Tài khoản 356, 357, 412, 414, 418 khác nhau thế nào: quỹ nào trích từ lợi nhuận, quỹ nào tính vào chi phí

Trích 414 và 418 là phân phối lợi nhuận nên không đi qua chi phí. Trích 356 và 357 là chi phí, đi vào kết quả kinh doanh. Cả bốn quỹ đều có việc trích và sử dụng theo quy định của pháp luật hoặc theo quyết định của chủ sở hữu. Quỹ khen thưởng, phúc lợi 353 cũng trích từ lợi nhuận sau thuế nhưng là khoản phải trả nên nằm ở nhóm nợ phải trả, khác với 414 và 418 thuộc vốn chủ sở hữu.

Với 414, văn bản chỉ nói bên Nợ ghi tình hình chi tiêu, sử dụng quỹ và không nêu bút toán riêng cho từng khoản chi; bạn ghi theo nội dung khoản chi đúng quyết định của chủ sở hữu. Cách chia lợi nhuận và các tài khoản 4111, 4112 xem bài tài khoản 411 đến 419 vốn chủ sở hữu và bài tài khoản 421 lợi nhuận sau thuế chưa phân phối.

Số tiền bán sản phẩm sản xuất thử khi dùng quỹ tài trợ mua tài sản phải lắp đặt chạy thử được bù với chi phí sản xuất thử. Phần thu cao hơn chi phí làm giảm nguyên giá tài sản hình thành từ quỹ, phần thấp hơn làm tăng nguyên giá. Doanh nghiệp định kỳ lập báo cáo mức trích, sử dụng và quyết toán quỹ nộp cơ quan có thẩm quyền.

Tài khoản này không nhận chênh lệch đánh giá lại khi đem tài sản đi góp vốn vào đơn vị khác, hay khi tổ chức lại doanh nghiệp. Chênh lệch đó vào 711 thu nhập khác nếu lãi, 811 chi phí khác nếu lỗ.

Ví dụ số về cả nhóm: lợi nhuận sau thuế chưa phân phối cuối năm là 1.000.000.000 đồng. Chủ sở hữu quyết định trích quỹ đầu tư phát triển 10% là 100.000.000 đồng và quỹ khác 5% là 50.000.000 đồng, ghi Nợ 421 150.000.000, Có 414 100.000.000, Có 418 50.000.000. Sau đó công ty tăng vốn điều lệ từ quỹ đầu tư phát triển 100.000.000 đồng: Nợ 414 100.000.000, Có 4111 100.000.000.

Trong năm công ty trích quỹ phát triển khoa học và công nghệ 40.000.000 đồng vào chi phí: Nợ 642 40.000.000, Có 3561 40.000.000. Mua một máy 120.000.000 đồng dùng cho nghiên cứu, trả bằng chuyển khoản: Nợ 211 120.000.000, Có 112 120.000.000, đồng thời Nợ 3561 40.000.000, Nợ 642 80.000.000 (phần vượt số dư quỹ), Có 3562 120.000.000.

Khi Nhà nước có quyết định đánh giá lại hàng hóa, một lô có giá sổ 500.000.000 đồng được đánh giá lại 580.000.000 đồng: Nợ 156 80.000.000, Có 412 80.000.000. Số dư 412 sau đó xử lý theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

Thông tư 133 gọn hơn nhiều. Danh mục không có 357, 412 và 414. Nhóm quỹ thuộc vốn chủ sở hữu gom hết vào tài khoản 418 mang tên "Các quỹ thuộc vốn chủ sở hữu", hình thành từ lợi nhuận sau thuế, theo chính sách tài chính hoặc quyết định của chủ sở hữu. Tài khoản 356 thì có ở cả Thông tư 133 và Thông tư 99, nhưng Thông tư 133 nói quỹ chỉ dùng cho đầu tư khoa học, công nghệ tại Việt Nam, còn Thông tư 99 viết dùng theo pháp luật về khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo.

