Cách tính giá nhập kho: giá mua, vận chuyển, thuế không hoàn lại, chiết khấu và phân bổ chi phí mua chung

• Giá mua ghi trên hóa đơn, chưa tính thuế GTGT nếu bạn được khấu trừ thuế đó.
• Thuế phải nộp khi mua mà không được hoàn lại: thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường, và thuế GTGT hàng nhập khẩu hay hàng mua trong nước nếu không được khấu trừ.
• Chi phí thu mua: vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, bảo hiểm, thuê kho, thuê bãi từ nơi mua về kho, và hao hụt tự nhiên trong định mức.
• Chi phí gia công, sơ chế, tân trang, phân loại, nếu bạn làm để tăng giá trị hoặc khả năng bán của hàng đã mua.
• Trừ chiết khấu thương mại và giảm giá được hưởng.

Chi phí sau khi hàng đã vào kho và sẵn sàng bán, như chi phí quản lý chung hay lương nhân viên mua hàng không gắn riêng với lô nào, thì không vào giá nhập kho mà đi vào chi phí kỳ này. Đây là nguyên tắc giá gốc ở bài nguyên tắc kế toán hàng tồn kho.

Hàng nhập khẩu: thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt nếu có và thuế bảo vệ môi trường nếu có đều vào giá. Thuế GTGT hàng nhập khẩu được khấu trừ thì không vào giá, không được khấu trừ thì vào giá. Hàng mua bằng ngoại tệ ghi theo tỷ giá giao dịch thực tế lúc mua; chi tiết ở bài hạch toán hàng nhập khẩu.

Chi phí vận chuyển có hóa đơn riêng từ đơn vị vận tải: bạn ghi Nợ 156 (hoặc 152, 153), Nợ 1331 nếu có thuế được khấu trừ, Có 111, 112, 331. Thông tư 99 cho phép chi phí thu mua giá trị nhỏ liên quan nhiều mặt hàng được ghi thẳng vào giá vốn hàng bán, thay vì phân bổ. Thông tư không đặt ngưỡng cụ thể cho chữ nhỏ, nên doanh nghiệp tự xác định ngưỡng và giữ nhất quán.

Chiết khấu thanh toán, tức tiền bớt vì trả sớm, không làm giảm giá nhập kho. Khoản đó là doanh thu hoạt động tài chính (Nợ 331, Có 515). Chiết khấu thương mại, giảm giá nhận trên hóa đơn mua hoặc nhận sau khi mua thì làm giảm giá nhập kho; cách chia ở mục dưới.

Mua trả chậm, trả góp thì giá nhập kho là giá mua trả tiền ngay; phần lãi trả chậm ghi vào chi phí tài chính (Nợ 635), không vào giá nhập kho.

Ví dụ. Cuối quý nhà cung cấp cho chiết khấu thương mại 3.000.000 đồng chưa thuế, thuế 300.000 đồng, trên lô hàng đã mua trong quý; 40% lô đã bán, 60% còn tồn. Phần tồn 1.800.000 đồng giảm giá trị hàng tồn, phần bán 1.200.000 đồng giảm giá vốn. Ghi Nợ 112 3.300.000, Có 156 1.800.000, Có 632 1.200.000, Có 1331 300.000. Mặt hàng nào chiết khấu thuộc phần nào của lô thì chia theo tỷ lệ tồn và bán của đúng mặt hàng đó; bài chiết khấu thương mại nói phía bên bán.

ketoanx.com/purchases/costs

Các bước

1. 1

   Lập trước chứng từ mua hàng nhập kho cho chuyến xe ở Mua hàng→, Chứng từ mua hàng. Trong ví dụ của bài đó là một chứng từ ba dòng: 100 cái A đơn giá 200.000, 300 cái B đơn giá 50.000, 50 cái C đơn giá 300.000. Chứng từ mua hàng không qua kho hoặc chỉ có dịch vụ thì không chia được.

2. 2

   Vào Mua hàng→, Phân bổ chi phí mua hàng. Biểu mẫu chỉ hiện với người có quyền thêm, và bấm ghi sổ cần thêm quyền ghi sổ ở phân hệ Mua hàng.

3. 3

   Ô Ngày hạch toán mặc định là hôm nay; không được trước ngày của chứng từ mua được chọn, và không được nằm trong kỳ đã khóa sổ.

4. 4

   Ô Tổng chi phí chưa thuế nhập 5.000.000 (phải lớn hơn 0). Ô Thuế GTGT của chi phí nhập 500.000; để trống nếu không có thuế đầu vào thì phần mềm không ghi dòng thuế.

5. 5

   Ô Phân bổ theo có hai lựa chọn, Giá trị hàng (mặc định) và Số lượng. Chọn Giá trị hàng thì A nhận 2.000.000, B và C mỗi mặt hàng nhận 1.500.000. Chọn Số lượng thì A nhận 1.111.111, B nhận 3.333.333, C nhận 555.556.

6. 6

   Ô Trả tiền chi phí có ba lựa chọn: Chưa trả (công nợ 331) (mặc định), Tiền mặt, Chuyển khoản. Chọn Chưa trả (công nợ 331) thì ô Đơn vị vận chuyển, bốc xếp bắt buộc; trả ngay thì ô này để trống được, và có thể thêm nhanh đơn vị mới ngay trong ô.

