Màn Phân bổ chi phí mua hàng trên KetoanX: chọn chứng từ

ketoanx.com/purchases/costs

Trên màn này bạn làm được: chọn một hay nhiều chứng từ mua nhập kho, nhập tổng chi phí chưa thuế và thuế GTGT của chi phí, chọn chia theo giá trị hàng hay số lượng, chọn chưa trả (ghi công nợ 331), tiền mặt hay chuyển khoản, xem trước phần chia và xóa phiếu phân bổ đã lập.

Nó đứng sau chứng từ mua hàng (phải có chứng từ mua nhập kho trước) và trước việc tính giá xuất kho (tính giá xuất kho). Muốn xem những phiếu đã lập và chứng từ mua nào đã được chia, dùng báo cáo tình hình phân bổ chi phí mua hàng. Mục này chỉ hiện ở menu khi công ty chọn lĩnh vực thương mại, sản xuất hoặc xây lắp (lĩnh vực hoạt động).

ketoanx.com/purchases/costs

1. 1

   Chứng từ mua hàng nhập kho đã ghi sổ. Chứng từ mua dịch vụ hoặc mua hàng không qua kho không chia được.

2. 2

   Quyền thêm và quyền ghi sổ ở phân hệ Mua hàng. Phiếu phân bổ ghi sổ ngay khi cất.

3. 3

   Đơn vị vận chuyển, bốc xếp đã có trong danh mục nếu bạn ghi công nợ (khách hàng, nhà cung cấp). Trong ô chọn bạn tạo mới được tại chỗ.

4. 4

   Hóa đơn của đơn vị vận chuyển. Công ty vận tải phải xuất hóa đơn; chi phí không có hóa đơn chỉ hợp lệ trong năm nhóm người bán của bảng kê (bảng kê mua vào không có hóa đơn).

5. 5

   Kỳ kế toán chưa khóa sổ ở ngày hạch toán (khóa sổ kế toán).

ketoanx.com/purchases/costs

Phần trên là biểu mẫu phân bổ (chỉ hiện với người có quyền thêm), gồm các ô nhập và bảng chọn chứng từ mua. Phần dưới là khung Phiếu phân bổ đã lập với các cột Ngày, Số, Nội dung, Đơn vị cung cấp, Chi phí đã phân bổ và nút xóa ở cuối dòng. Bảng chọn chứng từ chỉ hiện 100 chứng từ mua nhập kho mới nhất, nên chuyến hàng cũ hơn thì không chọn được ở đây.

ketoanx.com/purchases/costs

Bảng chọn chứng từ mua có cột tick (chọn), Ngày, Chứng từ mua, Nhà cung cấp, Giá trị hàng nhập kho, Số lượng, Đã phân bổ trước và Phân bổ lần này (ước tính). Cột cuối hiện số tiền mỗi chứng từ sẽ được chia ngay khi bạn tick và nhập số, trước khi cất. Dịch vụ trong chứng từ không tính vào giá trị và số lượng ở các cột này. Nút cất là Phân bổ và ghi sổ, chỉ bấm được khi đã tick ít nhất một chứng từ.

ketoanx.com/purchases/costs

Khi chia theo số lượng

Đổi Phân bổ theo thành Số lượng khi hàng cùng kích cỡ, cùng bao bì. Với ví dụ trên, tổng 450 cái, mỗi cái gánh khoảng 11.111 đồng: hàng A nhận 1.111.111, B nhận 3.333.333, C nhận 555.556 đồng. Cột ước tính theo chứng từ hiện MH00031 1.111.111 và MH00032 3.888.889. Hàng B rẻ và nhiều nên bị gánh nhiều hơn hẳn so với chia theo giá trị (3.333.333 đồng so với 1.500.000 đồng). Chọn một tiêu thức và dùng nhất quán cho các chuyến sau; phần lẻ do làm tròn dồn vào dòng lớn nhất.

Khi trả tiền chi phí ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản

Chọn Tiền mặt hoặc Chuyển khoản ở Trả tiền chi phí. Phần mềm ghi Có thẳng vào tài khoản tiền mặt hoặc tiền gửi mặc định của công ty, không qua 331; ô Đơn vị vận chuyển, bốc xếp có thể để trống. Màn này không cho chọn tài khoản ngân hàng cụ thể và không có ô số hóa đơn.

Về pháp luật: tổng thanh toán từ 5 triệu đồng (giá đã có thuế, như 5.500.000 trong ví dụ) trả bằng tiền mặt thì thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, và khoản chi bị loại khi tính thuế TNDN; xem bài thanh toán không dùng tiền mặt và quy tắc ở Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP. Phần mềm làm khác chỗ này: màn phân bổ KHÔNG hỏi lại và không cảnh báo khi bạn chọn Tiền mặt, khác với chứng từ mua hàng. Hãy chọn Chuyển khoản, hoặc chọn Chưa trả (công nợ 331) rồi trả bằng chuyển khoản.

