Sổ chi tiết bán hàng: cách lập theo mặt hàng và đối chiếu doanh thu với sổ cái 511

Phần đầu mỗi dòng giống mọi sổ chi tiết: ngày ghi sổ, số hiệu và ngày chứng từ, nội dung nghiệp vụ, tài khoản đối ứng. Phần số tiền chia làm ba nhóm:

1. 1

   Cột 1, 2, 3: số lượng, đơn giá và thành tiền của lượng hàng đã bán hoặc dịch vụ đã cung cấp.

2. 2

   Cột 4: thuế giá trị gia tăng (hoặc thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu) phải nộp tính trên doanh số bán.

3. 3

   Cột 5: các khoản phải giảm trừ vào doanh thu, gồm chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán.

Sổ mở theo mặt hàng nên công ty có 200 mã hàng sẽ có 200 sổ. Công ty bán dịch vụ mở sổ theo loại dịch vụ hoặc theo hợp đồng, miễn là từng sổ trả lời được "dịch vụ này thu về bao nhiêu".

Chỗ dễ nhầm là cột 4. Tài khoản 511 ghi doanh thu không gồm thuế gián thu phải nộp (thuế GTGT kể cả khi nộp theo phương pháp trực tiếp, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu). Nếu doanh thu trên sổ đã tách thuế thì không trừ thuế thêm một lần nữa. Cột 4 chỉ có tác dụng khi chứng từ chưa tách được thuế ngay: lúc đó công ty được ghi doanh thu gồm cả thuế và định kỳ ghi giảm doanh thu phần thuế phải nộp, và cột 4 mang số thuế ấy để doanh thu thuần ra đúng.

Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá và hàng trả lại hạch toán ở tài khoản 521, và 521 không chứa thuế gián thu. Cách ghi nhận doanh thu ở 511 được trình bày ở bài [tài khoản 511 doanh thu bán hàng](/kien-thuc/tai-khoan-511-doanh-thu).

Doanh thu thuần là 20.000.000 - 5.000.000 = 15.000.000 đồng. Giá vốn là 12.000.000 của 10 máy xuất đi, trừ 2.400.000 của 2 máy nhập lại kho, còn 9.600.000. Lãi gộp là 15.000.000 - 9.600.000 = 5.400.000 đồng. Thuế GTGT 2.000.000 vẫn nằm ở cột thuế để tham chiếu, và không trừ vào doanh thu thuần vì thành tiền đã không gồm thuế.

Khi lệch, hãy xem theo thứ tự này. Trước hết là chứng từ bán hàng đã ghi sổ cái nhưng chưa gắn mặt hàng, ví dụ bút toán nhập tay vào 511, vì sổ chi tiết chỉ lấy dòng có mặt hàng. Sau đó là khoản thu tiền trước mà chưa giao hàng: theo nguyên tắc của 511, khoản này chỉ ghi bên Có tài khoản 131, chưa thành doanh thu, nên nếu có ai ghi nó vào 511 thì sổ cái sẽ cao hơn sự thật. Cuối cùng là khác kỳ: hàng trả lại của kỳ trước nhưng ghi giảm vào kỳ này sẽ làm sổ của hai kỳ lệch nhau theo hướng ngược chiều.

Khách hàng cũng cần có sổ riêng để biết họ còn nợ bao nhiêu, và đó là việc của [sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán](/kien-thuc/so-chi-tiet-thanh-toan-nguoi-mua-nguoi-ban), không phải của sổ bán hàng.

ketoanx.com/reports/sales-detail

Các bước

1. 1

   Mở sổ mẫu S35-DN: ở Báo cáo→, Tất cả báo cáo bấm Sổ chi tiết bán hàng (dòng ghi Doanh thu, thuế và các khoản giảm trừ của từng mặt hàng). Công ty theo Thông tư 133 sẽ thấy số hiệu S16-DNN ở đầu trang.

2. 2

   Ô Mặt hàng bắt buộc, chọn máy lọc nước A; chưa chọn thì sổ chỉ hiện Chọn mặt hàng để xem sổ chi tiết bán hàng. Từ ngày 01/04, Đến ngày 30/04, bấm Xem sổ.

