Theo dõi tuổi nợ phải thu: lập bảng tuổi nợ từng hóa đơn, nhắc nợ và làm căn cứ trích lập dự phòng

Bảng nên có hai tầng: tầng hóa đơn để biết cụ thể phải đòi khoản nào, và tầng khách để xem tổng. Thông tư 99 đòi khoản phải thu của khách hàng được theo dõi chi tiết theo từng đối tượng, từng nội dung phải thu, kỳ hạn thu hồi và từng lần thanh toán, nên dữ liệu để dựng hai tầng này đã có sẵn trong sổ chi tiết nếu bạn theo dõi đúng như vậy.

Công thức: số ngày quá hạn = ngày chốt - ngày đến hạn. Kết quả từ 0 trở xuống là chưa đến hạn. Khách trả một phần thì chỉ tính tuổi cho phần còn nợ, giữ nguyên ngày đến hạn của hóa đơn. Khách ứng trước hoặc trả thừa tạo số dư Có ở tài khoản 131 của riêng khách đó; bạn tách nó khỏi các hóa đơn còn nợ chứ không trừ vào hóa đơn của khách khác, vì tuổi nợ phải sát từng đối tượng.

Hai khách có bốn hóa đơn còn nợ tại ngày chốt 31/10/2026:

Xếp vào các cột:

Đọc bảng này ra việc cần làm: hóa đơn 0000090 của khách B đã quá hạn hơn sáu tháng, đứng đầu danh sách gọi và cần biên bản đối chiếu; hóa đơn 0000101 của khách A sắp sang cột trên 90 ngày; hóa đơn 0000177 chưa tới hạn nhưng nên nhắc trước vài ngày.

Khách không đồng ý số nợ thì quay lại đối chiếu từng hóa đơn và lập biên bản, xem bài biên bản đối chiếu công nợ. Khách và bạn cùng có nợ với nhau thì cân nhắc bù trừ công nợ.

Với ví dụ trên, đến 31/12/2026 hóa đơn 0000090 của khách B đã quá hạn 8 tháng 11 ngày, thuộc bậc 6 tháng đến dưới 1 năm. Nếu cuối năm vẫn còn nợ 60.000.000 đồng thì mức trích là 60.000.000 × 30% = 18.000.000 đồng. Hóa đơn của khách A quá hạn chưa đến 6 tháng nên chưa phải trích. Điều kiện hồ sơ để khoản trích được tính vào chi phí thuế và phần hạch toán xóa nợ nằm ở bài trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.

Nếu bảng tuổi nợ của bạn đã cho từng hóa đơn đúng hạn gốc, bạn chỉ cần đổi cách chia cột từ ngày sang tháng cho lần chốt cuối năm.

ketoanx.com/reports/aging

Các bước

1. 1

   Trước khi xem bảng, bảo đảm chứng từ bán chịu có hạn. Ở chứng từ bán, ô Hạn nợ chỉ hiện khi ô Thu tiền chọn Chưa thu tiền; bỏ trống thì phần mềm tự lấy ngày chứng từ cộng số ngày được nợ khai trong danh mục khách. Khách không khai số ngày được nợ thì hạn chính là ngày chứng từ. Với hóa đơn 0000101 của ví dụ, hạn 15/08/2026 phải nằm ở ô này, không phải ngày xuất hóa đơn.

2. 2

   Vào Quỹ, ngân hàng→, Tuổi nợ. Trang mở ở tài khoản 131; nút Phải thu 131 và Phải trả 331 đổi qua lại, nút Nợ quá hạn (mặc định) và Nợ trước hạn đổi cách xếp cột.

3. 3

   Ô Tính đến ngày chọn 31/10/2026, là ngày chốt của ví dụ. Mặc định là hôm nay; chọn ngày trong quá khứ thì bảng dựng lại số nợ của ngày đó.

4. 4

   Ô Mốc ngày (cách nhau bằng dấu phẩy) để trống thì dùng 30, 60, 90. Khách của bạn quen kỳ 45 hay 120 ngày thì gõ 45, 90, 120. Mốc phải là số nguyên từ 1 đến 3650, tối đa 8 mốc; gõ sai thì dưới bảng hiện Mốc ngày phải là số nguyên từ 1 đến 3650, cách nhau bằng dấu phẩy. Đang dùng mốc mặc định 30, 60, 90.

5. 5

   Bấm Xem. Với mốc mặc định các cột là Chưa đến hạn, Quá hạn 1-30 ngày, Quá hạn 31-60 ngày, Quá hạn 61-90 ngày, Quá hạn trên 90 ngày, Khác (đầu kỳ nhập gộp, chưa đối trừ) và Số dư công nợ. Khách A ra 30.000.000 ở Chưa đến hạn, 25.000.000 ở Quá hạn 1-30 ngày, 40.000.000 ở Quá hạn 61-90 ngày, tổng 95.000.000; khách B ra 60.000.000 ở Quá hạn trên 90 ngày. Dòng Tổng cộng cuối bảng là 155.000.000 và chữ Tổng quá hạn dưới bảng là 125.000.000.

6. 6

   Bấm Chi tiết theo chứng từ để có thêm bảng từng chứng từ với các cột Số chứng từ, Số hóa đơn, Hạn thanh toán, Số ngày quá hạn, Khoảng, Còn nợ. Đây là tầng hóa đơn của bài: hóa đơn 0000090 hiện 194 ngày quá hạn. Bấm tên khách ở bảng trên để sang sổ chi tiết công nợ của riêng khách ấy.

