Đơn mua hàng: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/purchases/orders/new

1. 1

   Nhà cung cấp đã có trong danh mục, xem khách hàng, nhà cung cấp. Ô chọn nhà cung cấp liệt kê mọi đối tượng đang dùng, nên hãy kiểm tra bạn chọn đúng người bán.

2. 2

   Mặt hàng đã có trong danh mục, xem vật tư, hàng hóa, kho. Mặt hàng ngừng dùng không hiện trong ô chọn.

3. 3

   Quyền phân hệ Mua hàng: thêm để lập đơn, sửa để sửa, xóa để hủy hoặc xóa, in để in và gửi email. Bộ quyền mẫu Kế toán mua hàng có đủ. Người chỉ có quyền xem mở được đơn nhưng các ô bị khóa.

4. 4

   Nên biết trước giá mua. Nếu có giá đã thỏa thuận, ghi sẵn ở giá mua theo nhà cung cấp. Lưu ý màn này chưa tự lấy giá đó cho đơn (xem phần Hỏi đáp).

ketoanx.com/purchases/orders

Bảng danh sách có các cột: Ngày, Số, Nhà cung cấp, Ngày nhận, Tổng tiền, Đã thực hiện, Tình trạng. Cột Đã thực hiện cho dạng số đã nhận chia số đã đặt cộng theo mọi dòng hàng, ví dụ 60 / 100. Cột Tình trạng có bốn giá trị: Chưa thực hiện, Đang thực hiện, Hoàn thành và Đã hủy. Bấm vào số đơn để mở chi tiết. Nếu chưa có đơn nào, trang hiện nút Lập đơn mua hàng đầu tiên.

Số đơn đánh tự động theo dạng DM00001/26: tiền tố DM, số thứ tự trong năm, hai số cuối của năm lập. Năm lấy theo Ngày lập chứ không phải ngày hôm nay.

ketoanx.com/purchases/orders/new

Hai cột Thành tiền và Tiền thuế tự tính khi bạn gõ. Dòng cuối cho Cộng tiền hàng và Tổng cộng. Đơn có tối đa 300 dòng và phải có ít nhất một dòng. Khi mở đơn đã cất, thêm hai cột chỉ đọc là Đã thực hiện (số đã lên chứng từ mua) và Còn lại.

Nút Thêm dòng thêm một dòng hàng; biểu tượng thùng rác cuối dòng xóa dòng đó (chỉ hiện khi đơn có từ hai dòng).

ketoanx.com/trade/new/MH

Khi hàng về trước, hóa đơn về sau

Rất hay gặp: xe giao hàng đến, còn hóa đơn nhà cung cấp gửi sau vài ngày. Hàng đã nhận thì nhập kho ngay theo giá tạm tính (giá trong đơn mua hoặc hợp đồng), chưa ghi thuế đầu vào, vì thuế chỉ được khấu trừ khi có hóa đơn hợp lệ. Cách hạch toán đã kiểm văn bản ở bài hàng về trước hóa đơn về sau.

Trên KetoanX: mở đơn, bấm Lập chứng từ mua, rồi bỏ tích ô Nhận kèm hóa đơn. Phần mềm báo hàng về trước, hóa đơn về sau, chưa ghi thuế GTGT. Khi hóa đơn đến, mở lại chứng từ mua và bấm Nhận hóa đơn. Chi tiết ở bài chứng từ mua hàng. Giá của đơn mua chính là giá tạm tính bạn dựa vào, nên nhập đơn cẩn thận ngay từ đầu.

Khi nhà cung cấp giao thiếu hoặc giao dư

Giao thiếu thì cứ lập chứng từ với số thực nhận; phần còn lại vẫn hiện ở cột Còn lại để nhận đợt sau, hoặc bạn hủy đơn nếu không chờ nữa (xem dưới). Giao dư thì phần mềm không cho lập chứng từ vượt số đã đặt: câu báo lỗi nêu tên hàng, số bạn lập và số còn lại. Muốn nhận phần dư, hãy sửa đơn trước (chỉ sửa được khi đơn chưa có chứng từ) hoặc nhập phần dư bằng một chứng từ mua không gắn đơn.

