Cách làm mẫu Word, Excel trộn chứng từ riêng trên KetoanX

Q: Mẫu ví dụ lấy ở đâu để không phải soạn từ đầu?

Ở bảng Mẫu theo loại chứng từ, cột Mẫu ví dụ có liên kết Word và Excel cho từng loại. Tải về, sửa bố cục, giữ nguyên thẻ trường.

Chức năng này dùng để làm gì

Trang làm bốn việc: tải mẫu ví dụ và danh sách trường trộn về để soạn, tải mẫu của công ty lên, in thử bằng số chứng từ thật, và xóa mẫu. Mỗi mẫu gắn với một loại chứng từ (phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi, chứng từ bán hàng, phiếu nhập kho, bảng lương, báo giá, hợp đồng, hóa đơn bán hàng...). Sau khi tải lên, trên trang của chứng từ loại đó có thêm dòng "In theo mẫu riêng" với tên từng mẫu để bấm tải về.

Màn Mẫu Word, Excel trộn chứng từ: nút Danh sách trường trộn, khung Tải mẫu lên và bảng Mẫu theo loại chứng từ — Màn Mẫu Word, Excel trộn chứng từ: khung Tải mẫu lên và bảng Mẫu theo loại chứng từ có mẫu ví dụ Word, Excel cho từng loại.

Nó khác mẫu in chứng từ ở chỗ mẫu in có sẵn chỉnh logo và các ô theo khuôn của phần mềm, còn đây cho bạn dùng toàn bộ bố cục tự do của Word, Excel. Mẫu trộn chỉ được dùng khi bạn bấm tải; nó không thay mẫu mặc định.

Trước khi bắt đầu

Cần quyền Quản lý mẫu in ở phân hệ của loại chứng từ để tải mẫu lên hoặc xóa mẫu (người có quyền Sửa ở phân hệ đó mặc định có quyền này, trừ khi người quản trị đã bỏ riêng). Cần quyền In ở phân hệ đó để in theo mẫu. Phân hệ của mỗi loại: phiếu thu, phiếu chi, séc, tạm ứng, chứng từ nghiệp vụ khác thuộc quỹ ngân hàng; chứng từ bán hàng, báo giá, đơn đặt hàng, hợp đồng bán, hóa đơn thuộc bán hàng; chứng từ mua, đơn mua, hợp đồng mua thuộc mua hàng; phiếu nhập, xuất, chuyển kho thuộc kho; ghi tăng tài sản thuộc tài sản; bảng lương thuộc tiền lương. Cấp quyền ở thành viên, phân quyền và vai trò tự định nghĩa.

Máy bạn cần Word hoặc Excel (hoặc phần mềm đọc được .docx, .xlsx) để soạn mẫu. Mẫu phải là .docx hoặc .xlsx, không nhận .doc, .xls đời cũ; mỗi tệp tối đa 2 MB; mỗi loại chứng từ tối đa 10 mẫu.

Mở màn hình

Vào Hệ thống, Mẫu Word, Excel trộn chứng từ. Nút Danh sách trường trộn ở đầu trang tải về một bảng tính liệt kê mọi trường của mọi loại. Các khung bên dưới: Tải mẫu lên (chỉ hiện nếu bạn có quyền), In theo mẫu riêng (chỉ hiện khi đã có mẫu bạn được in), và bảng Mẫu theo loại chứng từ kèm số mẫu trong ngoặc. Bảng có ba cột: Loại chứng từ (kèm mã loại nhỏ bên dưới), Mẫu ví dụ với liên kết Word và Excel, và Mẫu đã tải lên liệt kê tên mẫu, đuôi tệp, dung lượng, người tải và nút Xóa.

Menu bên trái mở nhóm Hệ thống, mục Mẫu Word, Excel trộn chứng từ được viền vàng — Menu bên trái: Hệ thống, rồi Mẫu Word, Excel trộn chứng từ.