3. 3

   Đọc sổ: dòng bán ngày 01/04 có Số lượng 10, Đơn giá 2.000.000, Thành tiền 20.000.000 và Thuế GTGT 2.000.000; dòng trả lại ngày 12/04 ghi 4.000.000 ở cột Trả lại, giảm giá, dòng giảm giá ngày 20/04 ghi 1.000.000 ở cùng cột. Cột TK đối ứng là 131 khi bán chịu, 111 hay 112 khi thu tiền ngay. Cuối sổ có Cộng số phát sinh và Doanh thu thuần 15.000.000. Nút Xuất Excel ở đầu trang tải đúng sổ đang xem.

4. 4

   Mở Báo cáo→, Sổ chi tiết bán hàng theo chứng từ để có giá vốn: Từ ngày 01/04, Đến ngày 30/04, Mặt hàng chọn máy lọc nước A, Khách hàng chọn khách X hoặc để Tất cả, bấm Xem sổ. Mỗi dòng có cột Loại, Số hóa đơn, Thành tiền trước chiết khấu, Chiết khấu, Thành tiền, Thuế GTGT, và với người được xem giá vốn thêm Giá vốn, Lãi gộp.

5. 5

   Ở bảng này dòng trả lại và giảm giá mang số âm. Dòng Tổng cộng cho Thành tiền 15.000.000, Giá vốn 9.600.000 (12.000.000 của 10 máy xuất trừ 2.400.000 của 2 máy nhập lại) và Lãi gộp 5.400.000, đúng ba số ở ví dụ. Bấm số chứng từ để mở chứng từ gốc; Xuất Excel tải đủ mọi dòng.

Phần mềm tự ghi gì

Hai sổ không ghi bút toán; chúng đọc lại các chứng từ đã ghi. Theo Thông tư 99, chứng từ bán ngày 01/04 đã ghi Nợ 131 22.000.000, Có 511 (tài khoản doanh thu của mặt hàng) 20.000.000, Có 33311 2.000.000 và Nợ 632 / Có 156 12.000.000; chứng từ trả lại ghi Nợ 5212 4.000.000, Nợ 33311 400.000, Có 131 4.400.000, kèm Nợ 156 / Có 632 2.400.000; chứng từ giảm giá ghi Nợ 5213 1.000.000, Nợ 33311 phần thuế, Có 131. Công ty theo Thông tư 133 thì trả lại, giảm giá ghi giảm thẳng 511. Sổ S35-DN lấy số từ chính các dòng hàng ấy, nên chứng từ ghi tay vào 511 mà không có mặt hàng sẽ không lên sổ.

Sổ S35-DN tính Doanh thu thuần bằng thành tiền trừ cột trả lại, giảm giá, không trừ thuế, đúng cách bài giải thích cho doanh thu đã tách thuế. Riêng cột Thuế GTGT của sổ ghi âm phần thuế của chứng từ trả lại, giảm giá, nên dòng cộng của cột thuế nhỏ hơn 2.000.000 khi các chứng từ đó có thuế.

Kiểm lại và giới hạn

Đối chiếu với sổ cái theo cách bài nêu: mở Báo cáo→, Cân đối phát sinh cùng khoảng ngày, phát sinh Có 511 phải bằng tổng Thành tiền của mọi mặt hàng và phát sinh Nợ 521 (5212 cộng 5213) bằng tổng cột trả lại, giảm giá. Lệch thì tìm bút toán 511 nhập tay bằng Báo cáo→, Sổ chi tiết của tài khoản 511.

Sổ S35-DN không có dòng giá vốn, lãi gộp; muốn xem hai số đó dùng báo cáo bán hàng hoặc sổ chi tiết theo chứng từ ở trên. Sổ S35-DN hiện tối đa 5.000 dòng đầu, bảng theo chứng từ hiện 2.000 dòng đầu trên màn hình (dòng tổng cộng vẫn tính trên mọi dòng, tệp Excel có đủ). Cột thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu của mẫu chưa có trên sổ. Cách đọc từng cột ở hướng dẫn màn Sổ chi tiết bán hàng theo chứng từ; toàn bộ sổ nằm ở mục sổ sách và báo cáo của KetoanX.