Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán: cách mở và ghi, kể cả công nợ ngoại tệ

Khách nước ngoài trả bằng USD thì theo dõi bằng S32-DN. Công ty chỉ cần mở S32 cho đối tượng thật sự giao dịch ngoại tệ, các đối tượng còn lại dùng S31. Công ty theo Thông tư 133 dùng các mẫu cùng chức năng nhưng đánh số khác: S12-DNN, S13-DNN và S14-DNN.

Sổ cái 131 chỉ cho biết tổng khách đang nợ bao nhiêu. Sổ chi tiết cho biết ai nợ, nợ từ chứng từ nào, đã trả những lần nào. Một đối tượng vừa mua vừa bán với công ty có hai sổ độc lập, một trên 131 và một trên 331.

Cột 1 ghi thời hạn được hưởng chiết khấu thanh toán trên hóa đơn mua hoặc bán, ví dụ hóa đơn ghi "2/10, net 30" thì ghi mốc 10 ngày ở đây. Nếu công ty không có chính sách chiết khấu thanh toán, cột này để trống. Cột 2 và 3 là số phát sinh bên Nợ và bên Có của tài khoản. Cột 4 và 5 là số dư Nợ hoặc dư Có sau từng nghiệp vụ.

Tài khoản 131 thường dư Nợ (khách còn nợ), tài khoản 331 thường dư Có (công ty còn nợ nhà cung cấp). Khách ứng trước tiền thì 131 dư Có ở đối tượng đó, nhà cung cấp nhận tiền ứng trước thì 331 dư Nợ. Những số dư ngược chiều này vẫn nằm trong sổ của đúng đối tượng: tài khoản 331 theo dõi cả tiền đã ứng trước cho người bán ngay trong chi tiết từng người.

Dòng "số dư đầu kỳ" của sổ lấy từ dòng số dư cuối kỳ của kỳ trước. Khi mở sổ cho năm mới, số dư cuối năm trước chuyển sang nguyên vẹn theo từng đối tượng.

Tỷ giá trong cột 1 theo quy tắc của tài khoản phải thu: bên Nợ dùng tỷ giá giao dịch thực tế, bên Có dùng tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá ghi sổ. Nghĩa là khi khách trả tiền, bạn ghi giảm công nợ theo tỷ giá lúc ghi nhận khoản phải thu (tỷ giá ghi sổ), còn tiền thực nhận về tài khoản ngân hàng tính theo tỷ giá ngày nhận. Phần lệch giữa hai con số là chênh lệch tỷ giá, hạch toán ở tài khoản khác chứ không nằm trong số dư công nợ.

Cuối kỳ kế toán, số dư nguyên tệ còn lại phải được đánh giá lại theo tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình của ngân hàng thương mại nơi công ty thường xuyên giao dịch. Số nguyên tệ không đổi, chỉ số quy đổi ra đồng đổi, nên trên sổ đó là một dòng có phần quy đổi mà phần nguyên tệ bằng không. Cách chọn tỷ giá cho từng loại nghiệp vụ được giải thích riêng trong bài [tỷ giá trong kế toán](/kien-thuc/ty-gia-trong-ke-toan).

S33-DN có cấu trúc gần giống S32-DN. Điểm khác là nó dùng cho các tài khoản thanh toán còn lại, ví dụ khoản vay hoặc khoản ký quỹ bằng ngoại tệ, và không có cột thời hạn chiết khấu.

Ngày 25/03 ngân hàng báo có 3.000 x 26.100 = 78.300.000 đồng, hơn số ghi giảm công nợ 300.000 đồng. Khoản này là lãi tỷ giá khi thanh toán, ghi ở tài khoản doanh thu tài chính, không đưa vào sổ S32. Ngày 31/03 số dư 2.000 USD đánh giá lại ra 2.000 x 26.150 = 52.300.000 đồng, tăng 300.000 so với 52.000.000, và dòng đánh giá lại ghi đúng số chênh đó.

Cách kiểm đơn giản là cộng riêng hai nhóm: tổng dư Nợ của các đối tượng trên 131 phải bằng số dư Nợ của sổ cái 131, tổng dư Có của các đối tượng phải bằng số dư Có. Đừng cộng gộp dư Nợ trừ dư Có rồi so một con số duy nhất, vì cách đó che mất lỗi nằm ở hai đối tượng bù trừ nhau. Công nợ ngoại tệ kiểm hai lần: tổng nguyên tệ khớp báo cáo ngoại tệ, tổng quy đổi khớp sổ cái.

Sổ lệch thường vì một trong ba nguyên nhân: chứng từ ghi vào 131 mà chưa gắn đối tượng, bút toán kết chuyển hoặc đánh giá lại ghi thẳng vào tài khoản tổng hợp, hoặc ghi nhầm khách này sang khách khác. Sau khi sổ khớp, bạn mới đưa số liệu cho khách đối chiếu bằng [biên bản đối chiếu công nợ](/kien-thuc/bien-ban-doi-chieu-cong-no).

ketoanx.com/reports/debt

Các bước

1. 1

   Mở Quỹ, ngân hàng→, Công nợ tổng hợp, bấm Phải thu 131 (hoặc Phải trả 331), chọn Từ ngày 01/03/2026, Đến ngày 31/03/2026, bấm Xem. Mỗi đối tượng một dòng với Dư đầu kỳ, Phát sinh Nợ, Phát sinh Có, Dư cuối kỳ; số dương là dư Nợ, số âm là dư Có, và dòng không chỉ rõ đối tượng gom các bút toán 131 chưa gắn khách. Nút Tuổi nợ, Công nợ theo hóa đơn, Biên bản bù trừ và Xuất Excel nằm ở đầu trang.

