So sánh dữ liệu: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/settings/compare

Nó đứng ngay sau những thao tác sinh ra một công ty khác từ công ty này: sao lưu, phục hồi dữ liệu, sao chép, xóa công ty và chuyển dữ liệu chọn lọc. Thông tư 99 đòi phần mềm giữ các số liệu liên hệ với nhau khớp nhau và xuất đủ dữ liệu khi cần (xem kế toán trên máy vi tính); màn này cho bạn tự kiểm điều đó sau khi chuyển dữ liệu.

Công ty so sánh với công ty gốc thường là kết quả của việc phục hồi một bản sao lưu hoặc sao chép công ty. Nếu chưa có, làm một trong hai việc đó trước.

ketoanx.com/settings/compare

Các ô của thanh chọn:

Khi kiểm bản sao công ty hoặc dữ liệu vừa chuyển

Sau khi sao chép công ty ở chế độ "Toàn bộ dữ liệu", hai công ty phải khớp cả ba phép. Ở chế độ chỉ danh mục và cài đặt, khối "Số bản ghi" chỉ có tài khoản, khách hàng, nhà cung cấp... khớp, còn chứng từ lệch hết vì bản sao không có chứng từ. Sau chuyển dữ liệu chọn lọc, so hai công ty trong đúng khoảng ngày đã chuyển và lưu ý những chứng từ bị bỏ qua vì khóa sổ hay trùng số, chúng hiện ở "chỉ có ở A".

Khi số dư tài khoản lệch nhưng số chứng từ khớp

Có thể một chứng từ giữ nguyên số nhưng bị sửa số tiền hay tài khoản ở một bên. Khối chứng từ khác nhau cho biết khác ở "số tiền" hay "ngày hạch toán". Nếu muốn đưa số về đúng, sửa bằng chứng từ điều chỉnh theo mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa sổ: sổ điện tử không sửa bằng cách xóa mất dấu vết số đã ghi.

Khi cần đối chiếu trước khi khóa sổ

Màn này so hai công ty, không so hai thời điểm của cùng một công ty. Để soi sai sót trong một công ty trước khi khóa sổ, dùng các phép rà ở bài kiểm tra, đối chiếu số liệu trước khi khóa sổ cùng Báo cáo→, Kiểm tra sổ sách.

Khi chứng từ nhiều hơn 20.000 mỗi bên

Phần mềm chỉ lấy tối đa 20.000 chứng từ mỗi bên trong khoảng ngày. Thu hẹp Chứng từ từ ngày và Đến ngày thành từng quý rồi so lần lượt.

Màn này không có câu báo lỗi riêng; các tình huống dễ nhầm là:

Chọn công ty cần so sánh với kèm tên công ty hiện ra khi bạn chưa chọn B hoặc B không còn trong danh sách (bạn không còn là chủ sở hữu hoặc quản trị viên của công ty đó). Chọn lại.

Công ty phục hồi từ bản không kèm tệp vẫn báo khớp dù thiếu tệp đính kèm, vì màn này không so tệp đính kèm. Muốn biết thiếu tệp, mở thử một chứng từ có tệp ở công ty phục hồi.

Số dư lệch đúng bằng một khoản số dư đầu kỳ thường nghĩa là một bên chưa có khoản đó. Xem số dư đầu kỳ.

Số bản ghi lệch ở loại "Hóa đơn" hay "Tài sản cố định" sau chuyển dữ liệu chọn lọc là bình thường, vì hóa đơn không đi theo tệp chuyển.