thêm vào danh bạ".
Với nhiều địa chỉ, bấm Tải mẫu nhập, điền vào tệp mẫu (một dòng một người; cột Nhóm email ghi Ngân hàng; Kiểm toán nếu người đó thuộc cả hai nhóm), lưu lại.
Ở khung Nhập danh bạ từ Excel chọn tệp và bấm Nhập. Email đã có thì được cập nhật, chưa có thì thêm; nhóm chưa tồn tại tự được tạo. Kết quả dạng "Đã thêm 4, cập nhật 1 địa chỉ, tạo 1 nhóm mới".
Muốn gom nhanh khách hàng cần đối chiếu công nợ: ở khung Lấy email từ danh mục chọn Đối tượng là Khách hàng, Đưa vào nhóm là một nhóm bạn đã tạo, rồi bấm Lấy email. Email đã có trong danh bạ bị bỏ qua.
Kiểm lại bằng cách bấm tên từng nhóm ở cột trái; bảng chỉ hiện địa chỉ của nhóm đó. Ô Tìm lọc theo tên, email, ghi chú, không phân biệt dấu.
Sang màn Gửi báo cáo qua email để gửi; bạn sẽ thấy các nhóm vừa tạo hiện sẵn ở mục Nhóm email.

Các trường hợp khác

Phần này nêu cách sửa, xóa và tình huống nhập liệu khác với ví dụ trên.

Khi sửa hoặc xóa một địa chỉ

Bấm biểu tượng bút ở cuối dòng, biểu mẫu phía trên đổi thành "Sửa địa chỉ" kèm email, sửa xong bấm Lưu hoặc Hủy sửa. Muốn xóa, tích ô đầu dòng (hoặc ô Chọn tất cả), nút Xóa kèm số địa chỉ đã chọn hiện ra, bấm và xác nhận.

Khi đổi tên hoặc xóa nhóm

Cạnh tên nhóm có hai biểu tượng: đổi tên (hộp nhập Tên nhóm mới) và xóa (hộp hỏi "Địa chỉ trong nhóm vẫn giữ trong danh bạ"). Xóa nhóm không xóa địa chỉ, chỉ bỏ địa chỉ khỏi nhóm.

Khi nhập Excel có dòng sai

Dòng email sai được bỏ qua và hiện dưới khung nhập, mỗi dòng một câu như "Dòng 7: email ... không hợp lệ". Sửa các dòng đó rồi nhập lại; các dòng đúng không bị trùng vì email đã có chỉ cập nhật.

Khi đối tượng chưa có email hoặc có nhiều email

Đối tượng chưa có email thì bị bỏ qua. Ô email ở danh mục chứa nhiều địa chỉ (cách nhau dấu phẩy, chấm phẩy hoặc khoảng trắng) thì chỉ địa chỉ hợp lệ đầu tiên được lấy.

Khi gửi báo cáo cho bên ngoài

Danh bạ chỉ lưu địa chỉ. Trước khi gửi báo cáo tài chính cho ngân hàng hay kiểm toán, kiểm tra số liệu đã khớp theo kiểm tra, đối chiếu số liệu trước khi khóa sổ. Hạn nộp báo cáo tài chính năm cho cơ quan nhà nước là việc khác, xem hạn nộp báo cáo tài chính năm 2026; gửi qua email cho ngân hàng hoặc kiểm toán không thay việc nộp đó.

Phần mềm tự ghi gì

Danh bạ không sinh bút toán và không ảnh hưởng sổ. Nó nằm trong cài đặt của công ty (nên đi theo sao lưu, phục hồi dữ liệu và sao chép, xóa công ty). Mỗi lần thêm, sửa, xóa địa chỉ hay nhóm, nhập Excel, lấy email từ danh mục đều thành một dòng ở Hệ thống, Nhật ký thao tác, ví dụ "danh bạ email: [email protected]". Lịch sử các thư đã gửi không nằm ở đây mà ở thẻ Lịch sử gửi thư thuộc mẫu thư, gửi thư.

Lỗi hay gặp và cách xử lý

Email không hợp lệ hiện khi địa chỉ thiếu @ hoặc sai dạng. Gõ lại cho đúng.

"Email ... đã có trong danh bạ" kèm tên người đang giữ địa chỉ đó. Mỗi email chỉ một dòng; sửa dòng cũ thay vì thêm mới.

Nhập tên nhóm (tối đa 100 ký tự) hiện khi để trống ô tên nhóm. "Đã có nhóm" kèm tên nghĩa là trùng nhóm cũ.

Tệp không có cột Email. Tải mẫu nhập danh bạ để xem tên cột hiện khi hàng đầu của tệp không có cột Email. Dùng đúng tên cột của tệp mẫu.

Không có địa chỉ mới (đối tượng chưa có email hoặc email đã có trong danh bạ) không phải lỗi: danh mục chưa có email nào mới để lấy.

"Danh bạ đã đủ 2000 địa chỉ" và "Đã đủ 100 nhóm" khi đạt trần. Xóa bớt địa chỉ cũ.

Hỏi đáp

Những câu người mới hay hỏi khi lập danh bạ.

Danh bạ này khác gì email ở danh mục khách hàng?

Email ở danh mục dùng để gửi bảng đối chiếu công nợ riêng cho từng đối tượng. Danh bạ dùng để gửi một báo cáo cho nhiều người không nằm trong danh mục, như ban giám đốc hay kiểm toán.

Một người thuộc nhiều nhóm được không?

Được. Tích nhiều ô ở Thuộc nhóm, hoặc ghi nhiều nhóm cách nhau dấu chấm phẩy trong cột Nhóm email của tệp Excel.

Gửi cho cả nhóm thì mọi người có thấy địa chỉ của nhau không?

Không. Màn gửi báo cáo khác gửi mỗi người một thư riêng nên không lộ địa chỉ của nhau.

Xuất danh bạ ra Excel có nhập lại được không?

Được. Tệp xuất có cùng bốn cột với mẫu nhập, nên có thể sửa hàng loạt trong Excel rồi nhập lại; email đã có sẽ được cập nhật.

Hướng dẫn khác trong nhóm Hệ thống

Dùng thử trên sổ của chính bạn

Đăng ký mất vài phút, không cần thẻ thanh toán. Mọi chức năng đều miễn phí.

Dùng miễn phí Tất cả hướng dẫn

Danh bạ email: cách dùng trên KetoanX