Tài khoản 352 dự phòng phải trả theo Thông tư 99: điều kiện ghi nhận, kết cấu và bút toán

Bạn chỉ được ghi nhận dự phòng phải trả khi đủ cả ba điều kiện:

1. 1

   Doanh nghiệp có nghĩa vụ nợ hiện tại, về pháp lý hoặc liên đới, do một sự kiện đã xảy ra.

2. 2

   Có khả năng sẽ phải bỏ lợi ích kinh tế ra để thanh toán nghĩa vụ đó.

3. 3

   Ước tính được giá trị nghĩa vụ một cách đáng tin cậy.

Giá trị ghi nhận là số tiền ước tính hợp lý nhất phải chi để thanh toán nghĩa vụ ngay tại ngày kết thúc kỳ kế toán. Bạn phải thuyết minh trên báo cáo tài chính căn cứ của ước tính, như dữ liệu lịch sử hay phương pháp tính. Không lập dự phòng cho lỗ hoạt động trong tương lai, ngoại lệ duy nhất là hợp đồng có rủi ro lớn: hợp đồng mà chi phí không tránh được vượt lợi ích kinh tế dự kiến thu về, và dự phòng khi đó lập riêng cho từng hợp đồng.

Các khoản thường gặp gồm dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hóa; bảo hành công trình xây dựng; tái cơ cấu doanh nghiệp; và dự phòng phải trả khác, như trợ cấp thôi việc, mất việc làm theo luật, hợp đồng có rủi ro lớn, hoàn nguyên môi trường, thu dọn và khôi phục mặt bằng. Hợp đồng thuê tài sản cố định buộc bên thuê phải sửa chữa, khôi phục tài sản về trạng thái ban đầu khi hết hạn cũng được trích trước, hạch toán như hoàn nguyên môi trường.

Chỉ chi phí liên quan đến chính khoản dự phòng đã lập mới được trừ vào dự phòng đó. Khoản dự phòng bảo hành công trình lập tại cuối năm cho từng công trình, dựa trên doanh thu dịch vụ xây dựng đã thực hiện trong kỳ theo quy định về xây dựng, và tính vào tài khoản 641 chi phí bán hàng.

Một khoản tái cơ cấu chỉ được lập dự phòng khi doanh nghiệp có kế hoạch chính thức cụ thể và đã bắt đầu thực hiện hoặc đã thông báo cho những đối tượng bị ảnh hưởng. Kế hoạch phải nêu rõ phần hoạt động liên quan, vị trí bị ảnh hưởng, số nhân viên nhận bồi thường, chi phí phải trả và thời điểm thực hiện. Dự phòng chỉ gồm chi phí trực tiếp của tái cơ cấu, không gồm đào tạo lại, luân chuyển nhân viên, tiếp thị hay đầu tư hệ thống mới.

Chỗ cần chú ý ở dòng cuối: phần mô tả tài khoản 352 trong Thông tư 99 gọi tài khoản dự phòng phải trả khác là 3524, nhưng bảng danh mục hệ thống tài khoản ở cùng Phụ lục ghi số hiệu 3525. Hệ thống tài khoản chính thức dùng 3525, nên khi mở sổ bạn dùng 3525 và hiểu 3524 trong phần mô tả là cùng một tài khoản. Doanh nghiệp được mở thêm tài khoản chi tiết cho từng loại dự phòng phải trả khác.

Ví dụ số: năm N công ty bán hàng hóa 1.000.000.000 đồng, ước tính bảo hành 2% doanh thu. Cuối năm lập dự phòng 20.000.000 đồng, ghi Nợ 641 20.000.000, Có 3521 20.000.000. Trong năm phát sinh chi phí bảo hành thực tế 12.000.000 đồng (vật liệu, nhân công), công ty không có bộ phận bảo hành độc lập, nên tập hợp ở 627 rồi kết chuyển Nợ 154 12.000.000, Có 627 12.000.000. Khi sửa chữa xong bàn giao cho khách ghi Nợ 3521 12.000.000, Có 154 12.000.000. Số dư 3521 còn 8.000.000 đồng.

Năm N+1 công ty xác định số dự phòng cần có chỉ là 5.000.000 đồng. Số dư 8.000.000 đồng đang lớn hơn 3.000.000 đồng, nên hoàn nhập: Nợ 3521 3.000.000, Có 641 3.000.000.

Tài khoản chi phí đi theo bản chất khoản dự phòng. Tái cơ cấu vào chi phí quản lý doanh nghiệp 642. Hợp đồng rủi ro lớn liên quan hàng tồn kho phải giao thì vào giá vốn hàng bán 632, các hợp đồng rủi ro lớn khác vào chi phí khác 811. Bảo hành vào chi phí bán hàng 641.

