Hình thức Nhật ký chung: trình tự ghi sổ và cách lập sổ Nhật ký chung

1. 1

   Kiểm tra chứng từ, xác định tài khoản ghi Nợ, ghi Có rồi ghi vào sổ Nhật ký chung. Nếu công ty có mở sổ, thẻ chi tiết thì ghi luôn vào đó trong lúc ghi nhật ký.

2. 2

   Từ sổ Nhật ký chung, ghi sang Sổ Cái của các tài khoản liên quan.

3. 3

   Đến kỳ khóa sổ (tháng, quý, năm), cộng Sổ Cái rồi lập bảng cân đối số phát sinh.

4. 4

   Đối chiếu Sổ Cái với bảng tổng hợp chi tiết (lập từ các sổ, thẻ chi tiết). Khớp thì dùng số liệu ấy lập báo cáo tài chính.

Phép kiểm tra chính nằm ở chặng ba: tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng phát sinh Nợ và Có trên sổ Nhật ký chung của cùng kỳ. Công ty có mở nhật ký đặc biệt thì so với tổng của sổ Nhật ký chung cộng các nhật ký đặc biệt, sau khi đã loại số ghi trùng.

Về nguyên tắc, nghiệp vụ nào phát sinh cũng phải lên sổ Nhật ký chung. Ngoại lệ là nghiệp vụ đã ghi ở một nhật ký đặc biệt, được mô tả ở phần sau.

Hết trang thì cộng lũy kế rồi mang số đó sang trang kế, nơi dòng đầu ghi "số cộng trang trước chuyển sang".

Không phải cột nào cũng là nội dung bắt buộc. Thông tư 99 đòi sổ Nhật ký phản ánh đủ bốn thứ: ngày ghi sổ, số hiệu và ngày của chứng từ làm căn cứ, tóm tắt nghiệp vụ, và số tiền phát sinh. Cột "Đã ghi Sổ Cái" và "STT dòng" là công cụ kiểm soát của mẫu, giúp lần từ nhật ký sang sổ cái và ngược lại. Bạn muốn bớt hay thêm cột thì được, nhưng đó là sửa mẫu hướng dẫn nên công ty phải ban hành quy chế hạch toán nêu lý do, như bài [các hình thức ghi sổ kế toán](/kien-thuc/so-ke-toan-theo-thong-tu-99) đã nói.

Trên sổ Nhật ký chung, mỗi nghiệp vụ chiếm hai dòng, dòng Nợ ở trên:

Tổng Nợ bằng tổng Có là 28.000.000 đồng. Chuyển sang Sổ Cái tài khoản 111 (mẫu S03b-DN), mỗi dòng ghi thêm số dòng của nhật ký chung và tài khoản đối ứng:

Số dư cuối là 20.000.000 + 15.000.000 - 13.000.000 = 22.000.000 đồng, phải khớp với số tiền thực trong quỹ ở lần kiểm kê. Phần cách ghi sổ cái nằm ở bài [mẫu sổ cái](/kien-thuc/mau-so-cai).

ketoanx.com/reports/journal

Các bước

1. 1

   Lập ba chứng từ của ví dụ ở Quỹ, ngân hàng→, Thu, chi, chứng từ khác, nút Lập chứng từ. PT012 ngày 05/03: Loại chứng từ Phiếu thu tiền mặt, dòng TK Nợ 111, TK Có 131, Đối tượng Có là khách hàng A, Số tiền (VND) 15.000.000, Diễn giải Khách hàng A trả nợ. PC025 ngày 06/03: Phiếu chi tiền mặt, Nợ 141, Có 111, 3.000.000. PC026 ngày 08/03: Phiếu chi tiền mặt, Nợ 112, Có 111, 10.000.000.

2. 2

   Mỗi chứng từ bấm Cất và ghi sổ. Ô Ngày hạch toán là ngày lên cột Ngày, tháng ghi sổ của nhật ký, còn Ngày chứng từ và Số chứng từ lên hai cột chứng từ. Chứng từ chỉ bấm Cất, chưa ghi sổ thì không có trên sổ.

