Sổ chi phí sản xuất kinh doanh và thẻ tính giá thành: cách lập và nối hai mẫu với nhau

S36-DN mở theo đối tượng tập hợp chi phí: phân xưởng, bộ phận sản xuất, sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm, dịch vụ, hoặc theo từng nội dung chi phí. S37-DN lập cho từng loại sản phẩm, dịch vụ trong từng kỳ hạch toán. Cả hai mẫu dùng cho cả bốn hình thức ghi sổ trong Phụ lục III của Thông tư 99. Công ty theo Thông tư 133 dùng các mẫu của thông tư đó với số hiệu riêng, nên khi đổi chế độ cần đổi số hiệu mẫu in.

Phần định danh của dòng như các sổ khác: ngày ghi sổ, số hiệu và ngày chứng từ, diễn giải, tài khoản đối ứng. Cột 1 là tổng số tiền của nghiệp vụ. Cột 2 đến cột 8 chia số tiền đó theo nội dung chi phí, và công ty tự quyết định tám cột này là những khoản mục nào, miễn là đáp ứng yêu cầu quản lý của từng tài khoản. Thông thường xưởng sản xuất đặt cột cho nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung và các chi phí còn lại.

Số dư cuối kỳ của sổ bằng số dư đầu kỳ cộng phát sinh Nợ trừ phát sinh Có. Phát sinh Nợ là chi phí tập hợp vào, phát sinh Có là phần kết chuyển ra, thường là giá thành sản phẩm hoàn thành nhập kho. Số dư còn lại chính là chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang cuối kỳ.

Cột A ghi tên chỉ tiêu. Cột 1 ghi tổng số tiền của từng chỉ tiêu. Cột 2 đến cột 9 chia theo khoản mục giá thành, và số ở cột 1 phải bằng tổng số cột 2 đến cột 9. Giá thành sản phẩm, dịch vụ trong kỳ tính bằng chi phí dở dang đầu kỳ, cộng chi phí phát sinh trong kỳ, trừ chi phí dở dang cuối kỳ. Chia giá thành cho số lượng hoàn thành thì ra giá thành đơn vị.

Có nhiều cách xác định chi phí dở dang và phân bổ cho sản phẩm (giản đơn, hệ số, tỷ lệ, đơn đặt hàng). Đó là chuyện của [các phương pháp tính giá thành](/kien-thuc/phuong-phap-tinh-gia-thanh), còn thẻ chỉ là nơi ghi kết quả.

Cột 621: 8.000.000 + 80.000.000 - 12.000.000 = 76.000.000, và các cột khác tính tương tự. Tổng ba khoản mục là 76.000.000 + 29.200.000 + 19.800.000 = 125.000.000, bằng 10.000.000 + 130.000.000 - 15.000.000. Chia cho 500 bàn được 250.000 đồng mỗi bàn.

Sổ S36-DN của xưởng trong tháng ghi dư đầu kỳ 10.000.000, phát sinh Nợ 130.000.000 chia ba cột khoản mục, phát sinh Có 125.000.000 (giá thành nhập kho), và dư cuối kỳ 15.000.000.

Nếu giá thành lệch giá nhập kho, thường vì chi phí còn nằm ngoài sổ (chi phí chung chưa phân bổ hết) hoặc số lượng hoàn thành trên thẻ khác số lượng nhập kho. Sau khi thẻ khớp, giá thành đơn vị mới được dùng để tính giá vốn, và chỉ tiêu giá vốn ở cuối [sổ chi tiết bán hàng](/kien-thuc/so-chi-tiet-ban-hang) lấy số từ đó.

ketoanx.com/costing/s18

Các bước

1. 1

   Ở màn Giá thành, khung thêm đối tượng có Mã đối tượng và Tên (bắt buộc), Loại (chọn Sản phẩm cho xưởng chỉ làm một loại bàn, hoặc Phân xưởng), Thành phẩm chính chọn mã hàng bàn; bấm Thêm đối tượng. Phiếu xuất gỗ, bảng lương công nhân và chi phí chung của tháng 5 phải gắn đối tượng này thì mới vào đúng sổ.

2. 2

   Khung Bước 1. Phân bổ chi phí sản xuất chung (627) chưa gắn đối tượng: chọn Từ ngày 01/05, Đến ngày 31/05, bấm Xem số chưa phân bổ. Còn số chưa gắn thì chọn tiêu thức, ví dụ Theo nhân công trực tiếp (622), để phần mềm chia cho các đối tượng.

3. 3

   Khung Bước 2. Kết chuyển chi phí sang 154: ô Kỳ chọn tháng 05, bấm Kết chuyển kỳ. Thành công thì hiện Đã kết chuyển … khoản chi phí (chứng từ …). Xưởng chỉ một sản phẩm mà không gắn đối tượng cho chi phí thì dùng nút Kết chuyển cả chi phí chưa gắn đối tượng.

4. 4

   Mở Tài sản, chi phí→, Kỳ tính giá thành, nhập Từ ngày 01/05, Đến ngày 31/05, bấm Lấy số liệu chi phí. Màn Lập kỳ tính giá thành hiện mỗi đối tượng một khung, dòng tóm tắt ghi dở dang đầu kỳ 10.000.000 và chi phí 621: 80.000.000; 622: 30.000.000; 627: 20.000.000. Ô Phương pháp tính giá thành để Giản đơn (mỗi đối tượng một sản phẩm).

