Nguyên tắc kế toán hàng tồn kho: giá gốc, giá xuất kho và hai cách theo dõi theo Thông tư 99

Hai loại hàng nằm ngoài nhóm này dù có thể đang ở kho. Thứ nhất là hàng không thuộc quyền sở hữu và kiểm soát của bạn: hàng nhận giữ hộ, ký gửi, nhận gia công, nhận ủy thác xuất nhập khẩu. Bạn mở sổ chi tiết theo dõi riêng và thuyết minh báo cáo tài chính, như đã nêu ở bài hàng gia công. Thứ hai là vật tư, thiết bị, phụ tùng thay thế cất giữ quá 12 tháng hoặc lâu hơn một chu kỳ kinh doanh bình thường, và sản phẩm dở dang mất hơn một chu kỳ mới xong: báo cáo tình hình tài chính xếp các khoản này vào tài sản dài hạn chứ không vào hàng tồn kho.

Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ thì không nằm trong giá gốc; không được khấu trừ thì cộng vào. Thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế bảo vệ môi trường không được hoàn lại cũng cộng vào giá gốc. Ví dụ mua một lô hàng giá 100.000.000 đồng chưa thuế, thuế GTGT 10% là 10.000.000 đồng, trả thêm tiền xe 2.000.000 đồng chưa thuế, thuế 200.000 đồng. Thuế được khấu trừ thì giá gốc là 102.000.000 đồng. Thuế không được khấu trừ thì giá gốc là 102.000.000 + 10.200.000 = 112.200.000 đồng. Cách tính chi tiết và phân bổ chi phí mua chung cho nhiều mặt hàng ở bài giá nhập kho và chi phí mua hàng.

Khi mua hàng được nhận kèm sản phẩm, hàng hóa, bạn phải ghi riêng phần nhận kèm theo giá trị hợp lý, trừ trường hợp doanh nghiệp không tách riêng phần đó để dùng, cho, biếu, tặng hay bán. Hàng xuất để khuyến mại: không điều kiện mua thì vào chi phí bán hàng, có điều kiện mua thì là giảm giá hàng bán và giá trị hàng tặng vào giá vốn; xem bài hàng khuyến mại, biếu tặng, tiêu dùng nội bộ.

Bạn chọn theo đặc điểm, số lượng, chủng loại của từng mặt hàng và yêu cầu quản lý, rồi áp dụng nhất quán giữa các kỳ, trừ khi thay đổi chính sách kế toán. Cách so sánh chọn phương pháp ở bài phương pháp tính giá xuất kho; hai phương pháp phổ biến nhất có bài riêng, giá xuất kho bình quân gia quyền và giá xuất kho nhập trước xuất trước.

Cách thứ nhất, theo từng lần phát sinh: bạn ghi nhập, xuất, tồn liên tục, có hệ thống, nên số lượng và giá trị tồn trên sổ biết được bất cứ lúc nào trong kỳ. Cuối kỳ bạn kiểm kê và đối chiếu; về nguyên tắc số thực tế phải bằng số sổ, có chênh lệch thì truy tìm nguyên nhân. Cách này thường dùng ở doanh nghiệp sản xuất, xây lắp và thương mại hàng giá trị lớn như máy móc, thiết bị. Thông tư 133 gọi cách này là phương pháp kê khai thường xuyên.

Cách thứ hai, trên cơ sở tồn cuối kỳ: bạn kiểm kê thực tế để ghi số lượng và giá trị tồn cuối kỳ lên sổ, rồi suy ra hàng xuất trong kỳ bằng tồn đầu kỳ cộng hàng nhập trừ tồn cuối kỳ. Cách này đơn giản, nhẹ việc ghi sổ, hợp với cửa hàng bán lẻ nhiều mặt hàng giá trị thấp, nhưng độ chính xác phụ thuộc vào cách quản lý kho, quầy. Thông tư 133 gọi nó là kiểm kê định kỳ.

Về tài khoản, Thông tư 133 dùng tài khoản 611 (Mua hàng) và 631 (Giá thành sản xuất) cho cách kiểm kê định kỳ, còn Thông tư 99 không có hai tài khoản này. Hàng mua về ghi thẳng vào 152, 153, 156 như bình thường, và cuối kỳ bạn điều chỉnh số tồn theo kết quả kiểm kê. Thông tư 99 cũng không còn câu bắt doanh nghiệp chọn một trong hai tên phương pháp như Thông tư 133 khoản 12 Điều 22, mà nói doanh nghiệp xác định số lượng và giá trị hàng xuất theo từng lần phát sinh hoặc trên cơ sở tồn cuối kỳ, tùy mặt hàng, và nhất quán giữa các kỳ. Tài khoản 611, 631 và cách chuyển sổ nằm ở bài tài khoản 611, 631.

