Thời hạn bảo hành hàng đã bán: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/reports/warranty

Báo cáo nằm sau bước lập chứng từ bán hàng. Nếu bạn quản lý từng máy theo số serial, xem thêm theo dõi serial, IMEI và báo cáo mua bán theo số serial.

Về kế toán, thời hạn bảo hành cho biết công ty còn nghĩa vụ sửa chữa hay đổi hàng đến đâu. Nếu công ty lập dự phòng bảo hành, đọc bài tài khoản 352 dự phòng phải trả. Báo cáo này không tính dự phòng và không ghi bút toán nào.

1. 1

   Khai số tháng bảo hành cho từng mặt hàng ở ô Bảo hành (tháng) trên danh mục, xem vật tư, hàng hóa, kho. Mặt hàng để trống ô này sẽ không bao giờ hiện ở báo cáo.

2. 2

   Chứng từ bán đã được ghi sổ. Chứng từ lưu nháp không lên báo cáo.

3. 3

   Quyền xem phân hệ bán hàng hoặc phân hệ báo cáo. Người bị giới hạn theo chi nhánh sẽ bị chặn khỏi trang này.

ketoanx.com/reports/warranty

Trên đầu trang có nút Danh mục hàng hóa để nhảy sang danh mục khi cần sửa số tháng bảo hành, và nút in báo cáo kèm Tùy chọn in (cỡ chữ, khổ giấy, chọn cột). Phía dưới là hàng bộ lọc rồi nút Xem.

Bộ lọc gồm: Bán từ ngày và Đến ngày (khoảng ngày bán, mặc định từ 01/01 của ba năm trước đến ngày xem), Tình trạng tại ngày (mặc định hôm nay), Báo sắp hết trước (ngày) (mặc định 30, nhập từ 1 đến 365) và Tình trạng (Tất cả hoặc một trong ba nhãn).

Cách gắn nhãn: hết bảo hành trước ngày xem thì Hết bảo hành; còn trong số ngày báo trước thì Sắp hết hạn; còn lại là Còn bảo hành. Ngày hết bảo hành rơi đúng vào ngày xem vẫn tính là còn.

Khi mặt hàng không hiện dù đã bán

Nguyên nhân thường gặp là mặt hàng chưa khai Bảo hành (tháng), chứng từ chưa ghi sổ, hoặc ngày bán nằm ngoài khoảng Bán từ ngày đến Đến ngày. Khai số tháng bảo hành xong, báo cáo tính lại cho cả các lần bán cũ, vì nó đọc số tháng hiện tại trên danh mục chứ không lưu số tháng lúc bán.

Khi khách đã trả lại hàng

Báo cáo trừ chứng từ hàng bán bị trả lại đã ghi sổ đến Tình trạng tại ngày: trả hết thì dòng không còn, trả một phần thì SL giảm theo. Chứng từ trả lại gắn chứng từ bán gốc được trừ vào đúng chứng từ đó, ưu tiên dòng cùng serial; không gắn chứng từ gốc mà có serial thì trừ vào lần bán gần nhất cùng khách, cùng mặt hàng, cùng serial. Chứng từ trả lại không gắn chứng từ gốc và không có serial thì phần mềm không biết thuộc lần bán nào nên không trừ; khi lập trả lại, hãy chọn chứng từ bán gốc. Cách ghi trả lại xem hạch toán hàng bán bị trả lại.

Khi muốn tra theo số serial

Cột Serial chỉ hiện nếu lúc lập chứng từ bán bạn đã nhập số serial hoặc số lô cho dòng hàng. Ở hộp tìm của trình duyệt bạn gõ serial để tìm trên trang. Với mặt hàng theo serial, bảng nên có một dòng cho mỗi máy.

Khi cần in phiếu bảo hành cho khách

Phiếu bảo hành không in từ báo cáo này. Chứng từ bán hàng có mẫu in phiếu xuất kho kiêm bảo hành theo serial, xem bài chứng từ bán hàng.

Về pháp luật, bảo hành là cam kết giữa công ty và khách theo hợp đồng, phiếu bảo hành hoặc quy định về hàng hóa, và phần mềm không kiểm thời hạn tối thiểu nào cho từng loại hàng. Số tháng bạn khai phải khớp với phiếu bảo hành đã giao cho khách. Doanh thu của lần bán vẫn ghi theo thời điểm ghi nhận doanh thu, không phụ thuộc thời hạn bảo hành.

Báo cáo trống dù đã chọn Sắp hết hạn: không có máy nào hết trong số ngày báo trước. Tăng Báo sắp hết trước (ngày) lên 60 hoặc 90.

Ngày Hết bảo hành lệch một ngày so với phiếu giấy: báo cáo tính từ ngày bán cộng đủ số tháng rồi trừ một ngày. Bán ngày 15/10/2026, bảo hành 12 tháng thì hết ngày 14/10/2027. Nếu hợp đồng của bạn tính khác, hãy theo hợp đồng.

Dòng hàng của khách đã trả lại vẫn hiện: chứng từ trả lại chưa ghi sổ, ghi sau Tình trạng tại ngày, hoặc không gắn chứng từ bán gốc và không có serial. Xem phần trên.