Lập chứng từ bán hàng nhanh: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/trade/new/BH

Lối tắt chỉ mở kiểu bán hàng thông thường. Bán dịch vụ, bán xuất khẩu, ủy thác xuất khẩu, bán hộ, trả lại hàng và giảm giá hàng bán mở từ danh sách bán hàng, xem bài đầy đủ chứng từ bán hàng. Muốn lập từ một đơn đặt hàng thì mở đơn rồi bấm Lập chứng từ bán để các dòng hàng được điền sẵn; xem đơn đặt hàng.

Chứng từ bán đứng giữa báo giá và thu tiền khách hàng. Sau khi cất, phần mềm ghi doanh thu, thuế GTGT đầu ra, công nợ hoặc tiền thu, và giá vốn nếu hàng xuất từ kho.

Khách hàng, mặt hàng, kho phải có sẵn như khi lập ở danh sách; xem mục Trước khi bắt đầu của bài đầy đủ. Khách chưa có thì chọn thêm nhanh ngay trong ô khách hàng.

ketoanx.com/dashboard

Có ba cách mở, cùng đến một biểu mẫu:

1. 1

   Bấm nút Tạo mới (dấu cộng) ở thanh trên cùng, chọn Lập chứng từ bán hàng.

2. 2

   Bấm Ctrl K (hoặc gõ phím /), gõ Lập chứng từ bán hàng trong nhóm Tạo nhanh rồi Enter.

3. 3

   Đang ở danh sách Bán hàng→, Chứng từ bán hàng, bấm phím N hoặc nút lập đầu tiên.

Trang mở ra có tiêu đề Bán hàng. Phần đầu là các ô ngày, thanh toán, khách hàng; phía dưới là lưới dòng hàng; cuối trang là nút Cất và ghi sổ và Cất, chưa ghi sổ. Bấm Ctrl Enter để cất và ghi sổ, Ctrl S để cất nháp. Cất xong, phần mềm đưa bạn về danh sách bán hàng.

Khi chưa chắc số liệu

Bấm Cất, chưa ghi sổ để lưu nháp. Chứng từ nháp chưa vào sổ, chưa trừ kho và chưa lên báo cáo; mở lại từ danh sách để sửa rồi ghi sổ sau. Người không có quyền Ghi sổ chỉ có nút này.

Khi bán cho khách lẻ không lấy hóa đơn hoặc cần lập hóa đơn

Từ 01/7/2026, hóa đơn hàng hóa lập khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, không đợi thu tiền (bài thời điểm lập hóa đơn). Khách lẻ không lấy hóa đơn vẫn phải ghi đủ doanh thu; cách xử lý cuối ngày ở bài hóa đơn bán cho khách lẻ không lấy hóa đơn. Hóa đơn lập trong KetoanX là hóa đơn quản lý, chưa thay phần ký số, cấp mã hoặc chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế; hóa đơn điện tử chính thức bạn lập ở phần mềm hóa đơn theo bài cách lập hóa đơn điện tử.

Khi khách trả từ 5 triệu đồng bằng tiền mặt

Bên bán không bị cấm thu tiền mặt, nhưng khách là doanh nghiệp cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế đầu vào cho khoản từ 5 triệu đồng (bài điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào). KetoanX không cảnh báo ở chứng từ bán, nên hãy hỏi khách cách thanh toán trước khi cất.

Với ví dụ trên, chế độ Thông tư 99, phần mềm ghi:

1. 1

   Nợ 131 1.296.000; Có 511 1.200.000; Có 33311 96.000.

2. 2

   Nợ 632 780.000; Có 156 780.000 (3 bộ nhân 260.000), và kho giảm 3 bộ.

3. 3

   Phiếu thu cùng ngày: Nợ 111 1.296.000; Có 131 1.296.000. Thu bằng chuyển khoản thì thành báo có, Nợ 112.

Thuế đầu ra lên tờ khai GTGT theo kỳ của ngày hạch toán. Để kiểm lại, mở In kèm bút toán trên chứng từ, hoặc xem sổ nhật ký chung và báo cáo bán hàng. Định khoản đầy đủ và các biến thể (chiết khấu, trả lại, ngoại tệ) ở bài hạch toán bán hàng.

Không đủ tồn kho: số bán lớn hơn tồn tại kho. Nhập kho trước hoặc giảm số lượng.

Sổ đã khóa đến ngày: ngày hạch toán nằm trong kỳ đã khóa sổ; đổi sang ngày sau ngày khóa.

Bấm Tạo mới không thấy Lập chứng từ bán hàng: tài khoản của bạn chưa có quyền Thêm ở Bán hàng, hoặc bạn đang bị giới hạn theo chi nhánh. Nhờ chủ sở hữu hoặc quản trị viên.

Các câu báo lỗi còn lại, như hạn mức nợ, hóa đơn trùng, ngoại tệ, đã giải thích ở mục lỗi của bài chứng từ bán hàng.