Công nợ theo bộ phận: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/reports/debt-by-dept

Báo cáo đọc từ sổ cái nên đứng sau việc ghi sổ chứng từ bán, mua, thu và chi. Số tổng của cả công ty xem ở công nợ tổng hợp. Kết quả kinh doanh theo bộ phận xem ở kết quả theo bộ phận.

1. 1

   Danh mục bộ phận đã khai ở Hệ thống→, Danh mục, phần "Cơ cấu tổ chức", xem cách khai danh mục. Với chứng từ bán và mua, bộ phận lấy từ hồ sơ của nhân viên bán hàng hoặc mua hàng, nên mỗi nhân viên cần có ô Bộ phận trong hồ sơ nhân viên, và chứng từ cần chọn Nhân viên bán hàng hoặc Nhân viên mua hàng.

2. 2

   Với phiếu thu, phiếu chi và chứng từ nghiệp vụ khác, bộ phận lấy từ cột Phòng ban trên dòng hạch toán. Cột này chỉ hiện khi công ty đã có danh mục phòng ban. Xem lập chứng từ nghiệp vụ khác.

3. 3

   Tên bộ phận ở hai nơi phải viết giống hệt nhau, nếu không báo cáo tách thành hai nhóm khác nhau.

4. 4

   Quyền xem phân hệ Bán hàng hoặc Báo cáo khi xem phải thu; Mua hàng hoặc Báo cáo khi xem phải trả.

ketoanx.com/reports/debt-by-dept

Trên đầu trang có nút Công nợ tổng hợp (mở cùng loại công nợ) và In báo cáo, kèm Tùy chọn in và Ghi nhớ. Màn này không có nút xuất Excel.

Thanh lọc gồm Loại công nợ (chọn Phải thu khách hàng (131) hoặc Phải trả nhà cung cấp (331)), Từ ngày, Đến ngày và nút Xem.

ketoanx.com/reports/debt-by-dept

Dòng Tổng cộng ở cuối bảng cộng mọi bộ phận. Số 0 để trống. Đối tượng nào cả bốn số đầu kỳ và phát sinh đều bằng 0 thì không hiện. Cả kỳ không có số liệu thì trang ghi Không có công nợ.

Khi xem công nợ phải trả theo bộ phận

Ở Loại công nợ chọn Phải trả nhà cung cấp (331). Dư Có là còn nợ nhà cung cấp, nên số cuối kỳ phải trả nằm ở cột Có. Bộ phận của chứng từ mua lấy từ Nhân viên mua hàng trên chứng từ.

Khi tiền thu về hiện ở nhóm khác với nơi phát sinh nợ

Đây là lý do số dư cuối kỳ của một bộ phận bất thường: hàng bán qua nhân viên của Phòng 1 nên nợ nằm ở Phòng 1, còn phiếu thu không chọn Phòng ban nên tiền thu nằm ở Chưa gắn bộ phận, làm Phòng 1 dư Nợ cao và nhóm kia dư Có. Cách xử lý: chọn đúng Phòng ban trên dòng hạch toán của phiếu thu. Tổng của cả công ty vẫn đúng; sai chỉ là cách chia.

Khi một khách có số ở hai bộ phận

Khách hàng có thể hiện ở nhiều bộ phận, mỗi bộ phận một dòng. Số dư Nợ của bộ phận này và số dư Có của bộ phận kia không bù trừ nhau trong báo cáo. Điều này đúng với quy định lập báo cáo tài chính: khách dư Nợ và khách dư Có phải theo dõi riêng, không bù trừ để trình bày. Cách lập từng chỉ tiêu có ở bài cách lập báo cáo tình hình tài chính. Muốn bù trừ có chủ ý giữa khách và nhà cung cấp phải làm biên bản, xem bù trừ công nợ.

Khi chốt công nợ cuối năm với khách

Báo cáo này không thay sổ chi tiết thanh toán theo từng đối tượng của chế độ kế toán, và không dùng làm biên bản gửi khách. Sổ bắt buộc mở theo tài khoản và đối tượng, xem sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán; biên bản đối chiếu xem biên bản đối chiếu công nợ.

Khi công ty chưa khai bộ phận nào

Mọi số rơi vào một nhóm duy nhất Chưa gắn bộ phận và màn giống công nợ tổng hợp. Khai danh mục phòng ban rồi gắn nhân viên trước khi dùng báo cáo.

Có hai điều cần biết. Một, chứng từ bán hàng và mua hàng hiện không có ô chọn phòng ban riêng, nên bộ phận của chúng đi theo nhân viên; chứng từ không chọn nhân viên sẽ rơi vào Chưa gắn bộ phận. Hai, bộ phận trong hồ sơ nhân viên là một ô chữ tự do, còn Phòng ban trên dòng hạch toán chọn từ danh mục, nên chỉ khi hai tên viết trùng nhau thì số mới gộp. Để kiểm lại, so dòng Tổng cộng với công nợ tổng hợp cùng khoảng ngày: tổng Nợ trừ tổng Có của cuối kỳ phải bằng số dư tài khoản đó trên cân đối phát sinh.

Màn báo thiếu quyền xem: tài khoản chưa có quyền Bán hàng hoặc Báo cáo (phải thu), hoặc Mua hàng hoặc Báo cáo (phải trả). Xem thành viên, phân quyền.

Hầu hết số nằm ở Chưa gắn bộ phận: nhân viên chưa có bộ phận, chứng từ chưa chọn nhân viên, hoặc phiếu thu chưa chọn Phòng ban. Bổ sung ở nguồn rồi xem lại; chứng từ đã ghi sổ cần sửa và ghi sổ lại.

Một bộ phận có tên gần giống xuất hiện hai lần: tên ở hồ sơ nhân viên khác tên ở danh mục (khác hoa thường hoặc dấu cách). Sửa cho giống hệt.

Tổng nhỏ hơn công nợ tổng hợp: có đối tượng không chọn khi hạch toán. Dòng không đối tượng không vào màn này mà vào dòng "không chỉ rõ đối tượng" của công nợ tổng hợp.