Kế toán vốn bằng tiền và công nợ: người mới phụ trách quỹ, ngân hàng, công nợ làm gì mỗi ngày

Công nợ thương mại nằm ở 131 (phải thu của khách hàng) và 331 (phải trả cho người bán). Khoản phải thu không có tính chất mua bán, như tài sản thiếu chờ xử lý hay tiền bồi thường, ghi ở 138; khoản phải trả khác như tài sản thừa chờ giải quyết ghi ở 338. Muốn đọc kỹ từng tài khoản thì xem bài về tài khoản 111 và tài khoản 112.

Với tiền mặt, mỗi lần nhập hoặc xuất quỹ phải có phiếu thu hoặc phiếu chi với chữ ký của người nhận, người giao và người có thẩm quyền cho phép. Kế toán quỹ mở sổ quỹ, ghi hằng ngày và tính được số tồn tại mọi thời điểm. Thủ quỹ kiểm kê tồn quỹ thực tế và đối chiếu với sổ; có chênh lệch thì cùng kế toán tìm nguyên nhân. Thông tư 133 viết thẳng là thủ quỹ kiểm kê hằng ngày, còn Thông tư 99 để việc kiểm kê và đối chiếu theo yêu cầu quản trị và quy trình kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Nếu công ty bạn chưa có quy trình, hằng ngày là mức an toàn.

Với tiền gửi, căn cứ ghi sổ là giấy báo Nợ, giấy báo Có hoặc sao kê, kèm chứng từ gốc như ủy nhiệm chi. Nhận chứng từ của ngân hàng phải đối chiếu ngay với chứng từ gốc. Cuối tháng mà chưa tìm ra nguyên nhân chênh lệch thì ghi sổ theo số của ngân hàng, phần lệch ghi vào bên Nợ tài khoản 138 (khi sổ kế toán lớn hơn ngân hàng) hoặc bên Có tài khoản 338 (khi nhỏ hơn), sang tháng sau tiếp tục tra. Mỗi tài khoản ở mỗi ngân hàng theo dõi riêng, và khoản thấu chi không được ghi âm trên 112 mà theo dõi như khoản vay. Cách làm cụ thể nằm ở bài đối chiếu sổ phụ ngân hàng.

Với công nợ, mỗi khoản phải thu của khách hàng được theo dõi theo từng đối tượng, từng nội dung, từng lần thanh toán, và phải tách khoản dự kiến thu trong vòng 12 tháng khỏi khoản thu sau mốc đó, tính từ ngày khóa kỳ. Tài khoản 131 có thể dư Có khi khách ứng trước hoặc trả thừa; khi lập báo cáo, bạn lấy số dư chi tiết của từng khách để ghi vào cả hai bên, số dư Nợ ở tài sản và số dư Có ở nguồn vốn, chứ không bù trừ giữa các khách với nhau. Tài khoản 331 làm ngược lại: dư Nợ là tiền đã ứng trước cho người bán. Chế độ chỉ cho bù trừ tài sản và nợ phải trả khi chúng liên quan đến cùng một đối tượng, có vòng quay nhanh và phát sinh từ giao dịch cùng loại.

Thông tư 99 áp dụng từ năm tài chính bắt đầu từ ngày 01/01/2026 và thay Thông tư 200; Thông tư 133 là chế độ của doanh nghiệp nhỏ và vừa, hiệu lực từ 01/01/2017. Công ty bạn thuộc chế độ nào thì xem bài về chế độ kế toán doanh nghiệp 2026.

Hằng tháng: đối chiếu sổ tiền gửi với sao kê của từng tài khoản ngân hàng, treo phần chưa rõ ở 138 hoặc 338; kiểm kê quỹ định kỳ (mẫu hướng dẫn nêu cuối tháng, cuối quý, cuối năm hoặc đột xuất) và lập bảng kiểm kê quỹ; xem danh sách khoản phải thu quá hạn để nhắc nợ; kiểm tra khoản mua từ 5 triệu đồng đã có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt chưa.

Cuối năm: kiểm kê quỹ; gửi và nhận biên bản đối chiếu công nợ; rà từng khoản phải thu quá hạn để trích lập dự phòng; phân loại nợ phải thu, phải trả theo kỳ hạn còn lại; đánh giá lại số dư ngoại tệ nếu có.

1. 1

   Thanh toán không dùng tiền mặt: khoản mua nào phải có chứng từ ngân hàng để được khấu trừ GTGT và tính chi phí.

2. 2

   Kiểm kê quỹ tiền mặt: lập bảng kiểm kê, hạch toán quỹ thừa, quỹ thiếu.

3. 3

   Đối chiếu sổ phụ ngân hàng: tìm nguyên nhân lệch cuối tháng, ủy nhiệm chi, phí ngân hàng.