5. 5

   Trong khung đối tượng: Thành phẩm nhập kho chọn bàn, SL hoàn thành 500. Ô Dở dang cuối kỳ có bốn cách: Nhập giá trị, Theo nguyên vật liệu trực tiếp, Theo sản lượng hoàn thành tương đương (thêm SL dở dang và Mức độ hoàn thành (%), mặc định 50) và Theo định mức. Ví dụ lấy số từ biên bản kiểm kê nên chọn Nhập giá trị rồi nhập theo khoản mục: Dở dang 621 12.000.000, Dở dang 622 2.000.000, Dở dang 627 1.000.000; ô Giá trị dở dang tự cộng 15.000.000. Ô Giá thành đưa vào để Nhập kho thành phẩm.

6. 6

   Bảng ngay dưới khung tính lại khi gõ: cột Dở dang cuối kỳ cộng 15.000.000 và dòng Cộng ghi 125.000.000 (đơn vị 250.000). Nếu có phế liệu thu hồi hay sản phẩm hỏng, bấm Thêm khoản giảm và chọn loại, số tiền. Bấm Lưu kỳ tính giá thành.

7. 7

   Trang kỳ vừa lưu có khung Đưa giá thành ra khỏi 154: ô Cách làm chọn Lập phiếu nhập kho mới (hoặc Cập nhật giá phiếu nhập thành phẩm trong kỳ khi bàn đã nhập kho với giá tạm tính), chọn Kho nhập (phiếu mới), để tích Tính lại giá xuất thành phẩm từ đầu kỳ, bấm Thực hiện.

8. 8

   Bấm nút Thẻ tính giá thành ở đầu trang kỳ để mở thẻ mẫu S37-DN, rồi In thẻ. Sổ S36-DN mở ở Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh: Tài khoản chọn 154, Đối tượng tập hợp chi phí chọn xưởng bàn, Từ ngày 01/05, Đến ngày 31/05, bấm Xem, rồi In sổ.

Phần mềm tự ghi gì

Bước kết chuyển lập một chứng từ Kết chuyển chi phí sang 154 tháng 05/…: Nợ 154 80.000.000 / Có 621, Nợ 154 30.000.000 / Có 622, Nợ 154 20.000.000 / Có 627, mỗi dòng gắn đối tượng. Bước đưa giá thành ra khỏi 154 lập phiếu nhập kho ngày 31/05: Nợ 155 (tài khoản kho của mặt hàng bàn) 125.000.000, Có 154 125.000.000, và 500 bàn vào sổ kho với giá 250.000; chọn Ghi thẳng giá vốn (632) thì Nợ 632 thay cho 155. Khoản giảm giá thành ghi Nợ 152, 1388, 632 hoặc 811, Có 154.

Báo lỗi hay gặp: Kỳ này đã kết chuyển chi phí sang 154. Xóa chứng từ để làm lại. khi bấm kết chuyển lần hai; Đối tượng … đã có kỳ tính giá thành từ … đến … chồng lên khoảng ngày này khi lập trùng kỳ; khung vàng Còn chi phí đã gắn đối tượng nhưng chưa kết chuyển sang 154 trong kỳ trên màn lập kỳ nghĩa là bạn chưa làm bước 3.

Kiểm lại và giới hạn

Ba chỗ khớp của bài kiểm ngay trên phần mềm: dòng Số dư cuối kỳ của sổ 154 theo đối tượng bằng dòng 4. Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang cuối kỳ trên thẻ (15.000.000); cột Ghi Có của sổ bằng dòng 3. Giá thành sản phẩm, dịch vụ trong kỳ (125.000.000); và Tài sản, chi phí→, Đối chiếu giá thành với nhập kho so giá thành với phiếu nhập thành phẩm.

Thẻ chia theo bốn khoản mục 621, 622, 623 và 627, ít hơn tám cột của mẫu thông tư, và số hiệu in luôn là S37-DN kể cả khi công ty dùng Thông tư 133. Với dở dang đầu kỳ tách 8.000.000, 1.200.000, 800.000 (từ kỳ tháng 4 đã lập trên KetoanX, hoặc từ chi phí tháng 4 đã kết chuyển vào 154 khi chưa có kỳ trước) và dở dang cuối kỳ nhập theo khoản mục như bước 5, thẻ ghi giá thành 621 là 76.000.000, 622 là 29.200.000, 627 là 19.800.000, đúng như bảng tay. Nếu chỉ gõ tổng 15.000.000 vào Giá trị dở dang, phần mềm chia tổng đó theo tỷ lệ chi phí từng khoản mục, nên số từng cột lệch bảng tay nhưng tổng 125.000.000 và giá 250.000 một bàn vẫn đúng. Sổ chi phí chia cột Chia ra theo tài khoản con của tài khoản đang xem, không theo khoản mục; với 154 không có tài khoản con, khoản mục của từng dòng đọc ở cột TK đối ứng. Công trình, đơn hàng, hợp đồng dùng Thẻ giá thành công trình, đơn hàng theo khoản mục hoặc theo yếu tố chi phí. Toàn bộ nằm trong mục sổ sách và báo cáo của KetoanX, cách dùng đủ từng ô ở hướng dẫn màn Kỳ tính giá thành; công ty đang chọn công cụ cho kỳ sổ 2026 có thể xem thêm phần mềm kế toán theo Thông tư 99.