2. 2

   Mở sổ S31-DN: ở Báo cáo→, Tất cả báo cáo bấm Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán. Ô Loại công nợ chọn Phải thu của người mua (131), ô Đối tượng bắt buộc chọn một khách (danh sách chỉ có khách hàng khi chọn 131, chỉ nhà cung cấp khi chọn 331), nhập khoảng ngày rồi bấm Xem sổ. Sổ có cột TK đối ứng, Hạn thanh toán, Phát sinh Nợ, Phát sinh Có, Số dư Nợ, Số dư Có.

3. 3

   Trước khi xem sổ ngoại tệ, ghi khoản thu ngày 25/03 ở Bán hàng→, Thu tiền khách hàng: chọn chứng từ bán 5.000 USD, nhập 3.000 USD và tỷ giá ngày thu 26.100; cột Tỷ giá ghi sổ của chứng từ hiện 26.000.

4. 4

   Cuối tháng, vào Quỹ, ngân hàng→, Ngoại tệ, ô Cuối tháng của ngày chọn 31/03/2026 rồi bấm Xem số dư. Ở khung Đánh giá lại cuối tháng, ô Cách đánh giá lại để theo đề xuất cho chế độ của công ty; công ty theo Thông tư 99 nhập cùng số 26.150 vào Tỷ giá mua và Tỷ giá bán (ô tự điền nếu bảng tỷ giá ngày 31/03 đã có). Bấm Xem trước để thấy chênh lệch 300.000 của khách Singapore, rồi Ghi sổ đánh giá lại.

5. 5

   Mở sổ S32-DN: Báo cáo→, Tất cả báo cáo, Sổ chi tiết thanh toán bằng ngoại tệ. Ngoài Loại công nợ và Đối tượng, ô Loại ngoại tệ bắt buộc chọn USD. Sổ ra ba dòng như bảng của bài: ngày 10/03 Tỷ giá 26.000, Số phát sinh Nợ 5.000 USD và 130.000.000; ngày 25/03 Số phát sinh Có 3.000 USD và 78.000.000; ngày 31/03 dòng đánh giá lại chỉ có 300.000 ở phần Quy ra đồng. Cuối sổ, Số dư Nợ là 2.000 USD và 52.300.000.

6. 6

   Gửi khách: Bán hàng→, Thông báo công nợ theo ngoại tệ, ô Loại chọn Phải thu khách hàng, chọn khách, Tính đến ngày 31/03/2026, bấm Xem rồi In thông báo. Thông báo liệt kê chứng từ còn nợ theo nguyên tệ, cột Quy đổi theo tỷ giá ghi sổ (VND) và dòng Số tiền bằng chữ đọc theo USD.

Phần mềm tự ghi gì

Các sổ không ghi bút toán. Chứng từ thu ngày 25/03 ghi Nợ 1122 78.300.000, Có 131 78.000.000 theo tỷ giá ghi sổ của chứng từ bán, Có 515 300.000 phần lãi tỷ giá; lỗ thì ghi Nợ 635. Đây đúng là lý do bài nói khoản 300.000 không nằm trong số dư công nợ. Bút toán đánh giá lại ngày 31/03 ghi Nợ 131 300.000 cho riêng khách đó, bên Có là 515 theo cách mặc định của Thông tư 99 (ghi thẳng), hoặc 413 rồi kết chuyển số thuần với Thông tư 200, Thông tư 133; dòng này lên sổ S32-DN chỉ có số quy đổi.

Sổ chưa đủ tham số thì báo, ví dụ Chọn loại ngoại tệ để xem sổ khi bỏ trống ô ngoại tệ. Chưa có chứng từ hay số dư đầu kỳ ngoại tệ nào thì dưới khung lọc ghi Chưa có loại ngoại tệ nào.

Kiểm lại và giới hạn

Đối chiếu như bài hướng dẫn: tổng dư Nợ, tổng dư Có của các khách trên Công nợ tổng hợp với sổ cái 131 ở Báo cáo→, Cân đối phát sinh; dòng không chỉ rõ đối tượng khác 0 là dấu hiệu chứng từ chưa gắn khách. Màn Công nợ tổng hợp chỉ có một cột Dư cuối kỳ mang dấu, và dòng Tổng cộng là số ròng, nên muốn cộng riêng dư Nợ và dư Có thì tải Excel rồi lọc số dương, số âm.

Điểm khác với thông tư: cột thứ nhất sau tài khoản đối ứng của S31-DN, S32-DN là hạn thanh toán lấy từ chứng từ, không phải thời hạn hưởng chiết khấu thanh toán. S33-DN chọn tài khoản và ngoại tệ, đối tượng không bắt buộc. Màn hình sổ hiện tối đa 5.000 dòng đầu, nên đối tượng nhiều chứng từ thì thu hẹp khoảng ngày. Toàn bộ sổ ở mục sổ sách và báo cáo của KetoanX; các nút của màn tổng hợp có trong hướng dẫn màn Công nợ tổng hợp.