Khi hàng của chứng từ đã bán một phần

Chi phí vận chuyển đến sau khi hàng đã bán bớt thì phần ứng với hàng đã bán không vào kho được nữa. Phần mềm tính tỷ lệ theo số còn tồn của mặt hàng tại ngày hạch toán chia số đã mua trên dòng. Ví dụ dòng mua 100 cái hàng A được chia 2.000.000 đồng, tồn hiện còn 60 cái: 1.200.000 đồng tăng giá kho (Nợ tài khoản kho), 800.000 đồng ghi thẳng giá vốn hàng bán (Nợ tài khoản giá vốn của mặt hàng).

Khi cần xóa hoặc sửa phiếu phân bổ

Trong khung Phiếu phân bổ đã lập, bấm nút xóa ở dòng phiếu và đồng ý ở câu hỏi "Xóa phiếu phân bổ ... Giá trị nhập kho của các chứng từ mua sẽ giảm lại." Phiếu không có chức năng sửa: xóa rồi lập lại. Nút xóa chỉ hiện với người có quyền xóa ở phân hệ Mua hàng. Ngược lại, chứng từ mua đã được phân bổ thì không sửa hay xóa được cho đến khi bạn xóa phiếu phân bổ trước.

Khi chuyến hàng nhập khẩu

Màn này chỉ chia chi phí chưa thuế của khoản vận chuyển, bốc xếp trong nước. Thuế nhập khẩu và chi phí trước thông quan thuộc về chứng từ mua hàng nhập khẩu; xem bài hạch toán hàng nhập khẩu.

Với ví dụ chia theo giá trị, chưa trả:

1. 1

   Một phiếu loại phân bổ chi phí mua hàng, ghi sổ ngay, có các dòng: Nợ tài khoản kho của hàng A 2.000.000; Nợ tài khoản kho của hàng B 1.500.000; Nợ tài khoản kho của hàng C 1.500.000; Nợ thuế GTGT đầu vào 133 (1331) 500.000; tất cả Có 331 (Hải Long), tổng 5.500.000. Tài khoản kho là tài khoản kho khai ở từng mặt hàng (156 với hàng hóa, 152 với nguyên liệu).

2. 2

   Với mỗi mặt hàng, một dòng sổ kho có số lượng 0 và giá trị bằng phần chia: giá trị tồn tăng, số lượng không đổi, giá vốn bình quân tăng.

3. 3

   Cột chi phí đã phân bổ trên dòng của chứng từ mua tăng đúng bằng phần chia.

Chọn tiền mặt hoặc chuyển khoản thì vế Có là tài khoản tiền mặt hoặc tiền gửi, và dòng không gắn đối tượng. Thuế chỉ ghi khi bạn nhập số ở Thuế GTGT của chi phí. Phần chi phí gắn hàng đã bán ghi Nợ tài khoản giá vốn thay vì tài khoản kho. Bút toán giống nhau ở Thông tư 99 và Thông tư 133.

Để kiểm lại: mở báo cáo tình hình phân bổ chi phí mua hàng, xem tồn kho để thấy giá trị tăng, và sổ chi tiết vật liệu, hàng hóa.

ketoanx.com/purchases/costs

Chi phí phải lớn hơn 0: ô Tổng chi phí chưa thuế để trống hoặc bằng 0.

Chi phí chưa thanh toán cần chọn nhà cung cấp dịch vụ: bạn chọn Chưa trả (công nợ 331) mà để trống Đơn vị vận chuyển, bốc xếp. Chọn đơn vị, hoặc đổi cách trả.

không được trước ngày của chứng từ mua: câu đầy đủ là Ngày phân bổ không được trước ngày của chứng từ mua kèm số chứng từ. Đặt Ngày hạch toán từ ngày chứng từ mua trở đi.

là mua hàng không qua kho, không phân bổ vào giá nhập kho được: chứng từ chọn là mua thẳng vào chi phí. Bỏ chứng từ đó ra.

Các chứng từ đã chọn không có dòng hàng nhập kho: chỉ gồm dịch vụ. Chọn chứng từ có hàng.

Tổng giá trị hàng bằng 0, hãy phân bổ theo số lượng: hàng tặng hoặc giá 0. Đổi sang Số lượng.

Sổ đã khóa đến ngày: ngày hạch toán nằm trong kỳ khóa sổ. Chọn ngày sau ngày khóa.

Hệ thống tài khoản thiếu:: tài khoản kho, giá vốn, thuế đầu vào hoặc tiền chưa có trong hệ thống tài khoản (hệ thống tài khoản).