7. 7

   Muốn gọi nhắc: vào Bán hàng→, Đợt thu nợ, bấm Lập đợt thu nợ. Ô Tên đợt có sẵn Thu nợ quá hạn tháng 10/2026; Ngày lập không được sau hôm nay; Quá hạn từ (ngày) mặc định 1; Nhân viên phụ trách và Ghi chú không bắt buộc. Bấm Xem trước khách nợ quá hạn, tick khách cần gọi (A và B), bấm Lập đợt thu nợ.

8. 8

   Trong đợt, chọn một khách rồi điền Ngày liên hệ, Kênh, Kết quả, Ngày nhắc lại, Nội dung trao đổi và bấm Ghi kết quả liên hệ. Ô Kết quả có Đã liên hệ, Hẹn trả, Khách chưa đồng ý số nợ, Không liên lạc được, Đã trả đủ, Đã đóng. Chọn Hẹn trả thì hiện thêm Ngày hẹn trả (bắt buộc, không trước ngày liên hệ, nếu không báo Hẹn trả cần ngày hẹn) và Số tiền hẹn trả. Ngày nhắc lại bỏ trống thì phần mềm tự đặt: ngày hẹn cộng 1, không liên lạc được sau 2 ngày, còn lại sau 7 ngày. Nút Gửi thư nhắc nợ gửi email cho khách nếu công ty đã cài thư.

9. 9

   Khách không đồng ý số nợ như khách B: vào Quỹ, ngân hàng→, Công nợ theo hóa đơn, chọn khách ở ô Đối tượng và bấm Biên bản đối chiếu công nợ hoặc Thông báo công nợ để gửi khách.

10. 10

    Cuối năm vào Thuế, cuối kỳ→, Trích lập, hoàn nhập dự phòng, chọn tab 2293 · phải thu khó đòi, ô Ngày lập (cuối kỳ) chọn 31/12/2026 rồi bấm Xem. Hóa đơn 0000090 hiện quá hạn theo ngày, cột Căn cứ trích 60.000.000 và Tỷ lệ (%) gợi ý 30, Phải trích 18.000.000. Sửa tỷ lệ từng dòng nếu cần, rồi bấm Lập chứng từ trích lập, hoàn nhập.

Phần mềm tự ghi gì

Bảng Tuổi nợ và Đợt thu nợ chỉ đọc sổ, không sinh bút toán. Số liệu lấy từ chứng từ bán chịu đã ghi sổ (Nợ 131) trừ các lần thu đã đối trừ ở Bán hàng→, Thu tiền khách hàng (phiếu thu Nợ 111 hoặc báo có Nợ 112, Có 131). Khách trả một phần thì chỉ phần còn nợ được tính tuổi, hạn của chứng từ giữ nguyên. Cột Đã thu từ ngày lập của đợt thu nợ tính từ các phiếu thu, báo có ghi Có 131 sau ngày lập đợt.

Lập chứng từ trích lập ghi Nợ 6426, Có 2293 phần chênh giữa số phải trích và số dư 2293 hiện có, ví dụ 18.000.000 cho hóa đơn của khách B; số dư đã lớn hơn thì ghi ngược lại (hoàn nhập). Theo Thông tư 133 tài khoản chi phí là 6422 khi chart có tài khoản này.

Kiểm lại và giới hạn

Cột Số dư công nợ của từng khách phải khớp Quỹ, ngân hàng→, Công nợ tổng hợp cùng ngày; chênh lệch nằm ở cột Khác, là tiền khách trả trước, phiếu thu chưa đối trừ hay số dư đầu kỳ nhập gộp chưa chia theo hóa đơn, số âm là khách trả thừa hoặc trả trước. Chữ nhỏ dưới bảng cho biết thêm khoản hạch toán vào 131 mà không gắn khách nào. Muốn tiền trả trước hết nằm ở cột Khác thì đối trừ nó vào đúng hóa đơn ở màn Thu tiền khách hàng.

Giới hạn: bảng tuổi nợ chia cột theo ngày, không theo tháng; nhưng màn trích lập có sẵn bảng tháng riêng, tính số tháng tròn từ hạn thanh toán ghi trên chứng từ bán nên chưa biết việc hai bên gia hạn nợ sau đó. Thông tư 99 loại trừ phần gia hạn, vì thế khoản đã được gia hạn bạn tự sửa Tỷ lệ (%). Bậc 30%, 50%, 70%, 100% trong phần mềm trùng với bài, nhưng phần mềm đang ghi căn cứ là Thông tư 48/2019 chứ chưa dẫn Thông tư 99. Mốc ngày của bảng tuổi nợ không ảnh hưởng gì đến bậc dự phòng. Đợt thu nợ theo dõi theo khách, không theo từng hóa đơn; doanh nghiệp viễn thông hay bán lẻ trả chậm với cá nhân có bậc ngắn hơn cũng tự sửa tỷ lệ thủ công. Khung chung của mảng tiền và công nợ ở bài kế toán vốn bằng tiền và công nợ; xong bài này bạn sang trụ cột kế toán mua hàng và bán hàng. Các màn này thuộc nhóm quỹ và ngân hàng của KetoanX.

Cách nhập từng ô và các trường hợp khác của màn này có đủ trong bài hướng dẫn sử dụng tuổi nợ.

Khi đã có bảng tuổi nợ, việc nhắc và thu từng khách làm theo bài hướng dẫn đợt thu nợ.