Khi cần sửa đơn

Đơn chưa có chứng từ nào thì sửa trực tiếp mọi ô rồi bấm Cất thay đổi. Đơn đã có chứng từ thì cả đơn bị khóa, dòng chữ trên đầu trang nói rõ phải xóa các chứng từ lập từ đơn trước. Đây là lựa chọn của phần mềm để số liệu đã nhận không lệch khỏi số liệu đã đặt. Nếu chỉ muốn đổi ngày hẹn giao của một đơn đã nhận một phần, bạn không đổi được trên màn này; hãy ghi chú ở chứng từ mua tiếp theo hoặc làm lại đơn mới cho phần còn thiếu.

Khi hủy hoặc xóa đơn

Nút Hủy đơn mua hàng chuyển tình trạng sang Đã hủy: đơn còn nằm trong danh sách để tra cứu, không lập chứng từ từ nó được nữa. Nút Xóa xóa hẳn đơn khỏi hệ thống, số đơn không dùng lại. Cả hai chỉ làm được khi đơn chưa có chứng từ mua, và phần mềm hỏi xác nhận trước. Nếu phải hủy một đơn đã nhận một phần, xóa các chứng từ mua của nó trước. Muốn giữ dấu vết thì dùng Hủy, không dùng Xóa.

Khi in hoặc gửi đơn cho nhà cung cấp

Nút In mở bản in theo mẫu in của công ty. Nút gửi email tự điền địa chỉ lấy từ danh mục nhà cung cấp; bạn sửa được ô Email người nhận và nhập thêm ô Đồng gửi, nhiều địa chỉ cách nhau dấu phẩy. Thư kèm bản in dạng tệp HTML mở bằng trình duyệt. Nội dung thư theo mẫu ở mẫu thư gửi thư. Không có địa chỉ email thì phần mềm báo lỗi (xem phần Lỗi hay gặp). Người gửi cần quyền In của phân hệ Mua hàng.

Khi mua hàng nhập khẩu hoặc bằng ngoại tệ

Đơn mua hàng không có ô loại tiền hay tỷ giá; mọi số trên đơn là đồng Việt Nam. Với hàng nhập khẩu, hãy dùng đơn như phiếu theo dõi số lượng, còn tỷ giá, thuế nhập khẩu, chi phí trước thông quan thì ghi ở chứng từ mua (chế độ nhập khẩu). Quy định ghi nhận hàng nhập khẩu ở bài hạch toán hàng nhập khẩu.

Số lượng đã nhận được tính lại mỗi khi cất hoặc xóa một chứng từ mua gắn với đơn, rồi suy ra tình trạng: không dòng nào đã nhận là Chưa thực hiện, có dòng đã nhận nhưng chưa đủ là Đang thực hiện, mọi dòng đủ là Hoàn thành. Chứng từ trả lại hàng mua không trừ ngược số đã nhận, nên hàng trả lại xong muốn nhận bù thì lập chứng từ mua mới không gắn đơn.

Để kiểm lại: mở báo cáo mua hàng và sổ chi tiết mua hàng sau khi đã lập chứng từ mua. Đơn chưa lập chứng từ không xuất hiện ở đó.

ketoanx.com/purchases/orders/new

Số lượng phải lớn hơn 0: một dòng có số lượng 0 hoặc để trống. Sửa lại hoặc xóa dòng.

Chọn mặt hàng: một dòng chưa chọn mặt hàng. Chọn hoặc xóa dòng đó.

đã có chứng từ: khi sửa, câu đầy đủ là Đơn mua hàng đã có chứng từ MH…, không sửa được. Xóa chứng từ đó trước. Mở chứng từ được nêu, xóa nó (nếu việc nhập sai thật sự) rồi sửa đơn.

không hủy được. Xóa chứng từ đó trước.: câu đầy đủ bắt đầu bằng Đơn đã có chứng từ và số chứng từ. Cùng cách xử lý: hủy hay xóa đơn đều phải gỡ chứng từ trước.

Đơn hàng đã hủy, không lập chứng từ được: bạn mở màn lập chứng từ mua từ một đơn đã hủy. Lập đơn mới hoặc nhập chứng từ không gắn đơn.

vượt số còn lại của: khi lập chứng từ mua, số lượng một mặt hàng lớn hơn phần còn lại của đơn. Câu báo ghi tên hàng, số lập và số còn lại. Giảm số lượng trên chứng từ.

Chưa có địa chỉ email: khi gửi thư, nhà cung cấp chưa có email trong danh mục và bạn cũng chưa nhập. Điền ô Email người nhận hoặc bổ sung email ở danh mục.