Thẻ TSCĐ, sổ tài sản cố định và sổ theo dõi tại nơi sử dụng: cách lập

Cả ba mẫu dùng cho cả bốn hình thức ghi sổ trong Phụ lục III. Hao mòn và khấu hao đi vào thẻ từ bảng khấu hao, nên ba sổ này chỉ khớp khi bảng khấu hao đúng. Các phương pháp tính khấu hao nằm ở bài [phương pháp khấu hao tài sản cố định](/kien-thuc/phuong-phap-khau-hao-tscd). Cách đối chiếu sổ chi tiết với sổ cái cũng giống phần kho trong bài [thẻ kho, sổ chi tiết vật tư và bảng nhập xuất tồn](/kien-thuc/so-chi-tiet-vat-tu-the-kho-nhap-xuat-ton).

Thẻ lập cho từng đối tượng ghi tài sản cố định, dùng chung cho nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc thiết bị, cây, con, gia súc. Căn cứ lập thẻ gồm biên bản giao nhận tài sản, biên bản đánh giá lại, bảng phân bổ khấu hao, biên bản thanh lý và các tài liệu kỹ thuật liên quan. Thẻ có bốn phần:

1. 1

   Chỉ tiêu chung: tên, ký mã hiệu, quy cách, số hiệu, nước sản xuất, năm sản xuất, bộ phận quản lý và sử dụng, năm bắt đầu sử dụng, công suất hoặc diện tích thiết kế, ngày và lý do đình chỉ sử dụng.

2. 2

   Nguyên giá và hao mòn: nguyên giá lúc hình thành và qua từng thời kỳ khi đánh giá lại, xây dựng, trang bị thêm hoặc tháo bớt bộ phận; giá trị hao mòn trích hằng năm và cộng dồn.

3. 3

   Phụ tùng, dụng cụ kèm theo tài sản, với số lượng và giá trị.

4. 4

   Cuối tờ thẻ, ghi giảm tài sản: ngày của chứng từ ghi giảm và lý do giảm.

Tài sản không trích khấu hao mà phải tính hao mòn, như tài sản dùng cho sự nghiệp, phúc lợi, cũng ghi hao mòn vào thẻ. Thẻ do kế toán tài sản cố định lập, kế toán trưởng soát xét, giám đốc ký, và lưu ở phòng kế toán suốt thời gian sử dụng tài sản.

Sổ theo dõi tại nơi sử dụng: mỗi đơn vị hoặc bộ phận mở một sổ. Căn cứ chứng từ tăng, giảm tài sản và dụng cụ, mỗi dòng ghi tên nhãn hiệu, đơn vị tính, số lượng, nguyên giá (hoặc đơn giá dụng cụ), số tiền bằng số lượng nhân nguyên giá, rồi chứng từ, lý do, số lượng và giá trị khi giảm. Phòng nào nhận máy tính, bàn ghế gì, từ ngày nào, hiện còn không: sổ này trả lời được, nên cuộc kiểm kê cuối năm bắt đầu từ nó.

Phần hao mòn của thẻ tài sản:

Giá trị còn lại cuối năm 2026 là 120.000.000 - 36.000.000 = 84.000.000 đồng. Sổ tài sản cố định (loại máy móc thiết bị) ghi dòng của máy này với nguyên giá 120.000.000, tỷ lệ 20% và số khấu hao một năm 24.000.000. Sổ theo dõi tại nơi sử dụng của phân xưởng cắt ghi 1 máy, nguyên giá 120.000.000, kèm các dụng cụ phân xưởng đang giữ, chẳng hạn 10 ghế đơn giá 800.000 đồng, số tiền 8.000.000 đồng.

Với ví dụ trên, nếu máy cắt là tài sản duy nhất, tài khoản 211 dư Nợ 120.000.000 đồng và tài khoản 214 dư Có 36.000.000 đồng vào cuối năm 2026. Hao mòn lệch thì xem trước tài sản mới ghi tăng mà chưa vào bảng khấu hao, và tài sản đã thanh lý trên thẻ nhưng chưa ghi giảm ở sổ khác.

ketoanx.com/assets/register

Các bước

1. 1

   Mở Tài sản, chi phí→, Tài sản cố định. Máy cắt của ví dụ dùng từ 01/07/2025, trước khi sổ năm 2026 lên phần mềm, nên mở khối Thêm thẻ tài sản không kèm chứng từ. Tài sản mua mới trong năm thì bấm Ghi tăng có chứng từ để phần mềm ghi luôn bút toán tăng.

2. 2

   Nhập Mã TSCĐ (ví dụ MC-01, tối đa 30 ký tự, không trùng), Tên tài sản Máy cắt và Ngày ghi tăng 01/07/2025. Ngày ghi tăng là ngày bắt đầu tính khấu hao, cũng là ngày đưa vào sử dụng in trên thẻ.

3. 3

   Nguyên giá 120.000.000, Thời gian sử dụng (tháng) 60 (cũng là số mặc định), Giá trị thanh lý để 0. Ở Hao mòn lũy kế đầu kỳ nhập 12.000.000, tức sáu tháng năm 2025 đã trích ở sổ cũ; số này không được vượt nguyên giá trừ giá trị thanh lý.