4. 4

   Tiền gửi có kỳ hạn: vì sao ở 128 và cách ghi gửi, rút, lãi.

5. 5

   Biên bản đối chiếu công nợ: mẫu, cách lập, khi đối tác không ký.

6. 6

   Bù trừ công nợ: giấy tờ để bù trừ mà vẫn giữ được khấu trừ thuế và chi phí.

7. 7

   Tuổi nợ phải thu: lập bảng tuổi nợ làm căn cứ đòi nợ và trích dự phòng.

Xong nhóm này, bạn sang trụ cột kế tiếp là kế toán mua hàng và bán hàng, nơi mỗi giao dịch mua bán sinh ra các khoản công nợ vừa học.

ketoanx.com/receipts

Các màn theo thứ tự làm việc

1. 1

   Quỹ, ngân hàng→, Thu, chi, chứng từ khác: bấm Lập chứng từ để lập phiếu thu, phiếu chi, báo có, báo nợ cho khoản không gắn với một hóa đơn; nhiều phiếu một lúc thì dùng Thu, chi hàng loạt.

2. 2

   Bán hàng→, Thu tiền khách hàng: chọn khách ở ô Khách hàng, bấm Xem, nhập số thu cho từng chứng từ bán còn nợ. Ô Hình thức có Tiền mặt (phiếu thu) và Chuyển khoản (báo có); chọn chuyển khoản thì thêm ô Tài khoản ngân hàng. Bấm Cất và ghi sổ phiếu thu, phần mềm ghi giảm công nợ 131 và đối trừ vào đúng chứng từ.

3. 3

   Mua hàng→, Trả tiền nhà cung cấp: cùng màn, phía phải trả. Ô Nhà cung cấp, hình thức Tiền mặt (phiếu chi) hoặc Chuyển khoản (báo nợ), nút Cất và ghi sổ phiếu chi, ghi giảm công nợ 331.

4. 4

   Quỹ, ngân hàng→, Tài khoản ngân hàng, đối chiếu: Thêm tài khoản ngân hàng với Số tài khoản, Ngân hàng, TK kế toán theo dõi, Loại tiền. Mỗi tài khoản có nút Đối chiếu để nhập sổ phụ từ tệp Excel (.xlsx, tối đa 5 MB và 5.000 dòng) bằng Nhập sổ phụ, rồi chọn một dòng sổ phụ và một chứng từ để Ghép hai dòng đã chọn, hoặc Tự ghép các cặp gợi ý. Dòng chưa có chứng từ thì Lập tay với TK đối ứng.

5. 5

   Quỹ, ngân hàng→, Kiểm kê quỹ: lập biên bản bằng cách nhập số tờ theo từng mệnh giá, nút Lưu biên bản kiểm kê, rồi chọn cách xử lý chênh lệch. Mặc định là Chưa rõ nguyên nhân, chờ xử lý (thừa 3381, thiếu 1381).

6. 6

   Quỹ, ngân hàng→, Tiền gửi có kỳ hạn, cho vay để theo dõi sổ tiết kiệm ở tài khoản 128 (1281), tách khỏi 112.

7. 7

   Quỹ, ngân hàng→, Công nợ tổng hợp, Công nợ theo hóa đơn và Tuổi nợ: xem còn nợ bao nhiêu, quá hạn bao nhiêu ngày. Hai nút Phải thu 131 và Phải trả 331 đổi phía; trên Công nợ theo hóa đơn chọn một đối tượng thì có nút Biên bản đối chiếu công nợ và Thông báo công nợ. Bù trừ phải thu với phải trả của cùng một đối tượng lập ở trang thu tiền hoặc trả tiền, ô Ngày bù trừ, Số tiền bù trừ, nút Lập chứng từ bù trừ, ghi Nợ 331, Có 131.

Kiểm lại và giới hạn

Cuối ngày mở Sổ quỹ của thủ quỹ để so tồn của thủ quỹ với sổ kế toán, cuối tháng mở Bảng kê số dư ngân hàng (cột chênh lệch giữa sổ kế toán và sổ phụ) và Tuổi nợ. Giới hạn cần biết: KetoanX chưa tự kéo giao dịch từ ngân hàng, sổ phụ phải nhập bằng tệp; trang thu tiền làm việc trên chứng từ còn nợ, nên khách trả trước khi chưa có hóa đơn thì bạn lập phiếu thu thường ở Thu, chi, chứng từ khác rồi ghép khi có hóa đơn. KetoanX không có chế độ kế toán hộ kinh doanh. Xem thêm phần [quỹ và ngân hàng](/tinh-nang#quy-ngan-hang).

Muốn xem đủ mọi ô, mọi nút và lỗi hay gặp của màn này, đọc bài hướng dẫn sử dụng thu tiền khách hàng.