7. 7

   Ô Diễn giải để trống thì phần mềm tự ghi nội dung "Phân bổ chi phí mua hàng cho" kèm số chứng từ mua và cách chia.

8. 8

   Ở bảng bên dưới, đánh dấu chọn chứng từ mua của chuyến xe (bảng chỉ liệt kê 100 chứng từ mua nhập kho mới nhất). Cột Phân bổ lần này (ước tính) hiện ngay số mỗi chứng từ sẽ nhận, nên bạn thấy trước kết quả khi đổi Phân bổ theo. Bấm Phân bổ và ghi sổ; nút chỉ bấm được khi đã chọn ít nhất một chứng từ. Thành công thì hiện dòng Đã phân bổ chi phí mua hàng vào giá nhập kho và phiếu mới nằm đầu khung Phiếu phân bổ đã lập.

Phần mềm tự ghi gì

Phần mềm chia chi phí cho từng dòng hàng nhập kho của các chứng từ đã chọn (dịch vụ trên chứng từ không tính). Với ví dụ chia theo giá trị, chưa trả, phiếu ghi sổ ngay có: Nợ 156 của A 2.000.000, Nợ 156 của B 1.500.000, Nợ 156 của C 1.500.000, Nợ 1331 500.000, tất cả Có 331 của đơn vị vận chuyển, tổng 5.500.000. Tài khoản kho lấy theo từng mặt hàng đã khai (156 cho hàng hóa, 152 cho nguyên liệu). Mỗi mặt hàng có thêm một dòng sổ kho số lượng 0 và giá trị bằng phần được chia, nên giá nhập kho một cái A lên 220.000, B lên 55.000, C lên 330.000 và giá vốn bình quân tăng theo. Phần lẻ do làm tròn dồn vào dòng có trọng số lớn nhất để tổng khớp 5.000.000. Chọn tiền mặt hoặc chuyển khoản thì vế Có là tiền mặt hoặc tiền gửi mặc định thay vì 331. Bút toán giống nhau ở Thông tư 99 và Thông tư 133.

Nếu hàng của dòng mua đã bán bớt tại ngày hạch toán thì phần chi phí ứng với hàng đã bán không vào kho nữa mà ghi Nợ tài khoản giá vốn của mặt hàng, phần ứng với hàng còn tồn mới ghi Nợ tài khoản kho. Việc này thay cho bút toán kết chuyển cuối kỳ nêu ở bài.

Câu báo lỗi hay gặp: Chọn ít nhất một chứng từ mua hàng; Chi phí phải lớn hơn 0; Chi phí chưa thanh toán cần chọn nhà cung cấp dịch vụ khi chọn công nợ mà chưa chọn đơn vị; Sổ đã khóa đến ngày … khi ngày hạch toán nằm trong kỳ khóa; Tổng giá trị hàng bằng 0, hãy phân bổ theo số lượng khi hàng giá 0. Chứng từ đã bị phân bổ thì không sửa hay xóa được cho đến khi xóa phiếu phân bổ.

Kiểm lại và giới hạn

Mở Mua hàng→, Tình hình phân bổ chi phí mua hàng (chọn Từ ngày, Đến ngày, bấm Xem). Chế độ mặc định liệt kê từng phiếu với cột Chi phí chưa thuế, Thuế GTGT, Phân bổ cho, Đã phân bổ, Chưa phân bổ. Chọn Đối chiếu theo chứng từ mua hàng ở ô Báo cáo để so chi phí cộng vào dòng hàng với tổng các phiếu, cột Chênh lệch phải là Khớp. Giá nhập kho mới xem được ở Kho→, Tồn kho và Sổ chi tiết vật liệu, hàng hóa. Phân bổ nhầm thì bấm nút xóa ở dòng phiếu trong khung Phiếu phân bổ đã lập rồi lập lại; phiếu không có chức năng sửa.

Giới hạn so với bài. Phiếu phân bổ luôn cộng chi phí vào giá nhập kho; phần mềm không có ngưỡng tự ghi thẳng chi phí thu mua nhỏ vào giá vốn như Thông tư 99 cho phép, nên với chi phí nhỏ bạn lập chứng từ chi phí riêng ghi Nợ 632. Màn này không có ô số hóa đơn của đơn vị vận tải, và khi chọn Tiền mặt cho tổng từ 5 triệu đồng thì không cảnh báo như chứng từ mua hàng; hãy chọn Chuyển khoản hoặc ghi công nợ rồi trả qua ngân hàng để thuế còn khấu trừ được. Chiết khấu thương mại hay giảm giá nhận sau khi mua không làm ở màn này mà lập chứng từ Giảm giá hàng mua gắn chứng từ gốc; phần mềm tự chia phần hàng còn tồn (Có kho) và phần đã bán (Có 632) theo số tồn của từng mặt hàng. Cách tính giá xuất kho sau khi giá nhập đã đổi nằm ở bài phương pháp tính giá xuất kho, màn hình ở phần kho của KetoanX; thao tác từng ô xem thêm hướng dẫn phân bổ chi phí mua hàng.

Muốn xem đủ mọi ô, mọi nút và lỗi hay gặp của màn này, đọc bài hướng dẫn sử dụng phân bổ chi phí mua hàng.