Bù trừ công nợ giữa khách hàng và nhà cung cấp: biên bản, hạch toán và điều kiện giữ khấu trừ thuế

Bù trừ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào với hàng hóa, dịch vụ bán ra, hoặc vay mượn hàng: phương thức này phải được quy định cụ thể trong hợp đồng, và hai bên có biên bản đối chiếu số liệu, xác nhận việc bù trừ. Bù trừ công nợ qua bên thứ ba thì cần biên bản bù trừ công nợ của ba bên làm căn cứ khấu trừ thuế.

Bù trừ với khoản vay, mượn tiền hoặc cấn trừ công nợ qua bên thứ ba, cũng phải ghi trong hợp đồng: cần hợp đồng vay, mượn bằng văn bản lập từ trước, và chứng từ chuyển tiền từ bên cho vay sang bên đi vay đối với khoản vay bằng tiền. Điều này gồm cả trường hợp bù trừ giữa giá trị hàng mua vào với khoản tiền bên bán hỗ trợ cho bên mua hoặc nhờ bên mua chi hộ.

Với thuế TNDN, điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của khoản chi từ 5 triệu đồng thực hiện theo quy định về thuế GTGT. Hồ sơ bù trừ hợp lệ cho GTGT vì vậy cũng dùng được để tính chi phí được trừ khi tính thuế TNDN; các điều kiện khác của thuế đầu vào nằm ở bài điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Hợp đồng chưa ghi phương thức bù trừ thì ký phụ lục trước khi bù trừ.

Ví dụ: công ty bạn bán cho công ty B lô hàng 220.000.000 đồng đã gồm thuế (hóa đơn 0000412). Cũng trong tháng đó, bạn mua của B dịch vụ 154.000.000 đồng đã gồm thuế (hóa đơn B số 0000077). Phụ lục hợp đồng ghi hai bên thanh toán bằng cách bù trừ. Hai bên lập biên bản đối chiếu và bù trừ, xác nhận bù 154.000.000 đồng.

Bút toán của bạn: Nợ 331 (B) 154.000.000, Có 131 (B) 154.000.000. Sau bù trừ B còn nợ bạn 220.000.000 - 154.000.000 = 66.000.000 đồng, và khoản này phải được thanh toán không dùng tiền mặt vì vượt 5 triệu. Phía B ghi Nợ 331 (bạn) 154.000.000, Có 131 (bạn) 154.000.000. Với lô hàng 220 triệu, B thanh toán 154 triệu bằng bù trừ và còn 66 triệu; nếu B trả 66 triệu bằng tiền mặt thì B mất khấu trừ thuế trên phần này.

Hai chiều mua bán vẫn lập hóa đơn riêng như bình thường. Bù trừ chỉ là cách thanh toán, không thay cho hóa đơn bán hay hóa đơn mua.

Ví dụ: A phải trả B 80.000.000 đồng, C phải trả A 80.000.000 đồng. Biên bản ba bên ghi C trả 80.000.000 đồng cho B thay cho khoản A nợ B. Sổ của A: Nợ 331 (B) 80.000.000, Có 131 (C) 80.000.000. Mỗi bên giữ một bản biên bản ký đủ ba bên, kèm hợp đồng ghi phương thức này.

Hàng đổi hàng, tức khách trả nợ bằng hàng hóa, vật tư: giá trị hợp lý ghi trong hóa đơn của khách được trừ vào nợ phải thu, hạch toán Nợ 152, 153 hoặc 156, Nợ 133 nếu có thuế được khấu trừ, Có 131.

Biên bản bù trừ cũng khác biên bản đối chiếu công nợ: biên bản đối chiếu xác nhận số dư, còn biên bản bù trừ ghi việc hai bên trừ nợ cho nhau thay cho trả tiền. Mẫu và cách lập biên bản đối chiếu ở bài biên bản đối chiếu công nợ.

ketoanx.com/reports/debt-offset

Các bước

1. 1

   Vào Bán hàng→, Thu tiền khách hàng (hoặc Mua hàng→, Trả tiền nhà cung cấp; hai trang dùng chung một khung bù trừ). Ô Khách hàng chọn công ty B; ở trang trả tiền, ô này tên là Nhà cung cấp. Bấm Xem.

2. 2

   Cuộn xuống khung Bù trừ công nợ phải thu với phải trả. Khung chỉ hiện khi B vừa còn phải thu vừa còn phải trả tính đến hôm nay, và bạn có quyền tạo ở nhóm bán hàng, mua hàng hoặc quỹ. Dòng đầu khung đọc cho bạn hai số: B còn phải thu 220.000.000 đồng, còn phải trả 154.000.000 đồng, bù trừ tối đa 154.000.000 đồng.

