01
Chức năng này dùng để làm gì
Báo cáo chỉ để xem, không sửa. Nó trả lời hai câu hỏi. Một là, mỗi phiếu phân bổ trong kỳ có tổng chi phí bao nhiêu, đã chia cho chứng từ mua nào, còn dư bao nhiêu chưa chia. Hai là, mỗi chứng từ mua hàng trong kỳ có chi phí đã cộng vào giá nhập kho bằng đúng tổng các phiếu phân bổ trỏ về nó hay không.
Nó đứng sau màn lập phiếu phân bổ chi phí mua hàng, nơi bạn tạo và xóa phiếu. Số liệu giá nhập kho này sau đó đi vào tính giá xuất kho. Cách tính giá nhập kho theo quy định xem bài cách tính giá nhập kho.
02
Trước khi bắt đầu
Có ít nhất một phiếu phân bổ chi phí mua hàng đã ghi sổ. Chưa có thì báo cáo trống.
Quyền xem phân hệ Mua hàng hoặc phân hệ Báo cáo. Thiếu cả hai thì trang hiện thông báo từ chối thay vì bảng.
Hiểu hai chữ "chứng từ mua" và "chứng từ chi phí": chứng từ mua là chứng từ mua hàng nhập kho (chứng từ mua hàng); chứng từ chi phí là phiếu phân bổ chi phí mua hàng, trả tiền cho đơn vị vận chuyển ở trả tiền nhà cung cấp.
03
Mở màn hình
Vào menu Mua hàng, Tình hình phân bổ chi phí mua hàng. Trên đầu trang có nút Phân bổ chi phí mua hàng để sang màn lập phiếu, nút In báo cáo, nút Tùy chọn in và nút Ghi nhớ để lưu báo cáo cùng kỳ đang lọc.
Dưới tiêu đề là thanh lọc gồm Từ ngày, Đến ngày, ô chọn Báo cáo và nút Xem. Mặc định Đến ngày là hôm nay, Từ ngày là ngày mùng một của tháng đó. Ô Báo cáo có hai lựa chọn: Tình hình phân bổ (theo chứng từ chi phí) và Đối chiếu theo chứng từ mua hàng. Chọn cách thứ hai thì hiện thêm ô tick Chỉ dòng lệch để chỉ giữ những chứng từ mua có chênh lệch. Đổi lựa chọn rồi bấm Xem mới có hiệu lực.
04
Đọc báo cáo
Cách thứ nhất, Tình hình phân bổ (theo chứng từ chi phí): mỗi dòng là một phiếu phân bổ có ngày ghi sổ nằm trong kỳ.
| Cột | Ý nghĩa | Lấy số từ đâu |
|---|---|---|
| Ngày | Ngày ghi sổ phiếu phân bổ | Ngày hạch toán bạn chọn khi lập phiếu |
| Chứng từ chi phí | Số phiếu, bấm để mở | Số phiếu phân bổ |
| Đơn vị cung cấp | Đơn vị vận chuyển, bốc xếp | Đối tượng chọn trên phiếu; để trống nếu trả ngay không chọn |
| Cách phân bổ | Theo giá trị hoặc theo số lượng | Ô Phân bổ theo khi lập phiếu |
| Chi phí chưa thuế | Tổng chi phí không kể thuế | Các dòng bút toán của phiếu, trừ dòng Nợ 133 |
| Thuế GTGT | Thuế đầu vào của chi phí | Các dòng bút toán Nợ 133 của phiếu |
| Phân bổ cho | Từng chứng từ mua và số tiền chia cho nó | Các dòng hàng của phiếu, trỏ về dòng của chứng từ mua |
| Đã phân bổ | Cộng số tiền đã chia | Tổng các phần ở cột Phân bổ cho |
| Chưa phân bổ | Chi phí chưa thuế trừ đã phân bổ | Hai cột trước; số khác 0 hiện màu đỏ |
Dòng Cộng cuối bảng cộng các cột số tiền.
