Thiết lập, kiểm tra công thức chỉ tiêu BCTC: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/reports/fs-formula

Việc thứ nhất là kiểm tra. Tại một ngày bạn chọn, màn đối chiếu số trên báo cáo với số dư, phát sinh của các tài khoản trong công thức, rồi báo năm điều: bảng có cân không, tài khoản nào có số dư mà chưa vào chỉ tiêu nào hoặc dư ngược phía, lợi nhuận trước thuế có khớp phát sinh các tài khoản loại 5 đến 8 không, tài khoản nào trong hệ thống tài khoản không nằm trong công thức nào, và tài khoản nào dùng ở nhiều chỉ tiêu.

Việc thứ hai là thiết lập. Bạn đổi được công thức lấy số của chỉ tiêu chi tiết, tức chỉ tiêu lấy số thẳng từ tài khoản. Mã số, tên chỉ tiêu và các dòng tổng giữ nguyên theo mẫu. Thông tư 99 cho bỏ dòng không có số liệu nhưng không cho đổi mã số chỉ tiêu (bài báo cáo tài chính gồm những gì), nên phần mềm khóa những phần ấy.

Trong quy trình, bạn mở màn này sau khi đã ghi sổ và kết chuyển cuối kỳ, trước khi xem bảng cân đối kế toán, kết quả kinh doanh và tải bộ hồ sơ báo cáo tài chính.

1. 1

   Chế độ kế toán của công ty đã đúng (chuyển chế độ kế toán). Công thức sửa lưu riêng cho từng chế độ.

2. 2

   Tài khoản tự mở đã đặt làm tài khoản con của tài khoản có sẵn ở hệ thống tài khoản. Tài khoản con tự đi theo công thức của tài khoản cha; cách mở ở bài mở tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3.

3. 3

   Quyền Xem ở phân hệ Báo cáo để kiểm tra. Sửa công thức cần quyền Sửa ở phân hệ này và vai trò không phải chỉ xem.

ketoanx.com/reports/fs-formula

Thanh chọn có ô Tại ngày (mặc định hôm nay) và nút Kiểm tra. B01 lấy số dư lũy kế đến ngày này; B02 lấy phát sinh từ đầu năm tài chính đến ngày này, không tính chứng từ kết chuyển.

Từ trên xuống, trang có: thẻ Thiết lập công thức, thẻ Kết quả kiểm tra, các thẻ chỉ hiện khi có vấn đề, ba bảng công thức (tài sản, nguồn vốn của B01 và B02), cuối cùng là thẻ Tài khoản dùng ở nhiều chỉ tiêu.

ketoanx.com/reports/fs-formula

Cách viết số hạng, theo câu hướng dẫn ngay dưới ô:

Ba nút dưới ô: Lưu công thức, Khôi phục mặc định chỉ tiêu này (chỉ bấm được khi chỉ tiêu đang dùng công thức đã sửa) và Khôi phục tất cả (chỉ hiện khi có ít nhất một chỉ tiêu đã sửa). Bên dưới là danh sách Chỉ tiêu đang dùng công thức đã sửa, mỗi dòng ghi công thức mới và công thức mặc định để so.

Các chỉ tiêu bị khóa: mọi dòng tổng (cộng theo mẫu), dòng lợi nhuận sau thuế chưa phân phối của B01 (vì gồm cả lãi chưa kết chuyển, giữ cho bảng cân), và với hợp tác xã, dòng Trong đó mã 137. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ lập theo tài khoản đối ứng, không sửa ở đây.

ketoanx.com/reports/fs-formula

Ba bảng công thức có các cột Mã số, Chỉ tiêu, Công thức (tài khoản), Số trên báo cáo, và Dư Nợ các TK, Dư Có các TK (B02 là Phát sinh Nợ, Phát sinh Có). Cột công thức ghi danh sách tài khoản, hoặc tổng theo mẫu với dòng tổng, không lấy từ tài khoản với dòng không có tài khoản; chỉ tiêu đã sửa hiện công thức mới kèm nhãn đã sửa.

Số trên báo cáo có thể khác cột dư Nợ, dư Có: phải thu lấy dư Nợ theo từng đối tượng, chỉ tiêu có thể tách ngắn hạn, dài hạn, và dự phòng, hao mòn là chỉ tiêu ghi âm. Đó không phải lỗi.

Khi một tài khoản con cần lên chỉ tiêu khác

Công ty mở 6429 "Chi phí bán hàng qua sàn" dưới 642, nên khoản này đang nằm ở chi phí quản lý doanh nghiệp. Hạch toán lại là cách gọn nhất. Nếu công ty muốn giữ sổ như vậy:

1. 1

   Ở Chỉ tiêu, chọn mã 25 9. Chi phí bán hàng. Ô Công thức hiện +641. Sửa thành +641 +6429, bấm Lưu công thức.

