Lập chứng từ hàng loạt từ hóa đơn đầu vào: cách dùng trên KetoanX

ketoanx.com/purchases/einvoices/bulk

Nó là lối tắt của màn hóa đơn điện tử đầu vào, nơi bạn nạp tệp XML và xem kết quả kiểm tra trước. Chứng từ lập ra nằm ở chứng từ mua hàng hoặc ở sổ chứng từ, và khoản nợ trả ở trả tiền nhà cung cấp.

Một giới hạn quan trọng: mọi chứng từ lập hàng loạt đều ghi công nợ phải trả, chưa trả tiền. Muốn ghi trả ngay bằng tiền mặt hay chuyển khoản, hoặc lập hàng bán trả lại, giảm giá hàng mua, quyết toán tạm ứng, bạn làm từng hóa đơn ở màn hóa đơn đầu vào.

1. 1

   Hóa đơn đã nạp ở hóa đơn điện tử đầu vào và chưa hạch toán. Đã ghi sổ thì không hiện ở đây.

2. 2

   Quyền thêm ở phân hệ Mua hàng. Thiếu quyền, màn hiện "Bạn chưa có quyền lập chứng từ mua hàng " kèm gợi ý nhờ quản trị viên cấp quyền Thêm. Riêng loại chi phí ghi công nợ cần thêm quyền thêm ở phân hệ tiền; không có quyền này thì lựa chọn ấy không hiện.

3. 3

   Mặt hàng trong danh mục (vật tư, hàng hóa, kho). Mặt hàng cần trùng tên với dòng trên hóa đơn, hoặc đã được ghi nhớ từ lần lập tay trước.

4. 4

   Kho nhập, nếu lập chứng từ mua hàng nhập kho.

5. 5

   Hệ thống tài khoản đã có các tài khoản chi phí bạn định dùng (hệ thống tài khoản).

6. 6

   Mỗi nhà cung cấp mới nên lập tay một hóa đơn đầu tiên ở màn hóa đơn đầu vào. Lần đó phần mềm ghi nhớ mặt hàng hoặc tài khoản cho từng tên hàng, và từ lần sau lập hàng loạt tự ghép được.

ketoanx.com/purchases/einvoices/bulk

Tiêu đề trang là Lập chứng từ hàng loạt từ hóa đơn đầu vào. Đầu trang có nút Danh sách hóa đơn để quay lại. Dưới tiêu đề là bộ lọc Ngày lập từ, Đến ngày, nút Lọc và Bỏ lọc. Tiếp theo là khung các lựa chọn chung, rồi bảng hóa đơn chưa hạch toán (hiện tối đa 300 hóa đơn gần nhất). Bảng có cột Ngày lập, Hóa đơn, Người bán, Tổng tiền, Kiểm tra và ô tích đầu mỗi dòng; ô Chọn tất cả ở đầu cột tích mọi dòng.

ketoanx.com/purchases/einvoices/bulk

Ngày hạch toán không có ô nhập. Phần mềm lấy ngày lập hóa đơn, hoặc ngày ký số nếu công ty đã bật Hạch toán theo ngày ký ở màn hóa đơn đầu vào.

ketoanx.com/purchases/einvoices/bulk

Khi mua dịch vụ

Chọn Chứng từ mua dịch vụ (không qua kho). Dòng nào chưa ghép được thì dùng Mặt hàng dịch vụ mặc định và TK chi phí mặc định. Chứng từ không có kho. Mặt hàng ghép chỉ lấy trong các mặt hàng loại Dịch vụ.

Khi khoản chi không qua mặt hàng

Chọn Chứng từ chi phí ghi công nợ (Có 331). Mỗi dòng ghi Nợ tài khoản chi phí (ghi nhớ từ lần trước, hoặc TK chi phí mặc định), Nợ thuế GTGT đầu vào, Có 331 của nhà cung cấp. Chứng từ này nằm ở sổ chứng từ chứ không ở danh sách mua hàng, nên liên kết Mở chứng từ dẫn đúng chỗ.

Khi hóa đơn có người bán trùng số hóa đơn hoặc vượt hạn mức nợ

Hóa đơn trùng ký hiệu và số với một chứng từ mua đã có của cùng nhà cung cấp luôn trả trạng thái Cần xác nhận; lập hàng loạt không bao giờ tự xác nhận vì dễ ghi sổ hai lần. Mở hóa đơn ở màn hóa đơn đầu vào để kiểm tra rồi lập tay. Vượt hạn mức nợ thì có ô tích Lập tiếp khi vượt hạn mức nợ của nhà cung cấp để cho qua cả lượt.

Khi trả tiền ngay hoặc tiền mặt từ 5 triệu

Màn hàng loạt chỉ lập công nợ nên không phát sinh vấn đề tiền mặt. Khi trả bạn làm ở trả tiền nhà cung cấp. Về pháp luật: từ 01/7/2025 khoản mua từ 5.000.000 đồng đã gồm thuế mà trả tiền mặt thì thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP (Điều 26); trả bằng chuyển khoản là hợp lệ. Xem bài thanh toán không dùng tiền mặt. Điều kiện khấu trừ nói chung ở bài điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Phần mềm không kiểm lại khi bạn lập chứng từ công nợ ở đây, nên chỗ cần canh là lúc chọn Hình thức trả tiền.

Khi sổ đã khóa

Hóa đơn có ngày thuộc kỳ đã khóa sổ sẽ báo lỗi từng hóa đơn, chứng từ không được lập. Muốn ghi sổ, mở kỳ lại ở khóa sổ kế toán, hoặc lập tay với ngày hạch toán sau ngày khóa ở màn hóa đơn đầu vào.

Số chứng từ cấp theo thứ tự ngày lập hóa đơn. Hóa đơn được gắn vào chứng từ, nên lên bảng kê mua vào, tờ khai GTGT. Phần mềm ghi một dòng vào nhật ký thao tác cho cả lượt. Để kiểm lại, đối chiếu tổng thuế đầu vào ở thuế GTGT hoặc xem công nợ 331 ở công nợ tổng hợp.