4. 4

   TK nguyên giá 211 đi cặp TK hao mòn 2141, lệch cặp thì phần mềm chặn khi lưu. TK chi phí chọn tài khoản chi phí khấu hao của phân xưởng (ví dụ 6274). Bộ phận sử dụng gõ Phân xưởng cắt: chữ này quyết định máy nằm ở trang nào của sổ S22-DN. Phương pháp khấu hao giữ Đường thẳng, rồi bấm Thêm.

5. 5

   Cuối mỗi tháng năm 2026, ở khối Tính khấu hao chọn Kỳ và bấm Tính khấu hao kỳ. Máy cắt nhận 2.000.000 mỗi tháng; bấm lại cho tháng đã trích thì không sinh thêm.

6. 6

   Bấm mã MC-01 ở cột Mã để mở thẻ, rồi bấm Thẻ tài sản (S23). Phần hao mòn gộp theo năm: dòng Đầu kỳ 12.000.000 lấy từ ô hao mòn lũy kế đầu kỳ, dòng 2026 là 24.000.000 khi đủ 12 tháng, cột Cộng dồn lên 36.000.000. Dòng ghi giảm ở cuối thẻ để chấm cho tới khi tài sản bị ghi giảm.

7. 7

   Vào Tài sản, chi phí→, Sổ tài sản, bảng khấu hao, chọn Từ tháng 01/2026, Đến tháng 12/2026 và bấm Xem sổ. Muốn sổ chia theo loại như S21-DN thì khai loại (ví dụ Máy móc thiết bị) ở Tài sản, chi phí→, Loại tài sản cố định, chọn loại ấy ở ô Loại tài sản trong phần sửa thẻ, rồi tích Nhóm theo loại; mỗi loại có thêm dòng Cộng loại.

8. 8

   Vào Tài sản, chi phí→, Sổ TSCĐ, CCDC theo nơi sử dụng, chọn Đến ngày 31/12/2026, Bộ phận Phân xưởng cắt và bấm Xem sổ. Khung Nơi sử dụng: Phân xưởng cắt có máy cắt (số lượng 1, đơn giá 120.000.000) và 10 ghế 800.000 đồng nếu khoản công cụ ấy ghi cùng bộ phận sử dụng. Bấm In sổ để in.

Phần mềm tự ghi gì

Thẻ lập ở khối không kèm chứng từ không sinh bút toán, nên 120.000.000 nguyên giá và 12.000.000 hao mòn phải có sẵn trong số dư đầu kỳ của 211 và 2141 (nhập ở Hệ thống→, Số dư đầu kỳ). Mỗi lần tính khấu hao, phần mềm lập một chứng từ loại Khấu hao TSCĐ ngày cuối tháng: Nợ 6274 2.000.000, Có 2141 2.000.000; mười hai tháng năm 2026 cộng lại 24.000.000. Tháng ghi tăng và tháng ghi giảm tính theo số ngày, và tổng đã trích không vượt phần còn phải khấu hao. Thẻ có bảng phân bổ cho nhiều bộ phận thì chi phí chia theo tỷ lệ của bảng. Câu báo hay gặp: Giá trị thanh lý phải nhỏ hơn nguyên giá, và Không có tài sản nào phát sinh khấu hao trong kỳ này (hoặc đã trích rồi) khi bấm tính cho tháng đã trích.

Kiểm lại và giới hạn

Bảng cuối màn Sổ tài sản, bảng khấu hao làm đúng phép đối chiếu ở mục trên: với mỗi tài khoản ghi trên thẻ có ba số Theo sổ tài sản, Theo sổ cái và Chênh lệch. Ở ví dụ, đến tháng 12/2026 tài khoản 211 phải là 120.000.000 ở cả hai bên và 2141 là 36.000.000. Chênh lệch khác 0 bị tô đỏ, thường do thẻ chưa có số dư đầu kỳ tương ứng hoặc tài sản ghi giảm trên thẻ mà sổ cái chưa có chứng từ. Từng khối của màn thẻ được giải thích ở hướng dẫn màn Tài sản cố định.

Giới hạn: KetoanX không in sổ S21-DN nguyên mẫu; màn sổ tài sản có nguyên giá, khấu hao trong kỳ, lũy kế và giá trị còn lại nhưng không có cột tỷ lệ khấu hao một năm và chứng từ ghi tăng. Thẻ S23 in ra chưa có nước sản xuất, năm sản xuất, công suất thiết kế và phần phụ tùng, dụng cụ kèm theo; các dòng này bạn ghi tay lên bản in. Phần mềm trích khấu hao theo ba phương pháp: đường thẳng, số dư giảm dần có điều chỉnh, và theo số lượng, khối lượng sản phẩm. Các màn khác cùng nhóm nằm ở sổ sách và báo cáo của KetoanX.

Sổ theo nơi sử dụng in ra theo bài hướng dẫn sổ TSCĐ, CCDC theo nơi sử dụng.