Tài khoản 244 và 344 khác nhau ở đâu: bên đưa tiền ký quỹ và bên nhận ký quỹ ghi thế nào

Tài khoản 244 chỉ nhận tiền ký quỹ, ký cược đem đến doanh nghiệp, tổ chức khác trong quan hệ kinh tế theo pháp luật. Tài khoản 344 nhận các khoản tiền bên ngoài đưa cho bạn để bảo đảm hợp đồng kinh tế được thực hiện đúng, như hợp đồng đại lý.

Khi bạn đưa sổ đỏ, sổ tiết kiệm hay giấy chứng nhận quyền sở hữu, sử dụng tài sản khác để cầm cố, thế chấp, cả bên đưa lẫn bên nhận đều không ghi giảm hay ghi tăng tài sản. Bạn mở sổ theo dõi chi tiết và trình bày việc dùng giấy tờ đó trên thuyết minh báo cáo tài chính.

Cả hai tài khoản được theo dõi chi tiết theo từng đối tượng, kỳ hạn và loại nguyên tệ.

Tài khoản 244 là khoản mục tiền tệ nên khoản bằng ngoại tệ phải đánh giá lại khi lập báo cáo tài chính, theo tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường giao dịch tại thời điểm cuối kỳ.

Ví dụ số: công ty thuê một kho trong 24 tháng và đặt cọc 60.000.000 đồng, chuyển khoản. Công ty ghi Nợ 244 60.000.000, Có 112 60.000.000. Chủ kho nhận tiền ghi Nợ 112 60.000.000, Có 344 60.000.000.

Giữa chừng công ty chậm trả tiền thuê làm vi phạm hợp đồng, chủ kho phạt 10.000.000 đồng trừ vào tiền cọc. Công ty ghi Nợ 811 10.000.000, Có 244 10.000.000, chủ kho ghi Nợ 344 10.000.000, Có 711 10.000.000. Hết hợp đồng, chủ kho trả lại 50.000.000 đồng: công ty ghi Nợ 112 50.000.000, Có 244 50.000.000, chủ kho ghi Nợ 344 50.000.000, Có 112 50.000.000. Cả hai tài khoản về 0.

Khoản ký quỹ đã quá hạn nhưng chưa đòi được, hoặc khó có khả năng thu hồi, thì bên đưa tiền được lập dự phòng tổn thất tài sản theo cách giống dự phòng phải thu khó đòi, xem bài tài khoản 229 dự phòng tổn thất tài sản.

Thông tư 200 có 244 với tên "Cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược", tức gộp cả tài sản đem cầm cố, thế chấp, và 344 "Nhận ký quỹ, ký cược". Thông tư 99 đổi 244 thành "Ký quỹ, ký cược", bỏ cầm cố, thế chấp khỏi tài khoản và chuyển sang thuyết minh. Số hiệu 3386 cũng mang nghĩa khác nhau giữa các chế độ: nhận ký quỹ ở Thông tư 133, bảo hiểm thất nghiệp ở Thông tư 99 và Thông tư 200, nên khi chuyển số dư phải đổi sang 344 chứ không giữ số cũ. Cách làm ở bài chuyển số dư sang Thông tư 99, danh mục đầy đủ ở bài hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 99.

ketoanx.com/vouchers

Các bước

1. 1

   Mở Quỹ, ngân hàng → Thu, chi, chứng từ khác, bấm Lập chứng từ. Để đưa tiền cọc 60.000.000 đồng, ô Loại chứng từ chọn Báo nợ ngân hàng, Ngày chứng từ là ngày chuyển khoản, và nếu công ty có nhiều tài khoản thì chọn ở ô Tài khoản ngân hàng.

2. 2

   Ô Diễn giải ghi Đặt cọc thuê kho. Trong bảng dòng, nhập TK Nợ 244, TK Có 112, Số tiền (VND) 60.000.000. Bấm Cất và ghi sổ.

3. 3

   Bên nhận tiền: chọn loại Báo có ngân hàng, dòng TK Nợ 112, TK Có 344, Số tiền (VND) 60.000.000, và chọn đối tượng đưa cọc ở phần Đối tượng Có.

4. 4

   Bị phạt trừ vào cọc: lập chứng từ nghiệp vụ khác, TK Nợ 811, TK Có 244, Số tiền (VND) 10.000.000. Bên nhận phạt lập TK Nợ 344, TK Có 711, cùng số tiền.

5. 5

   Hoàn lại tiền cọc còn lại: Báo có ngân hàng (bên đưa) TK Nợ 112, TK Có 244, Số tiền (VND) 50.000.000, hoặc Báo nợ ngân hàng (bên nhận) TK Nợ 344, TK Có 112.

6. 6

   Để báo cáo tình hình tài chính tách đúng ngắn hạn, dài hạn: vào Báo cáo → Thiết lập báo cáo tài chính, ở mục Tách ngắn hạn, dài hạn tìm dòng Ký quỹ, ký cược (244) hoặc Nhận ký quỹ, ký cược (344) và khai phần dài hạn.

Phần mềm tự ghi gì

Chứng từ ghi đúng cặp Nợ, Có bạn nhập; phần mềm không có thẻ riêng cho từng khoản cọc và không tự hoàn trả hay tự khấu trừ phạt. Báo cáo tình hình tài chính lấy số dư 244, 344 theo phần dài hạn bạn khai, chưa khai thì xếp ngắn hạn với Thông tư 99 và dài hạn với 244 của Thông tư 200. Khoản bằng ngoại tệ nằm trong số dư được đánh giá lại ở Quỹ, ngân hàng → Ngoại tệ.

Kiểm lại và giới hạn

Số dư và phát sinh xem ở Báo cáo → Sổ chi tiết bằng cách nhập tài khoản 244 hoặc 344, nhờ chi tiết theo đối tượng bạn thấy từng khoản cọc của từng đối tác. Giới hạn: KetoanX không nhắc hạn hoàn trả tiền cọc, không lập dự phòng ký quỹ quá hạn theo từng khoản (màn trích lập dự phòng chưa có loại riêng cho ký quỹ), và tiền cầm cố, thế chấp bằng giấy tờ chỉ ghi chú ngoài sổ. KetoanX không có chế độ kế toán hộ kinh doanh, bài này áp dụng cho doanh nghiệp. Cách chuyển sổ nằm ở trang phần mềm kế toán Thông tư 99.

Các bước chi tiết hơn, kèm những trường hợp ít gặp, nằm ở bài hướng dẫn sử dụng thu, chi, chứng từ khác.