Thông tư 133 chỉ có ba tài khoản con: 3521, 3522 và 3524, không có dự phòng tái cơ cấu. Dự phòng phải trả khác của Thông tư 133 còn kể rõ khoản dự phòng sửa chữa, bảo dưỡng tài sản cố định định kỳ, trong khi danh sách dự phòng thường gặp của Thông tư 99 không nêu khoản này, xem bài tài khoản 242 chi phí chờ phân bổ.

Bảo hành công trình cũng hạch toán khác. Thông tư 133 tính dự phòng bảo hành công trình xây lắp vào chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, hoàn nhập phần thừa vào thu nhập khác 711, và khoản bồi hoàn từ bên thứ ba cũng vào thu nhập khác. Thông tư 99 tính vào chi phí bán hàng 641, hoàn nhập ghi giảm chính 641, chỉ phần bồi hoàn vượt chi phí thực tế mới vào 711. Khi chuyển số dư, 3524 của Thông tư 133 và 200 sang 3525, cách làm ở bài chuyển số dư sang Thông tư 99. Danh mục đầy đủ ở bài hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 99.

ketoanx.com/costing/warranty

Các bước

1. 1

   Khai công trình trước ở mục Đối tượng tập hợp chi phí, màn Dự phòng bảo hành công trình sẽ nhắc nếu chưa có. Mục này bị ẩn khỏi menu nếu công ty đã chọn lĩnh vực hoạt động mà không có xây dựng, và lập chứng từ cần quyền thêm và ghi sổ ở phân hệ thuế.

2. 2

   Mở Tài sản, chi phí → Dự phòng bảo hành công trình. Tiêu đề khung Lập, hoàn nhập cho biết tài khoản dự phòng (3522) và tài khoản chi phí phần mềm sẽ dùng theo chế độ công ty đang áp dụng.

3. 3

   Ô Công trình chọn công trình vừa bàn giao. Ô Nghiệp vụ chọn Trích lập dự phòng. Ô Ngày là ngày cuối năm, ô Số tiền nhập số dự phòng, ví dụ 20.000.000, ô Diễn giải để trống hoặc ghi nội dung.

4. 4

   Bấm Lập chứng từ. Phần mềm ghi một chứng từ loại dự phòng.

5. 5

   Chi phí bảo hành thực tế: lập ở Quỹ, ngân hàng → Thu, chi, chứng từ khác bằng chứng từ nghiệp vụ khác ghi TK Nợ 3522, TK Có 111 hoặc 331, gắn cùng công trình ở cột Đối tượng THCP để trừ đúng vào số dự phòng của công trình đó.

6. 6

   Hết hạn bảo hành mà dự phòng còn thừa: vào lại màn, ô Nghiệp vụ chọn Hoàn nhập phần không dùng hết, nhập Số tiền không lớn hơn số còn lại, bấm Lập chứng từ.

7. 7

   Dự phòng bảo hành sản phẩm 3521: lập chứng từ nghiệp vụ khác TK Nợ 641, TK Có 3521, Số tiền (VND) 20.000.000, rồi bấm Cất và ghi sổ. Dự phòng tái cơ cấu và dự phòng khác làm tương tự với 3523, 3525.

Phần mềm tự ghi gì

Với Thông tư 99, trích lập ghi Nợ 6418 (tài khoản con của 641 mà phần mềm chọn), Có 3522 gắn công trình, hoàn nhập ghi Nợ 3522, Có 6418. Theo chế độ Thông tư 200, lập ghi Nợ 627, hoàn nhập vào 711. Theo Thông tư 133, lập ghi Nợ 154, hoàn nhập vào 711. Hoàn nhập lớn hơn số còn lại của công trình thì báo Số hoàn nhập lớn hơn số dự phòng còn lại của công trình. Công ty theo hệ thống tài khoản hợp tác xã không lập được vì thiếu 352.

Kiểm lại và giới hạn

Bảng Số dư dự phòng bảo hành theo công trình ở cuối màn cho từng công trình: Đã lập, Đã dùng, Đã hoàn nhập, Còn lại. Số dư 352 xem ở Báo cáo → Sổ chi tiết. Giới hạn: màn chỉ lo 3522, chưa có bảng tính mức trích theo tỷ lệ doanh thu, chưa tự bù chi phí bảo hành thực tế vào dự phòng (bạn ghi chứng từ gắn công trình), chưa có màn cho 3521, 3523, 3525, và chưa hoàn nhập tự động khi hết hạn bảo hành. KetoanX không có chế độ kế toán hộ kinh doanh, bài này áp dụng cho doanh nghiệp. Cách chuyển sổ nằm ở trang phần mềm kế toán Thông tư 99.

Các bước chi tiết hơn, kèm những trường hợp ít gặp, nằm ở bài hướng dẫn sử dụng dự phòng bảo hành công trình.