Các ô cần nhập

Khung tải lên có ba ô; khung in thử có hai ô. Phần cú pháp trường trộn trong tệp mẫu nằm ngay sau bảng.

Khung Tải mẫu lên đã chọn loại Phiếu chi, tên mẫu Phiếu chi mẫu công ty và tệp phieu-chi-minh-phat.docx — Khung Tải mẫu lên có ba ô: loại chứng từ, tên mẫu và tệp mẫu .docx hoặc .xlsx.

Ô	Ý nghĩa và cách nhập	Bắt buộc	Ví dụ
Loại chứng từ	Loại chứng từ mà mẫu dùng để in. Chỉ liệt kê các loại bạn được quản lý mẫu	Có	Phiếu chi
Tên mẫu	Tên hiện ở danh sách và ở nút in, tối đa 120 ký tự. Bỏ trống thì lấy tên loại chứng từ	Không	Phiếu chi mẫu công ty
Tệp mẫu (.docx, .xlsx)	Tệp mẫu đã soạn	Có	phieu-chi-minh-phat.docx
Mẫu	Ở khung in thử: chọn một mẫu đã tải lên	Có	Phiếu chi · Phiếu chi mẫu công ty (.docx)
Số chứng từ	Số chứng từ, số đơn hàng, mã hợp đồng hoặc số hóa đơn cần in	Có	PC00012/26

Cú pháp trong tệp mẫu:

Trường đơn: gõ {{TenTruong}} ở chỗ cần điền, ví dụ {{SoChungTu}}, {{NgayChungTu}}, {{TenDoiTuong}}, {{DienGiai}}, {{TongTien}}, {{TongTienBangChu}}, {{TenCongTy}}, {{GiamDoc}}, {{KeToanTruong}}. Tên viết liền, không dấu, đúng chữ hoa chữ thường. Danh sách đầy đủ ở tệp tải bằng Danh sách trường trộn.
Khối lặp theo dòng chi tiết: đặt {{#Dong}} ở đầu và {{/Dong}} ở cuối. Trong Word, nếu hai thẻ nằm trong một hàng bảng thì cả hàng lặp cho từng dòng; nếu nằm ngoài bảng thì lặp các đoạn văn từ đoạn có thẻ mở đến đoạn có thẻ đóng. Trong Excel, lặp các hàng từ hàng chứa thẻ mở đến hàng chứa thẻ đóng. Trong khối dùng được cả trường của dòng (như {{MaHang}}, {{SoLuong}}, {{DonGia}}, {{ThanhTien}}) lẫn trường đầu chứng từ.
Loại có thêm bút toán đi kèm hàng thì khối bút toán tên {{#ButToan}} và {{/ButToan}}, trường dòng như {{TaiKhoanNoDong}}, {{TaiKhoanCoDong}}, {{SoTien}}. Bảng lương có khối {{#Dong}} theo nhân viên.
Không lồng khối trong khối.
Thẻ không có trong danh sách trường được in thành ô trống.

Excel: ô chỉ chứa một trường số ({{SoLuong}}, {{DonGia}}, {{ThanhTien}}, {{TongTien}}) giữ kiểu số và định dạng của ô mẫu.

Làm từng bước: làm mẫu phiếu chi riêng của công ty

Ví dụ: Công ty TNHH Thương mại Minh Phát muốn phiếu chi có đầu trang riêng và ba ô ký theo quy chế nội bộ. Kế toán trưởng làm việc này ngày 16/10/2026.

Hàng Phiếu chi trong bảng Mẫu theo loại chứng từ với liên kết Word và Excel ở cột Mẫu ví dụ được viền vàng — Hàng Phiếu chi trong bảng: bấm Word ở cột Mẫu ví dụ để tải tệp mẫu đã có sẵn các trường trộn rồi soạn tiếp.