3. 3

   Ô Ngày bù trừ nhập ngày hai bên ký biên bản; mặc định là hôm nay. Phần mềm tính số dư 131 và 331 đến đúng ngày này, nên nhập ngày cũ hơn thì số tối đa có thể khác với dòng đọc ở đầu khung.

4. 4

   Ô Số tiền bù trừ mặc định điền sẵn số tối đa, tức 154.000.000. Nhập đúng số hai bên đã thống nhất trong biên bản; ô đặt cận từ 1 đến mức tối đa, và máy chủ cũng chặn số vượt mức.

5. 5

   Bấm Lập chứng từ bù trừ. Thành công thì hiện Đã lập chứng từ bù trừ công nợ và khung cập nhật lại: B chỉ còn phải thu 66.000.000, không còn khoản phải trả nên khung bù trừ tự ẩn.

6. 6

   Vào Quỹ, ngân hàng→, Công nợ tổng hợp, bấm Biên bản bù trừ để mở danh sách chứng từ bù trừ (có ô Từ ngày, Đến ngày, nút Xem), rồi bấm In biên bản ở dòng vừa lập và In biên bản lần nữa ở trang biên bản để in hoặc lưu PDF.

Phần mềm tự ghi gì

Một chứng từ loại Bù trừ công nợ (BTCN) với bút toán Nợ 331, Có 131, số tiền 154.000.000, cả hai vế gắn công ty B, diễn giải mặc định Bù trừ công nợ B. Phần mềm đồng thời đối trừ 154.000.000 vào các chứng từ đồng Việt Nam còn nợ cũ nhất của mỗi bên, nên cột Còn nợ ở Công nợ theo hóa đơn của hai phía đều giảm. Bút toán này giống nhau ở Thông tư 99 và Thông tư 133. Phía B tự ghi Nợ 331 (bạn), Có 131 (bạn) trên sổ của họ.

Biên bản in có năm dòng số liệu: 1. Bên B còn phải trả Bên A (Bên A phải thu, tài khoản 131) trước bù trừ 220.000.000, 2. Bên A còn phải trả Bên B (Bên A phải trả, tài khoản 331) trước bù trừ 154.000.000, 3. Số tiền hai bên thống nhất bù trừ 154.000.000, 4. Bên B còn phải trả Bên A sau bù trừ (1 − 3) 66.000.000 và 5. Bên A còn phải trả Bên B sau bù trừ (2 − 3) 0. Dưới đó là danh sách chứng từ phải thu và phải trả được bù trừ (số hóa đơn, ngày, số bù trừ) và kết luận bên B còn phải thanh toán cho bên A 66.000.000 đồng, kèm số bằng chữ. Hai ô ký để trống.

Ba câu báo lỗi hay gặp. Đối tượng này không đồng thời còn phải thu và phải trả đến ngày bù trừ nghĩa là đến ngày bạn nhập, một trong hai số dư đã bằng 0 hoặc sai phía; kiểm lại ngày. Số bù trừ vượt số có thể bù trừ (…) thì giảm số tiền xuống mức tối đa. Sổ đã khóa đến ngày …; không thể ghi chứng từ vào kỳ này thì chọn ngày sau ngày khóa sổ.

Kiểm lại và giới hạn

Mở Công nợ theo hóa đơn của B: số dư TK 131 cuối kỳ phải là 66.000.000 và 331 phải về 0. Công nợ tổng hợp cho cùng kết quả theo đối tượng. Vẫn ở khoản còn lại 66.000.000, bạn thu qua ngân hàng ở trang Thu tiền khách hàng để đủ điều kiện khấu trừ nói ở trên.

Phần mềm chỉ bù trừ hai bên, cùng một đối tượng, với chứng từ đồng Việt Nam; hóa đơn ngoại tệ không được đối trừ vào chứng từ này. Bù trừ ba bên, bù trừ với khoản vay hay chi hộ chưa có chứng từ riêng: bạn lập chứng từ nghiệp vụ khác ở Quỹ, ngân hàng→, Thu, chi, chứng từ khác, tự soạn biên bản ba bên và lưu cùng hợp đồng. Biên bản của phần mềm là mẫu hai bên; nó cũng không kiểm hợp đồng có ghi phương thức bù trừ hay chưa, nên phụ lục hợp đồng vẫn là việc của bạn. Nhóm công nợ này thuộc quỹ và ngân hàng của KetoanX; khung chung ở bài kế toán vốn bằng tiền và công nợ.

Cách nhập từng ô và các trường hợp khác của màn này có đủ trong bài hướng dẫn sử dụng tất cả báo cáo.