Sổ nhật ký đặc biệt: khi nào tách khỏi nhật ký chung và tránh ghi trùng

Công ty mỗi ngày chỉ vài phiếu thu chi thì không cần mở: một sổ Nhật ký chung đã đủ. Công ty có hàng chục phiếu thu, phiếu chi mỗi ngày, hoặc mua bán chịu liên tục, thì tách nhật ký là hợp lý, vì cuối kỳ bạn cộng từng nhật ký rồi chuyển một lần sang Sổ Cái thay vì chuyển từng dòng.

Doanh nghiệp được mở một hoặc một số nhật ký đặc biệt, và được mở thêm nhật ký đặc biệt khác ngoài bốn sổ thông dụng, miễn tuân theo nguyên tắc mở sổ và ghi sổ đã quy định. Cả bốn mẫu thông dụng chỉ dành cho hình thức Nhật ký chung. Nếu chưa chắc công ty đang theo hình thức nào, xem bài về [cách ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung](/kien-thuc/hinh-thuc-nhat-ky-chung).

Cả bốn sổ cùng có cột ngày ghi sổ, số hiệu và ngày chứng từ, diễn giải; cuối trang cộng lũy kế chuyển sang trang sau, đầu trang ghi số cộng trang trước chuyển sang.

ketoanx.com/reports

Các bước

1. 1

   Kiểm hình thức trước: ở Báo cáo → In sổ sách cả năm, ô Hình thức kế toán của công ty phải là Nhật ký chung, vì bốn sổ này chỉ dành cho hình thức đó.

2. 2

   Nhật ký chi tiền: mở Sổ nhật ký chi tiền, ô Nhóm tiền chọn Tiền mặt (111) hoặc tài khoản 112 (công ty theo Thông tư 99 thấy Tiền gửi không kỳ hạn (112)), chọn Từ ngày, Đến ngày của tháng rồi bấm Xem sổ. Sổ có cột Ghi Có TK 112 và nhóm Ghi Nợ các tài khoản chia sẵn các cột 331; 152, 153, 156; 133; 641, 642; tài khoản khác nằm ở hai cột TK khác: số hiệu, TK khác: số tiền. Lần mua 5.000.000 trả ngay của ví dụ hiện ở đây, cột 152, 153, 156.

3. 3

   Nhật ký mua hàng: mở Sổ nhật ký mua hàng, chỉ cần khoảng ngày rồi Xem sổ. Cột Phải trả người bán (ghi Có 331) và các cột Hàng hóa (156), Nguyên liệu, vật liệu (152), Thuế GTGT (133). Lần mua trả ngay 5.000.000 không có ở sổ này, nên cột 156 chỉ còn phần mua chịu, 35.000.000 thay vì 40.000.000 như khi ghi trùng.

4. 4

   Nhật ký thu tiền và nhật ký bán hàng làm tương tự: sổ thu tiền chọn Nhóm tiền, chia cột Có 131, 511, 3331; sổ bán hàng chỉ lấy bán chịu, cột Phải thu từ người mua (ghi Nợ 131) và cột doanh thu. Với hệ thống tài khoản Thông tư 99 không có 5111, 5112, 5113, ba cột doanh thu gộp thành một cột Doanh thu (511).

5. 5

   Đọc các dòng cộng: Cộng số phát sinh trong kỳ là số của khoảng ngày đang xem; sổ điện tử không chia trang, nên Số trang trước chuyển sang là phát sinh từ đầu năm tài chính đến trước kỳ đang xem, Cộng chuyển sang trang sau là lũy kế đến cuối kỳ. Nút Xuất Excel ở đầu trang tải sổ đang xem.

6. 6

   In cả năm: ở In sổ sách cả năm, tập Nhật ký thu tiền, chi tiền, mua hàng, bán hàng đã tích sẵn khi hình thức là Nhật ký chung; bấm Dựng bộ sổ để in.

Phần mềm tự ghi gì

Không có bút toán nào mới. Một phiếu mua hàng trả tiền ngay thật ra ghi hai cặp (Nợ 156, Nợ 133 / Có 331 rồi Nợ 331 / Có 112); nhật ký chi tiền nhìn xuyên qua 331 và ghi thẳng vào cột hàng tồn kho, thuế, còn sổ quỹ, sổ tiền gửi, sổ cái và sổ chi tiết công nợ vẫn hiện đúng bút toán thật qua 331. Bán thu tiền ngay cũng vậy ở nhật ký thu tiền. Chuyển tiền giữa các tài khoản trong cùng nhóm tiền không vào nhật ký thu, chi. Dòng ghi chú dưới mỗi sổ nói rõ cách chia này.

Kiểm lại và giới hạn

Với ví dụ của bài, cột 152, 153, 156 của nhật ký chi tiền (25.000.000) cộng cột 156 của nhật ký mua hàng (35.000.000) ra 60.000.000, đúng phát sinh Nợ 156 trên Báo cáo→, Cân đối phát sinh mà không phải trừ số trùng. Nếu lệch, mở Sổ cái tài khoản 156 để tìm bút toán ghi tay Nợ 156 không qua tiền hay 331.

Sổ cái của KetoanX lấy thẳng từ bút toán, không cộng từ các nhật ký, nên bước tổng hợp định kỳ 3, 5, 10 ngày không cần làm. Ngược với nguyên tắc đã ghi nhật ký đặc biệt thì không ghi Nhật ký chung, sổ nhật ký chung của KetoanX vẫn liệt kê mọi bút toán, kể cả những dòng đã có ở bốn nhật ký đặc biệt, và bộ sổ in cả năm có cả hai, nên công ty in đóng quyển cần ghi rõ điều này trong quy chế ghi sổ. Phần mềm chưa cho mở nhật ký đặc biệt khác ngoài bốn sổ này, chưa tách sổ thu tiền theo từng tài khoản ngân hàng hay từng loại ngoại tệ. Các sổ nằm trong mục sổ sách và báo cáo của KetoanX.