2. 2

   Chọn mã 26 10. Chi phí quản lý doanh nghiệp, sửa +642 thành +642 -6429, bấm Lưu công thức.

3. 3

   Mỗi lần lưu thấy dòng xanh "Đã lưu công thức chỉ tiêu … của B02: …". Hai chỉ tiêu có nhãn đã sửa ở bảng B02; dòng tổng lợi nhuận thuần không đổi vì phần chênh cộng dồn lên theo mẫu.

Phải sửa cả hai chỉ tiêu. Chỉ sửa một thì 6429 bị tính hai lần hoặc bị bỏ, và dòng kiểm lợi nhuận trước thuế sẽ báo Lệch.

Khi lợi nhuận trước thuế lệch phát sinh loại 5 đến 8

Thẻ "Tài khoản loại 5 đến 8 có phát sinh nhưng không vào chỉ tiêu nào của …" liệt kê từng tài khoản và số tiền. Màn ghi rõ nguyên nhân hay gặp: chi phí sản xuất 621, 622, 623, 627 chưa kết chuyển sang 154, hoặc tài khoản tự thêm ngoài hệ thống tài khoản. Chạy kết chuyển giá thành ở giá thành hoặc kết chuyển cuối kỳ, rồi kiểm tra lại. Cách điền từng dòng B02 ở bài lập báo cáo kết quả kinh doanh.

Khi sửa công thức làm bảng không cân

Sau khi lưu, phần mềm kiểm cân B01 tại hôm nay. Lệch thì hiện dòng vàng "Sau khi sửa, báo cáo tình hình tài chính tại hôm nay lệch … đồng (tổng tài sản trừ tổng nguồn vốn). Soát lại công thức: tài khoản bị bỏ sót hoặc tính hai lần." Công thức vẫn được lưu. Sửa tiếp hoặc bấm Khôi phục mặc định chỉ tiêu này.

Khi muốn trả về công thức theo mẫu

Chọn chỉ tiêu có chữ (đã sửa), bấm Khôi phục mặc định chỉ tiêu này. Muốn trả hết, bấm Khôi phục tất cả rồi xác nhận câu Khôi phục công thức mặc định cho mọi chỉ tiêu đã sửa?. Thấy Đã khôi phục công thức mặc định là xong.

Khi công ty theo Thông tư 133 hoặc là hợp tác xã

Bảng và danh sách chỉ tiêu đổi theo mẫu B01a-DNN, B02-DNN hoặc mẫu hợp tác xã. Ví dụ Thông tư 133 chỉ có một chỉ tiêu chi phí quản lý kinh doanh (mã 24, tài khoản 642) nên trường hợp 6429 ở trên không cần sửa. Công thức sửa của chế độ cũ không áp sang chế độ mới khi bạn chuyển chế độ.

Công thức đã sửa áp cho trang bảng cân đối kế toán, kết quả kinh doanh, báo cáo giữa niên độ, bản Excel, tệp XML và bộ hồ sơ. Phần chênh giữa công thức mới và cũ được cộng dồn lên các dòng tổng chứa chỉ tiêu, nên tổng cộng tài sản, nguồn vốn, lợi nhuận đổi theo. Chỉ số tài chính và tờ khai thuế vẫn đọc công thức mặc định.

"Số hạng "…" không hợp lệ: viết dấu, loại số (N, C, PN, PC hoặc bỏ trống) và số hiệu tài khoản 3 đến 8 chữ số…": có số hạng gõ sai, ví dụ TK131, 13 hoặc N 131 (có dấu cách giữa N và số). Viết liền N131.

"Tài khoản … không có trong hệ thống tài khoản của công ty": tài khoản chưa mở. Mở ở hệ thống tài khoản trước, hoặc sửa số hiệu.

"Chỉ tiêu B01 lấy số dư; dùng N, C hoặc Nợ trừ Có, không dùng phát sinh (PN, PC)": bạn dùng PN hay PC cho chỉ tiêu B01. Đổi sang N, C hoặc bỏ tiền tố.

Công thức tối đa 40 số hạng hoặc Công thức tối đa 400 ký tự: gộp các tài khoản con bằng tiền tố của tài khoản cha, ví dụ 1388 thay cho 13881 và 13882.

Vai trò chỉ xem không sửa được công thức chỉ tiêu: tài khoản của bạn là vai trò chỉ xem. Nhờ chủ sở hữu đổi vai trò ở thành viên, phân quyền.

Công thức đang là mặc định khi bấm khôi phục: chỉ tiêu chưa từng bị sửa, không có gì để trả về.