Hóa đơn điện tử đầu vào: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/purchases/einvoices

Màn đứng giữa hai việc. Trước nó là nhận tệp XML từ nhà cung cấp hoặc cổng của cơ quan thuế. Sau nó là chứng từ mua hàng, rồi trả tiền nhà cung cấp. Có nhiều hóa đơn cùng loại thì dùng lập chứng từ hàng loạt.

Một điều cần nói thẳng: kết quả kiểm tra chỉ là kiểm trên nội dung tệp. KetoanX chưa xác thực chữ ký số và không tra được hóa đơn trên hệ thống của cơ quan thuế. Muốn chắc hóa đơn có thật, bạn tra thêm trên cổng hóa đơn điện tử, cách làm ở bài tra cứu và kiểm tra hóa đơn đầu vào.

1. 1

   Quyền thêm ở phân hệ Mua hàng. Người chỉ có quyền xem không thấy ô nạp tệp và không lập được chứng từ.

2. 2

   Mã số thuế công ty đã khai ở cài đặt công ty. Không có, phần mềm không so được mã số thuế người mua trên hóa đơn và chỉ báo Cần xem.

3. 3

   Mặt hàng đã có trong danh mục (vật tư, hàng hóa, kho). Lập chứng từ mua hàng bắt buộc chọn mặt hàng cho từng dòng hóa đơn. Mua dịch vụ cần mặt hàng loại Dịch vụ.

4. 4

   Kho nhập hàng, nếu có hàng nhập kho.

5. 5

   Nhà cung cấp chưa có trong danh mục thì không cần tạo trước: khi lập chứng từ, phần mềm tự tạo theo mã số thuế trên hóa đơn (xem khách hàng, nhà cung cấp).

6. 6

   Tệp XML của hóa đơn. Bản PDF chỉ để xem, không nhập được. Lấy tệp từ thư điện tử nhà cung cấp gửi, hoặc đăng nhập cổng hoadondientu.gdt.gov.vn, tra hóa đơn mua vào rồi tải XML.

ketoanx.com/purchases/einvoices

Ngay dưới là khung nạp tệp, rồi một dòng cho biết ngày hạch toán gợi ý. Nếu bạn có quyền sửa, bên cạnh có nút đổi cách gợi ý: Hạch toán theo ngày ký hoặc Chuyển sang ngày lập hóa đơn. Bộ lọc gồm Trạng thái (Tất cả, Chưa hạch toán, Đã hạch toán, Bỏ qua), Ngày lập từ, Đến ngày, nút Lọc và Bỏ lọc.

Bảng liệt kê hóa đơn với các cột Ngày lập, Ký hiệu, Số, Người bán, Mã số thuế, Tiền hàng, Thuế GTGT, Tổng tiền, Kiểm tra và Trạng thái. Cột Kiểm tra có ba mức: Đạt, Cần xem, Không hợp lệ. Bấm số hóa đơn để mở trang chi tiết. Hóa đơn ngoại tệ được ghi tên đồng tiền cạnh người bán và quy ra đồng theo tỷ giá ghi trên hóa đơn. Màn hiện tối đa 500 hóa đơn gần nhất; thu hẹp khoảng ngày để xem hóa đơn cũ hơn.

ketoanx.com/purchases/einvoices

Các cột Tên trên hóa đơn, ĐVT, Số lượng, Tiền hàng sau chiết khấu và Thuế suất chỉ để đọc. Chiết khấu thương mại trên hóa đơn được chia vào tiền hàng của các dòng cùng thuế suất, nên số tiền ở đây có thể thấp hơn số trên hóa đơn.

Khi hóa đơn thanh toán bằng chuyển khoản hoặc tiền mặt

Đã trả luôn thì chọn Chuyển khoản hoặc Tiền mặt ở Hình thức thanh toán; phần mềm lập thêm chứng từ trả tiền cùng lúc, nên khỏi qua màn trả tiền nhà cung cấp.

Về pháp luật: từ 01/7/2025, khoản mua từ 5.000.000 đồng đã gồm thuế mà trả tiền mặt thì thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, theo Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15 và Nghị định 181/2025/NĐ-CP (Điều 26). Mốc cộng dồn các lần mua của cùng một người bán trong một ngày. Chi tiết ở bài thanh toán không dùng tiền mặt. Phần mềm làm đúng như vậy ở hai chỗ: khung kiểm tra của hóa đơn có dòng cảnh báo khi tệp ghi hình thức thanh toán tiền mặt, và bấm Lập chứng từ mua với Tiền mặt từ 5 triệu thì hộp xác nhận hiện câu "Chứng từ mua trả tiền mặt có tổng thanh toán … đồng, từ 5.000.000 đồng trở lên (đã gồm thuế GTGT)…" kèm "Vẫn cất?". Bạn có thể xác nhận, nhưng khi đó nên tự điều chỉnh thuế đầu vào trên tờ khai. Cách an toàn là chọn Chưa trả rồi trả bằng chuyển khoản. Mức cảnh báo này chỉnh được ở Cài đặt cảnh báo (có thể đặt chặn hẳn).

Khi mua dịch vụ

Chọn Chứng từ mua dịch vụ. Danh sách mặt hàng chỉ còn loại Dịch vụ, và xuất hiện cột TK chi phí để nhập tài khoản Nợ cho từng dòng, ví dụ 6427 cho dịch vụ mua ngoài. Chứng từ này không qua kho nên không có ô Kho nhập. Nút lập là Lập chứng từ mua dịch vụ. Bạn chưa có mặt hàng loại Dịch vụ thì phần mềm báo "Chưa có mặt hàng nào trong danh mục" và dẫn tới danh mục vật tư, hàng hóa.