Việc thứ hai là dự phòng. Cuối kỳ, nếu giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc, vì hàng hư hỏng, lỗi thời, giá bán giảm hoặc chi phí hoàn thiện, bán hàng tăng, bạn lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, ghi Nợ 632, Có 2294, tính riêng cho từng loại. Cách tính và hoàn nhập ở bài dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

1. 1

   Bạn học cộng giá mua, vận chuyển, thuế không hoàn lại thành giá nhập kho và chia chi phí mua chung ở bài giá nhập kho và chi phí mua hàng.

2. 2

   Bài phương pháp tính giá xuất kho so sánh các cách tính và giúp chọn cách hợp doanh nghiệp.

3. 3

   Bài giá xuất kho bình quân gia quyền tính từng bước đơn giá bình quân cuối kỳ và sau mỗi lần nhập trên một ví dụ.

4. 4

   Bài giá xuất kho nhập trước xuất trước tính giá theo từng lô nhập và chỉ ra chỗ hay tính sai.

5. 5

   Bài kiểm kê kho và hàng thừa, thiếu hạch toán hàng thừa, thiếu trong định mức, ngoài định mức và chưa rõ nguyên nhân.

6. 6

   Bài dự phòng giảm giá hàng tồn kho tính số cần trích cho từng mặt hàng, hạch toán trích lập và hoàn nhập.

7. 7

   Bài hàng hết hạn, hư hỏng nói hồ sơ hủy hàng, hạch toán và chi phí được trừ.

8. 8

   Bài tồn kho bị âm trên sổ sách tìm nguyên nhân và cách sửa.

9. 9

   Bài chuyển kho, xuất hàng cho chi nhánh nói phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.

10. 10

    Bài định mức tiêu hao nguyên vật liệu hướng dẫn xây định mức và dùng khi quyết toán thuế.

Xong trụ cột này, bạn sang trụ cột tài sản cố định, mở đầu bằng bài tài sản cố định là gì. Bài tài khoản 156 nói riêng về hàng hóa, bài trước trụ cột này là hàng gia công.

ketoanx.com/inventory

Các màn chính theo thứ tự làm việc

1. 1

   Kho→, Vật tư, hàng hóa, kho: nút Thêm mặt hàng và Thêm kho khai danh mục. Mỗi mặt hàng mang tài khoản kho (152, 153, 156...), nên hàng nhập vào đâu trên sổ cái quyết định ở đây. Xem hướng dẫn vật tư, hàng hóa, kho.

2. 2

   Kho→, Nhập kho, xuất kho: nút Lập phiếu nhập kho, Lập phiếu xuất kho và Nhập tồn đầu kỳ. Phiếu độc lập với mua bán dùng cho nhập thành phẩm, xuất sản xuất, xuất dùng nội bộ; hàng mua và bán thì vào kho qua chứng từ mua hàng và bán hàng. Xem hướng dẫn nhập kho, xuất kho.

3. 3

   Kho→, Tính giá xuất kho: chọn bình quân cuối kỳ, bình quân tức thời, nhập trước xuất trước hoặc đích danh, rồi bấm Tính lại giá xuất kho theo tháng. Cách chọn nằm ở bài phương pháp tính giá xuất kho. Xem hướng dẫn tính giá xuất kho.

4. 4

   Kho→, Chuyển kho: chuyển giữa hai kho, gửi bán đại lý hoặc xuất cho đơn vị phụ thuộc theo giá xuất của phương pháp đã chọn. Xem hướng dẫn chuyển kho.

5. 5

   Kho→, Tồn kho: số lượng và giá trị theo mặt hàng đến một ngày, lọc theo kho, nhóm hàng và tình trạng; bấm mã hàng để mở thẻ kho. Xem hướng dẫn tồn kho.

6. 6

   Kho→, Kiểm kê kho: lập biên bản, nhập số đếm, rồi xử lý hàng thừa, thiếu qua 1381, 3381 hoặc ghi thẳng. Xem hướng dẫn kiểm kê kho.

7. 7

   Kho→, Tổng hợp nhập xuất tồn và Kho→, Đối chiếu kho với sổ cái: bảng nhập xuất tồn theo kỳ (mẫu S11-DN) và so giá trị sổ kho với số dư tài khoản kho trên sổ cái. Xem hướng dẫn tổng hợp nhập xuất tồn và hướng dẫn đối chiếu kho với sổ cái.

Phần mềm không quyết định thay bạn phương pháp giá xuất: bạn chọn một lần cho cả công ty và giữ nhất quán. KetoanX chưa có giá bán lẻ và chi phí chuẩn. Kiểm kê, phân bổ chi phí mua hàng và dự phòng giảm giá có màn hình riêng, nêu ở từng bài con. Các chức năng này nằm trong phần kho của KetoanX.