Khi chuyển từ Thông tư 133 sang Thông tư 99, 418 giữ số hiệu còn 414, 357, 412 là tài khoản mới trong danh mục; phần quỹ đầu tư phát triển nằm trong 418 cũ, nếu muốn theo dõi riêng thì tách sang 414, xem bài chuyển số dư sang Thông tư 99. Danh mục đầy đủ ở bài hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 99.

ketoanx.com/accounts

Các bước

1. 1

   Mở Hệ thống → Hệ thống tài khoản, gõ 41 hoặc 35 vào ô Tìm tài khoản rồi bấm Tìm để kiểm tra có 414, 418, 356, 3561, 3562, 357, 412.

2. 2

   Mở Quỹ, ngân hàng → Thu, chi, chứng từ khác, bấm Lập chứng từ. Ô Loại chứng từ chọn Chứng từ nghiệp vụ khác, ô Ngày chứng từ là 31/12, ô Diễn giải ghi Trích quỹ từ lợi nhuận năm N theo nghị quyết.

3. 3

   Dòng thứ nhất: TK Nợ 421, TK Có 414, Số tiền (VND) 100.000.000. Bấm Thêm dòng, dòng thứ hai: TK Nợ 421, TK Có 418, Số tiền (VND) 50.000.000. Bấm Cất và ghi sổ.

4. 4

   Tăng vốn từ quỹ: chứng từ khác một dòng TK Nợ 414, TK Có 4111, Số tiền (VND) 100.000.000.

5. 5

   Quỹ phát triển khoa học và công nghệ: chứng từ khác TK Nợ 642, TK Có 3561, Số tiền (VND) 40.000.000. Quỹ bình ổn giá: TK Nợ 632, TK Có 357.

6. 6

   Đánh giá lại tài sản cố định theo quyết định: mở Tài sản, chi phí → Tài sản cố định, bấm mã tài sản, ở mục Đánh giá lại, nâng cấp nhập Ngày đánh giá lại, Nguyên giá mới, Hao mòn lũy kế sau đánh giá lại theo biên bản, chọn Lý do thay đổi nguyên giá là Đánh giá lại theo quyết định (chênh lệch vào 412), rồi bấm Đánh giá lại.

Phần mềm tự ghi gì

Chứng từ nghiệp vụ khác ghi đúng cặp Nợ, Có bạn nhập, phần mềm không tự trích quỹ theo tỷ lệ. Với đánh giá lại tài sản cố định, phần mềm lấy 412 làm tài khoản đối ứng mặc định của lý do Đánh giá lại theo quyết định và tách bút toán theo Thông tư 99: phần nguyên giá điều chỉnh vào tài khoản nguyên giá, phần hao mòn điều chỉnh vào 214, chỉ phần giá trị còn lại vào 412. Bỏ trống ô hao mòn thì hao mòn giữ nguyên và cả chênh lệch nguyên giá vào 412.

Kiểm lại và giới hạn

Số dư các quỹ xem ở Báo cáo → Sổ chi tiết. Giới hạn: KetoanX chưa có màn phân phối lợi nhuận, chưa kiểm tra trích quỹ có đúng nghị quyết hay không, chưa theo dõi quỹ khoa học và công nghệ đã hình thành tài sản ở 3562 (kể cả việc phân bổ, hao mòn từ quỹ), chưa lập báo cáo quyết toán quỹ nộp cơ quan có thẩm quyền, và chưa đánh giá lại hàng tồn kho theo quyết định, bạn lập chứng từ khác Nợ hàng tồn kho, Có 412. KetoanX không có chế độ kế toán hộ kinh doanh, bài này áp dụng cho doanh nghiệp. Cách chuyển sổ nằm ở trang phần mềm kế toán Thông tư 99.

Trích quỹ hay đánh giá lại xong, muốn soát từng ô của màn thì mở bài hướng dẫn sử dụng hệ thống tài khoản.