Cách thứ hai, Đối chiếu theo chứng từ mua hàng: mỗi dòng là một chứng từ mua hàng đã ghi sổ trong kỳ có chi phí phân bổ.
| Cột | Ý nghĩa | Lấy số từ đâu |
|---|---|---|
| Ngày, Chứng từ mua, Nhà cung cấp | Nhận diện chứng từ mua | Chứng từ mua hàng |
| Giá trị hàng | Tiền hàng sau trừ chiết khấu, chưa thuế | Các dòng hàng của chứng từ mua |
| Chi phí trên chứng từ mua | Chi phí đã cộng vào giá nhập của các dòng hàng | Cột chi phí đã phân bổ trên dòng hàng |
| Theo chứng từ chi phí | Tổng các phiếu phân bổ trỏ về chứng từ mua này | Các phiếu phân bổ đã ghi sổ, mọi ngày |
| Chênh lệch | Hai cột trước trừ nhau; bằng nhau hiện nhãn Khớp, lệch hiện số màu đỏ | Phép trừ làm tròn đồng |
| Chứng từ chi phí | Số các phiếu đã chia cho chứng từ mua này | Phiếu phân bổ |
05
Làm từng bước: soát chi phí mua tháng 10 năm 2026
Ví dụ: cuối tháng 10/2026 kế toán soát lại phiếu CM00004 lập ngày 16/10/2026, chia cước xe 5.000.000 đồng chưa thuế, thuế 500.000 đồng, cho hai chứng từ MH00031 và MH00032 (cách lập ở bài phân bổ chi phí mua hàng).
Vào Mua hàng, Tình hình phân bổ chi phí mua hàng.
Đặt Từ ngày là 01/10/2026 và Đến ngày là 31/10/2026. Để ô Báo cáo ở
Tình hình phân bổ (theo chứng từ chi phí), bấm Xem.Tìm dòng CM00004: Chi phí chưa thuế 5.000.000, Thuế GTGT 500.000. Cột Phân bổ cho ghi MH00031 2.000.000 và MH00032 3.000.000. Đã phân bổ là 5.000.000 và Chưa phân bổ là 0 (không đỏ).
Đổi ô Báo cáo sang
Đối chiếu theo chứng từ mua hàngrồi bấm Xem. Dòng MH00032 có Giá trị hàng 30.000.000, Chi phí trên chứng từ mua 3.000.000, Theo chứng từ chi phí 3.000.000 và Chênh lệch là nhãn Khớp.Muốn chỉ thấy chứng từ có vấn đề, tick Chỉ dòng lệch và bấm Xem. Nếu hiện câu "Không có chứng từ lệch" thì mọi chứng từ mua trong kỳ đã khớp.
Bấm In báo cáo để in, hoặc Ghi nhớ để lưu cùng kỳ đang lọc.
06
Các trường hợp khác
Cách làm trên là cách soát cuối kỳ thông thường. Các tình huống sau hay gặp.
Khi có chứng từ lệch
Dòng lệch (số đỏ ở Chênh lệch) nghĩa là chi phí cộng trên dòng hàng không bằng tổng các phiếu phân bổ. Mở chứng từ mua và các phiếu ở cột Chứng từ chi phí để xem. Cách sửa an toàn là xóa phiếu phân bổ liên quan ở màn lập phiếu rồi lập lại. Phần mềm không có nút sửa số trực tiếp trên báo cáo này.
Khi một phiếu còn Chưa phân bổ
Số đỏ ở Chưa phân bổ nghĩa là tổng chi phí chưa thuế của phiếu lớn hơn số đã chia. Với phiếu lập bằng màn phân bổ thì số này thường là 0; số khác 0 là dấu hiệu bút toán của phiếu bị đổi ngoài màn phân bổ. Báo kế toán trưởng trước khi khóa sổ.
Khi xem chi phí của cả quý hoặc cả năm
Đặt Từ ngày và Đến ngày theo kỳ cần xem. Cách thứ nhất lọc theo ngày ghi sổ phiếu phân bổ, cách thứ hai lọc theo ngày ghi sổ chứng từ mua, nên phiếu lập tháng sau cho chứng từ mua tháng trước vẫn được tính vào cột Theo chứng từ chi phí ở cách thứ hai.