Vào Hệ thống, Mẫu Word, Excel trộn chứng từ. Ở hàng "Phiếu chi" trong bảng, bấm liên kết Word ở cột Mẫu ví dụ. Trình duyệt tải về một tệp mau-PhieuChi.docx đã có sẵn các trường.
Mở tệp trong Word. Sửa bố cục, thêm logo, thêm ô ký; giữ nguyên các thẻ trường. Muốn thêm trường, tra tên trong tệp tải bằng Danh sách trường trộn rồi gõ đúng tên, ví dụ {{TongTienBangChu}}. Lưu lại.
Ở khung Tải mẫu lên, chọn Loại chứng từ là Phiếu chi, gõ Tên mẫu là Phiếu chi mẫu công ty, chọn Tệp mẫu (.docx, .xlsx) là tệp vừa lưu, rồi bấm Tải mẫu lên.
Nếu mẫu có thẻ sai, phần mềm vẫn lưu và báo màu cam: "Mẫu có N chỗ chưa đúng, sẽ in rỗng ở các chỗ đó", kèm tối đa tám chỗ, như "trường {{TenKhachHang}} không có". Sửa tên trường trong Word, xóa mẫu cũ và tải lại.
Khi thấy dòng "Đã lưu mẫu Phiếu chi mẫu công ty", kéo xuống khung In theo mẫu riêng. Chọn Mẫu là mẫu vừa tải, gõ Số chứng từ của một phiếu chi đã có, ví dụ PC00012/26, bấm Tải tệp đã trộn.
Mở tệp tải về, kiểm tra các ô đã điền đúng số liệu, số tiền bằng chữ, tên người nhận. Chỉnh mẫu và tải lại nếu cần.
Từ nay, mở một phiếu chi bất kỳ, phía trên có dòng "In theo mẫu riêng:" kèm nút tên mẫu (Word hoặc Excel). Bấm để tải tệp đã điền số liệu của đúng phiếu đó.

Các trường hợp khác

Dưới đây là các tình huống khác ví dụ chính.

Khi muốn mẫu Excel thay vì Word

Bấm liên kết Excel ở hàng loại chứng từ, sửa trong Excel và tải lên bằng cùng khung. Trường số ở ô riêng giữ định dạng số của ô nên bạn đặt kiểu dấu phân cách ngay trong ô mẫu.

Khi mẫu cần danh sách hàng hóa nhiều dòng

Tạo một hàng bảng trong Word, trong hàng ấy gõ {{#Dong}} ở ô đầu, các trường dòng ở các ô, {{/Dong}} ở ô cuối. Mỗi dòng hàng của chứng từ sinh ra một hàng. Với báo giá và đơn hàng cũng dùng khối {{#Dong}}.

Khi muốn in mẫu riêng cho hóa đơn

Loại "Hóa đơn bán hàng" có trong danh sách, nhưng bản trộn chỉ là một tệp trình bày dữ liệu của hóa đơn. Hóa đơn điện tử hợp pháp do hệ thống hóa đơn lập và gửi đi; bản giấy chuyển đổi để ghi sổ không có hiệu lực giao dịch, thanh toán (xem lưu trữ hóa đơn điện tử). Hãy gửi cho khách tệp hóa đơn điện tử, không gửi tệp Word trộn thay hóa đơn. Nội dung bắt buộc của hóa đơn nằm ở nội dung bắt buộc trên hóa đơn.

Khi thiết kế lại mẫu chứng từ kế toán

Công ty được tự thiết kế mẫu chứng từ kế toán. Mẫu ở Phụ lục I Thông tư 99 là mẫu tham khảo và là mẫu mặc định khi bạn không thiết kế riêng. Mẫu tự làm vẫn phải đủ các nội dung chủ yếu của chứng từ theo Luật Kế toán, và khi thiết kế thêm hay sửa mẫu, công ty phải ban hành quy chế hạch toán kế toán (hoặc tài liệu tương đương) nêu lý do và trách nhiệm; xem chứng từ kế toán theo Thông tư 99 và mẫu phiếu thu, phiếu chi. KetoanX không kiểm mẫu của bạn có đủ nội dung chủ yếu hay có quy chế đi kèm; việc đó công ty tự bảo đảm.

