Mở tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3 theo Thông tư 99: được tự mở đến đâu và đặt số hiệu thế nào

Ba ràng buộc đi kèm. Thứ nhất, việc sửa đổi phải phân loại và hệ thống hóa được nghiệp vụ theo nội dung kinh tế, không trùng lặp đối tượng. Thứ hai, không được làm thay đổi hoặc ảnh hưởng chỉ tiêu và thông tin trình bày trên báo cáo tài chính: tức mọi tài khoản con phải cộng được về đúng tài khoản cấp 1 mà báo cáo đang lấy số. Thứ ba, doanh nghiệp phải ban hành quy chế hạch toán kế toán (hoặc tài liệu tương đương) về phần đã sửa đổi, bổ sung, nêu rõ sự cần thiết và trách nhiệm của doanh nghiệp trước pháp luật. Không sửa gì thì cứ dùng danh mục chuẩn.

Thông tư 99 cũng không liệt kê hết nghiệp vụ. Khi gặp nghiệp vụ chưa được hướng dẫn, doanh nghiệp căn cứ bản chất giao dịch, Luật Kế toán và chuẩn mực để hạch toán. Quy chế hạch toán nội bộ là chỗ ghi lại lựa chọn đó. Các tài khoản đã có con chuẩn trong danh mục có bài hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 99; những tài khoản không còn con chuẩn như 511, 521, 213 có bài riêng, ví dụ bài tài khoản 521 các khoản giảm trừ doanh thu và bài tài khoản 213 tài sản cố định vô hình. Các thay đổi khác so với Thông tư 200 nằm ở bài Thông tư 99/2025/TT-BTC có gì mới so với Thông tư 200.

Thứ nhất, một số hiệu con chỉ có một nghĩa trong toàn công ty, và không đụng nghĩa với số hiệu cùng chữ số ở chế độ khác nếu công ty từng dùng hoặc sắp dùng chế độ ấy. Ví dụ 3385 là bảo hiểm thất nghiệp ở Thông tư 133 nhưng là phải trả về cổ phần hóa ở Thông tư 200; đặt số hiệu tự mở trùng những số như vậy dễ gây hiểu nhầm khi đối chiếu.

Thứ hai, độ sâu vừa đủ cho báo cáo. Mỗi cấp thêm là thêm một lớp phải duy trì và đối chiếu. Cấp 2 thường đủ cho việc tách theo loại hàng, loại thu nhập hay chi phí; cấp 3 dùng khi một nhóm cần chia tiếp thành mặt hàng hay hợp đồng, nhưng tên hàng, tên khách hàng thường nên đi theo đối tượng chứ không thành tài khoản.

Thứ ba, nếu muốn người quen sổ cũ nhìn vào là hiểu, bạn giữ lại số hiệu con của Thông tư 200 (5111, 5211, 2135...). Đây là lựa chọn của bạn, không còn là bắt buộc.

Khi cha có con, hạch toán vào tài khoản con, không hạch toán vào cha. Sau khi mở 1561 và 1562, mọi phiếu nhập kho của hàng điện tử ghi Nợ 1561. Nếu bạn vẫn ghi Nợ 156 trên một phiếu nào, 156 sẽ vừa có số riêng vừa có số cộng từ con, và sổ chi tiết không khớp tổng hợp.

Sau khi mở, kiểm bảng cân đối phát sinh: dòng 156 phải bằng tổng 1561 và 1562. Nếu bằng nhau, báo cáo không bị ảnh hưởng.

ketoanx.com/accounts

Các bước

1. 1

   Vào Hệ thống→, Hệ thống tài khoản, bấm Thêm tài khoản chi tiết. Danh mục bên dưới hiện đúng tên chế độ của công ty (Thông tư 99) và số tài khoản hiện có.

2. 2

   Ô Số hiệu mới (ví dụ 11211) nhập 1561. Ô Tên tài khoản nhập Hàng điện tử. Bấm nút thêm. Lặp lại cho 1562 Hàng gia dụng. Muốn chia tiếp thì nhập 15611 Tivi cùng cách, vì 1561 lúc này đã là tài khoản cha chưa có số liệu.

3. 3

   Muốn theo dõi theo đối tượng ở tài khoản mới, bấm biểu tượng bút chì ở dòng tài khoản, tích ô Theo dõi đối tượng và bấm Lưu. Con thừa đặc tính theo dõi đối tượng của cha.

4. 4

   Muốn điền sẵn tài khoản Nợ, Có cho từng loại chứng từ, vào Hệ thống→, Tài khoản ngầm định đặt cặp tài khoản; để trống một bên thì bên đó không điền sẵn.

5. 5

   Tài khoản không dùng nữa: bấm Ngừng dùng ở dòng tài khoản. Tài khoản ngừng dùng không chọn được khi lập chứng từ mới, số liệu cũ giữ nguyên.

Phần mềm tự ghi gì

Phần mềm không ghi bút toán khi thêm tài khoản, chỉ thêm vào danh mục: tài khoản cha lấy theo tiền tố dài nhất đã có, loại và tính chất số dư thừa hưởng từ cha. Tài khoản mới hiện ngay ở bảng danh mục, số hiệu thụt vào theo cấp. Một số lỗi bạn có thể gặp: Số hiệu tài khoản chi tiết gồm 4 đến 6 chữ số, Tài khoản cha không tồn tại: số hiệu phải bắt đầu bằng một tài khoản đã có (ví dụ 1111 bắt đầu bằng 111), Số hiệu đã tồn tại, và Tài khoản 156 đã có số liệu, không thể tách thêm tài khoản con (câu báo này áp dụng cho mọi tài khoản cha đã có số dư hoặc phát sinh).

Kiểm lại và giới hạn

Giới hạn quan trọng là lỗi cuối cùng ở trên: phần mềm chặn mở tài khoản con dưới một tài khoản đã có số liệu, nên mở chi tiết ngay khi lập công ty hoặc trước khi nhập số dư đầu kỳ. Tài khoản đã hạch toán nhầm thì dời số liệu sang tài khoản chi tiết khác bằng Hệ thống→, Chuyển tài khoản hạch toán: nhập Tài khoản nguồn (chuyển đi) và Tài khoản đích (nhận về), xem bảng xem trước các dòng sẽ đổi rồi xác nhận. Mở xong, kiểm tra ở Báo cáo→, Cân đối phát sinh và ở danh mục tài khoản. KetoanX không có chế độ kế toán hộ kinh doanh; bài này áp dụng cho doanh nghiệp. Cách chuyển sổ nằm ở trang phần mềm kế toán Thông tư 99.

Muốn xem đủ mọi ô, mọi nút và lỗi hay gặp của màn này, đọc bài hướng dẫn sử dụng hệ thống tài khoản.