Khi cần soát thanh toán chi phí bằng tiền mặt
Báo cáo này không có cột hình thức thanh toán. Về pháp luật, chi phí vận chuyển từ 5 triệu đồng (giá đã có thuế) trả bằng tiền mặt thì thuế đầu vào không được khấu trừ, quy tắc ở Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, xem bài thanh toán không dùng tiền mặt. Để soát, mở Báo cáo, Kiểm tra sổ sách (kiểm tra sổ sách); đừng dựa vào báo cáo này.
07
Số liệu lấy từ đâu
Mọi số lấy từ phiếu phân bổ chi phí mua hàng đã ghi sổ và dòng hàng của chứng từ mua hàng; phiếu hay chứng từ lưu nháp (chưa ghi sổ) không có trong báo cáo. Báo cáo chỉ đọc, không tạo bút toán. Bút toán gốc của phiếu: Nợ tài khoản kho (hoặc giá vốn nếu hàng đã bán), Nợ 133 phần thuế, Có 331, tiền mặt hoặc tiền gửi; xem bài phân bổ chi phí mua hàng. Để đối chiếu giá trị tồn kho tăng, xem tồn kho.
08
Lỗi hay gặp và cách xử lý
Không có chứng từ phân bổ chi phí mua hàng trong kỳ: kỳ lọc không có phiếu nào. Mở rộng Từ ngày, Đến ngày, hoặc kiểm phiếu đã ghi sổ chưa.
Không có chứng từ mua hàng có chi phí phân bổ trong kỳ: ở cách đối chiếu, kỳ lọc không có chứng từ mua nào được chia chi phí. Chứng từ mua tháng này nhưng phiếu phân bổ chưa lập thì cũng không hiện.
Không có chứng từ lệch: bạn đã tick Chỉ dòng lệch và mọi chứng từ khớp. Đây là kết quả tốt, không phải lỗi.
Thông báo từ chối hiện thay bảng: tài khoản thiếu quyền xem cả phân hệ Mua hàng lẫn Báo cáo, hoặc tài khoản bị giới hạn theo chi nhánh (câu bắt đầu bằng Tài khoản của bạn bị giới hạn theo chi nhánh; báo cáo này không mở cho người bị giới hạn chi nhánh). Nhờ quản trị viên cấp quyền (thành viên và phân quyền).
Số Chưa phân bổ đỏ hoặc Chênh lệch đỏ: xem hai mục xử lý ở trên.
09
Hỏi đáp
Những thắc mắc thường gặp khi xem báo cáo này.
Tại sao phiếu tôi vừa lập không thấy trong báo cáo?
Ngày ghi sổ của phiếu nằm ngoài khoảng Từ ngày, Đến ngày, hoặc phiếu chưa ghi sổ. Phiếu phân bổ luôn ghi sổ ngay khi cất, nên thường là do khoảng ngày; mặc định chỉ từ đầu tháng.
Báo cáo này có tính chi phí trả cho hàng nhập khẩu không?
Chỉ tính các phiếu lập ở màn phân bổ chi phí mua hàng. Thuế nhập khẩu và chi phí trước thông quan nằm trên chứng từ mua hàng nhập khẩu (hạch toán hàng nhập khẩu), không có phiếu phân bổ nên không hiện ở đây.
Làm sao xuất ra Excel?
Trang này chỉ có in và ghi nhớ báo cáo, không có nút xuất Excel. Dùng nút In báo cáo và chọn lưu thành PDF, hoặc chép bảng sang bảng tính.
Giá trị hàng ở cách đối chiếu có gồm thuế không?
Không. Cột Giá trị hàng là tiền hàng chưa thuế sau chiết khấu, để so cùng cơ sở với chi phí chưa thuế.
Hướng dẫn khác trong nhóm Mua hàng
Dùng thử trên sổ của chính bạn
Đăng ký mất vài phút, không cần thẻ thanh toán. Mọi chức năng đều miễn phí.