Khi khoản chi không đi qua mặt hàng

Điện, nước, tiền thuê nhà hay vé cầu đường không cần mặt hàng. Chọn Chứng từ khác (ghi công nợ phải trả): mỗi dòng nhập TK Nợ (ví dụ 6422), thuế GTGT đầu vào tự vào 1331, bên Có là 331 của nhà cung cấp. Nếu đã trả ngay, chọn Phiếu chi tiền mặt (Có 111) hoặc Ủy nhiệm chi (báo nợ) (Có 112). Quyết toán tạm ứng dùng khi nhân viên đã tạm ứng và mang hóa đơn về thanh toán: bên Có là 141 của nhân viên, phần mềm không tự thu hay chi phần chênh lệch (xem quyết toán tạm ứng). Các lựa chọn này không ghi nhớ mặt hàng, chỉ ghi nhớ tài khoản cho lần sau.

Khi hàng về trước, hóa đơn về sau, hoặc ngược lại

Hóa đơn chỉ có trên màn này khi bạn đã nhận được tệp. Hàng về mà chưa có hóa đơn thì nhập kho theo giá tạm tính bằng tay ở chứng từ mua hàng, chưa ghi thuế đầu vào. Khi hóa đơn về, phần mềm không tự đối trừ với phiếu đã nhập, nên bạn cần tự điều chỉnh chênh lệch giá. Quy tắc và bút toán ở bài hàng về trước hóa đơn về sau.

Khi nhập khẩu hoặc hóa đơn bằng ngoại tệ

Hóa đơn nhập khẩu không phải hóa đơn điện tử đầu vào theo định dạng thuế. Chứng từ của nó là tờ khai hải quan và hóa đơn thương mại, nên bạn lập tay ở chứng từ mua hàng; cách tính giá nhập kho ở bài hạch toán hàng nhập khẩu. Còn hóa đơn điện tử ghi đồng tiền khác đồng Việt Nam thì được nạp bình thường, tiền quy đổi theo tỷ giá ghi trên hóa đơn. Hóa đơn ngoại tệ chỉ lập được bốn loại: Chứng từ mua hàng (qua kho), Chứng từ mua dịch vụ, Chứng từ khác (ghi công nợ phải trả) và Giảm giá hàng mua.

Khi nhà cung cấp lập hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh

Phần mềm đọc hóa đơn liên quan từ tệp và ghi vào khung kiểm tra. Hóa đơn thay thế mà hóa đơn gốc chưa ghi sổ: hóa đơn gốc tự chuyển sang Bỏ qua, bạn chỉ lập từ hóa đơn thay thế. Hóa đơn gốc đã ghi sổ: phần mềm chặn với câu "Hóa đơn này thay thế hóa đơn ký hiệu … đã lập chứng từ mua …" để không ghi sổ và khấu trừ hai lần; bạn sửa chứng từ cũ hoặc xóa nó rồi lập lại. Hóa đơn điều chỉnh chỉ mang phần chênh lệch: giảm thì chọn Giảm giá hàng mua, tăng thì lập chứng từ mua cho phần tăng thêm. Quy tắc xử lý sai sót từ 01/7/2026 ở bài xử lý hóa đơn điện tử sai sót.

Khi muốn bỏ qua, khôi phục hoặc xóa một hóa đơn

Trên trang chi tiết của hóa đơn chưa hạch toán có Bỏ qua hóa đơn này, Khôi phục (đưa lại thành chưa hạch toán) và Xóa. Hóa đơn xóa nhập lại được từ tệp XML. Hóa đơn đã lập chứng từ thì không bỏ qua hay xóa được: xóa chứng từ mua trước, hóa đơn tự trở về chưa hạch toán.

Số hóa đơn, ký hiệu, ngày lập được ghi vào chứng từ. Mỗi hóa đơn chỉ lập được một chứng từ. Để kiểm lại, mở Mua hàng→, Chứng từ mua hàng hoặc sổ nhật ký chung.

• "Chỉ nhận tệp .xml của hóa đơn điện tử": bạn chọn nhầm PDF hoặc ảnh. Xin nhà cung cấp tệp XML.
• "Tệp không phải hóa đơn điện tử theo định dạng của cơ quan thuế (không có thẻ HDon/DLHDon)": tệp XML không đúng định dạng hóa đơn. Tải lại tệp gốc từ cổng thuế hoặc từ thư của nhà cung cấp.
• "Mỗi lần nhập tối đa 50 tệp; bạn đang chọn …" và "Tệp lớn hơn 2 MB": chia nhỏ lượt nhập.
• "Đã có hóa đơn …; giữ nguyên bản đã nhập": hóa đơn cùng người bán, ký hiệu, số đã nhập rồi. Phần mềm không ghi đè.
• "Mã số thuế người mua … khác mã số thuế công ty …" (mức Không hợp lệ): hóa đơn xuất sai công ty. Nhờ người bán xử lý trước khi ghi sổ. Hóa đơn bán cho người tiêu dùng, không ghi người mua, cũng bị mức này vì không dùng để tính chi phí được trừ, khấu trừ thuế.
• "Chọn mặt hàng cho dòng …": còn dòng chưa chọn mặt hàng. Nút lập bị khóa và hiện "Còn … dòng chưa chọn mặt hàng".
• "Hóa đơn này đã lập chứng từ" hoặc "Hóa đơn này vừa được người khác lập chứng từ mua": đã có người lập trước. Mở chứng từ để xem.
• "Chiết khấu thương mại lớn hơn tiền hàng trên hóa đơn": dữ liệu tệp bất thường, hỏi lại người bán.