Khi xóa một mẫu

Bấm Xóa ở dòng mẫu, xác nhận. Tệp mẫu bị xóa khỏi máy chủ. Các lần in trước vẫn nằm trong tệp bạn đã tải về.

Phần mềm tự ghi gì

Trộn mẫu không sinh bút toán và không đổi chứng từ. Mỗi lần tải mẫu lên và xóa mẫu là một dòng ở Hệ thống, Nhật ký thao tác (ví dụ "mẫu trộn Phiếu chi: Phiếu chi mẫu công ty (.docx)"). Mỗi lần tải tệp đã trộn cũng thành một dòng "in Phiếu chi PC00012/26 theo mẫu Phiếu chi mẫu công ty". Danh sách mẫu nằm trong cài đặt công ty, tệp mẫu nằm trong thư mục tệp của công ty. Bản sao lưu kèm tệp mang cả mẫu theo; sao chép công ty thì không (xem sao chép, xóa công ty).

Lỗi hay gặp và cách xử lý

Chọn loại chứng từ của mẫu hiện khi chưa chọn loại.

Chưa chọn tệp mẫu và Tệp mẫu lớn hơn 2 MB hiện khi thiếu tệp hoặc tệp quá nặng. Xóa ảnh lớn trong mẫu.

Mẫu phải là tệp Word .docx hoặc Excel .xlsx (không nhận .doc, .xls cũ) hiện khi bạn lưu sai định dạng. Dùng "Lưu thành" .docx hoặc .xlsx.

Kiểu tệp không khớp đuôi tệp hiện khi đổi đuôi tay mà nội dung không phải .docx hay .xlsx thật.

Không đọc được tệp mẫu: tệp hỏng hoặc không đúng định dạng hiện khi tệp hỏng.

Câu có "Mỗi loại chứng từ có tối đa 10 mẫu; xóa bớt mẫu cũ trước" hiện khi loại đã đủ 10 mẫu.

Không trộn được mẫu: tệp mẫu hỏng hoặc không đọc được hiện lúc in thử khi tệp mẫu trên máy chủ không mở được. Tải mẫu lên lại.

Khi gõ số chứng từ không có, trang chữ hiện "Không thấy" kèm tên loại chứng từ và "có số này". Kiểm tra lại số và loại mẫu.

Hỏi đáp

Những câu người mới hay hỏi về mẫu trộn.

Mẫu ví dụ lấy ở đâu để không phải soạn từ đầu?

Ở bảng Mẫu theo loại chứng từ, cột Mẫu ví dụ có liên kết Word và Excel cho từng loại. Tải về, sửa bố cục, giữ nguyên thẻ trường.

Vì sao chỗ này in ra trống?

Thẻ gõ sai tên (chữ hoa chữ thường, có dấu cách) hoặc không thuộc loại chứng từ. Tải Danh sách trường trộn để đối chiếu; thêm nữa, Word đôi khi tách thẻ thành nhiều đoạn chữ khi bạn gõ lại, KetoanX tự ghép lại nếu thẻ nằm trong một đoạn văn.

Mẫu có dùng chung cho cả công ty không?

Có. Mọi thành viên có quyền In ở phân hệ của loại chứng từ đều dùng được mẫu đã tải lên.

Tải tệp đã trộn có ghi vào sổ không?

Không. Chỉ có dòng nhật ký việc in. Chứng từ giữ nguyên.

Hướng dẫn khác trong nhóm Hệ thống

Dùng thử trên sổ của chính bạn

Đăng ký mất vài phút, không cần thẻ thanh toán. Mọi chức năng đều miễn phí.

Dùng miễn phí Tất cả hướng dẫn

Mẫu Word, Excel trộn chứng từ: cách dùng trên KetoanX