3. 3

   Vào Báo cáo→, Sổ nhật ký chung, ô Từ ngày 01/03, ô Đến ngày 08/03 (hoặc 31/03 cho cả tháng), ô Chi nhánh để Toàn công ty nếu công ty có chi nhánh, bấm Xem báo cáo.

4. 4

   Đọc sổ: sáu dòng cho ba nghiệp vụ, cột Đã ghi sổ cái đánh x ở mọi dòng, cột Số hiệu tài khoản ghi 111 rồi 131, 141 rồi 111, 112 rồi 111, dòng Cộng số phát sinh 28.000.000 ở cả hai cột Nợ, Có. Cột STT dòng đánh liên tục từ đầu năm tài chính, nên nếu trước 05/03 đã có bút toán thì PT012 không mang số 1, 2 như bảng ví dụ mà mang số kế tiếp; khi đó dòng đầu là Số trang trước chuyển sang.

5. 5

   Mở Sổ Cái 111: vào Báo cáo→, Sổ chi tiết, ô Tài khoản nhập 111, chọn cùng khoảng ngày, bấm Xem báo cáo, rồi bấm nút Sổ cái 111 trên đầu trang. Sổ theo mẫu S03b có cột STT dòng nhật ký chung và TK đối ứng: PT012 ghi Nợ 15.000.000 đối ứng 131, PC025 và PC026 ghi Có 3.000.000 và 10.000.000, dòng Số dư cuối kỳ Nợ 22.000.000.

6. 6

   Bấm Xuất Excel trên đầu Sổ nhật ký chung để lấy tệp của trang đang xem, hoặc In sổ cả năm để in cùng bộ sổ của năm tài chính.

Phần mềm tự ghi gì

Bút toán do chứng từ sinh ra: PT012 ghi Nợ 111, Có 131 và giảm công nợ của khách hàng A; PC025 ghi Nợ 141, Có 111; PC026 ghi Nợ 112, Có 111. Sổ nhật ký không thêm bút toán nào. Vì sổ cái của phần mềm cộng thẳng trên các dòng đã ghi sổ, cột Đã ghi sổ cái luôn có dấu x và không có bước chuyển sổ bằng tay; sửa hay bỏ ghi một phiếu thì nhật ký và sổ cái cùng đổi. Công ty theo Thông tư 133 thấy cùng sổ, ký hiệu mẫu là S03a-DNN.

Lọc theo chi nhánh thì cả sổ, dòng chuyển sang và số thứ tự dòng chỉ gồm chứng từ của chi nhánh đang lọc, ghi rõ ở dòng chú thích dưới sổ. Khoảng ngày không có phát sinh thì trang báo Không có phát sinh trong khoảng ngày này.

Kiểm lại và giới hạn

So dòng Cộng số phát sinh của nhật ký với tổng phát sinh trên Báo cáo→, Cân đối phát sinh cùng khoảng ngày; hai số phải bằng nhau. Cách đọc từng cột của màn có ở hướng dẫn màn Sổ nhật ký chung.

Màn hình hiển thị 1.000 dòng hạch toán mỗi trang, chuyển trang bằng Trang trước, Trang sau. Sổ điện tử không chia trang cố định nên dòng Số trang trước chuyển sang là phát sinh từ đầu năm tài chính tới dòng đầu của trang đang xem, không phải số cộng của một tờ giấy in. KetoanX không ghi nhật ký đặc biệt thay cho nhật ký chung: mọi bút toán đều nằm ở nhật ký chung, còn các sổ nhật ký thu tiền, chi tiền, mua hàng, bán hàng là bản trích để xem, nên không có chuyện ghi trùng phải loại khi lên sổ cái. Xem thêm các sổ khác ở mục [sổ sách và báo cáo của KetoanX](/tinh-nang#bao-cao).

Cuối kỳ, bảng cân đối số phát sinh cũng lập từ các bút toán này, để bạn làm phép đối chiếu ở phần trình tự. Bạn đọc tiếp [cách đọc bảng cân đối số phát sinh](/kien-thuc/bang-can-doi-so-phat-sinh) ở bài riêng.