Hàng khuyến mại, biếu tặng, tiêu dùng nội bộ: hóa đơn, thuế GTGT, TNDN và hạch toán

Một nhóm không phải tiêu dùng nội bộ nên đừng nhầm: hàng xuất để chuyển kho nội bộ, xuất vật tư để tiếp tục sản xuất, hàng phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh (kể cả tài sản tự xây dựng, tự sản xuất), và tài sản điều chuyển giữa các đơn vị hạch toán phụ thuộc. Những loại này không phải tính thuế GTGT. Hàng giao cho đại lý bán cũng không phải hàng tặng, vì chưa bán thì cũng chưa tặng: xem bài hàng gửi đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng.

Với hàng khuyến mại theo pháp luật thương mại và hàng cho, biếu, tặng phù hợp pháp luật, doanh nghiệp được lập hóa đơn tổng hợp cho các giao dịch trong tháng, quý, theo kỳ khai thuế GTGT. Khi dùng hóa đơn tổng hợp, bạn phải giữ danh sách chi tiết hàng khuyến mại, cho, biếu, tặng và hồ sơ liên quan, và khách hàng yêu cầu hóa đơn theo từng giao dịch thì phải lập cho họ. Quy định này nêu cho khuyến mại và biếu tặng, không nêu cho tiêu dùng nội bộ.

Hàng biếu, tặng, cho và hàng tiêu dùng nội bộ lấy giá tính thuế của hàng hóa cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh. Khuyến mại không làm đúng quy định của pháp luật thương mại thì giá tính thuế tính như hàng biếu, tặng, cho. Bớt tiền cho khách vì trả sớm không phải khuyến mại, mà là chiết khấu thanh toán ở bài chiết khấu thanh toán. Nghĩa là chương trình làm đúng thủ tục thì hàng tặng giá tính thuế bằng 0, làm sai thì phải tính thuế theo giá thị trường.

Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa mà cơ sở kinh doanh dùng để cho, biếu, tặng, khuyến mại, quảng cáo vẫn được khấu trừ. Thuế đầu vào của hàng mua về để tặng không bị loại; thứ phát sinh thêm là thuế đầu ra.

Hàng biếu tặng khách hàng bên ngoài được tính vào chi phí kinh doanh ghi Nợ 641, Có 155 hoặc 156, Có 3331. Hàng tiêu dùng nội bộ cho hoạt động bán hàng cũng ghi Nợ 641; dùng cho mục đích quản lý ghi Nợ 642. Riêng hàng biếu tặng, thông tư nêu cả 641 (ở phần chi phí bán hàng) lẫn 642 (ở phần chi phí quản lý); quà gắn với bán hàng cho khách thì chọn 641, quà mang tính quản lý chung thì chọn 642, và giữ một cách nhất quán. Hàng tặng người lao động trang trải bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi thì hạch toán như bán hàng: Nợ 353 theo tổng giá thanh toán, Có 511, Có 3331, kèm Nợ 632, Có 155 hoặc 156 cho giá vốn.

Chi phí quà biếu, hàng khuyến mại được trừ hay không theo quy tắc chung về chi phí hợp lý, hợp lệ (bài chi phí được trừ khi tính thuế TNDN); quà cho người lao động xem thêm bài chi phúc lợi cho nhân viên.

ketoanx.com/sales/promotions

Các bước

1. 1

   Vào Bán hàng→, Chứng từ bán hàng và bấm Lập chứng từ bán hàng. Chương trình giảm giá, tặng hàng khai sẵn ở Bán hàng→, Chương trình khuyến mại, cách khai xem hướng dẫn về chương trình khuyến mại; chứng từ thì xem hướng dẫn chứng từ bán hàng.

2. 2

   Ở phần đầu chứng từ chọn Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, ô Thu tiền và ô khách hàng (để trống thì là khách lẻ nếu thu tiền ngay). Quà biếu thì chọn khách là đối tác nhận quà; hàng cho quản lý dùng thì không cần khách cụ thể.

3. 3

   Tích Có hàng khuyến mại, biếu tặng. Ô này chỉ hiện khi chứng từ có xuất kho; tích rồi bảng dòng hàng có thêm cột TK chi phí KM. Bỏ tích thì phần mềm xóa luôn tài khoản đã gõ ở các dòng.

4. 4

   Ví dụ biếu 10 thùng quà: dòng hàng chọn Mặt hàng là thùng quà, Số lượng 10, gõ tài khoản 641 vào TK chi phí KM. Gõ tài khoản xong, Đơn giá của dòng tự về 0 và chiết khấu bị xóa. Ngay dưới ô tài khoản có thêm ô Giá tính thuế (tên đầy đủ Giá tính thuế GTGT một đơn vị (biếu tặng, tiêu dùng nội bộ)): nhập 1.500.000, là giá hàng cùng loại. Thuế suất GTGT để 10%.

5. 5

   Ví dụ bán 2 tặng 1: dòng 1 là hàng bán, Số lượng 2, Đơn giá 2.000.000, thuế suất 10%, không gõ tài khoản. Bấm Thêm dòng, dòng 2 là chính mặt hàng ấy, Số lượng 1, TK chi phí KM là 632 vì tặng kèm điều kiện mua, ô Giá tính thuế để trống vì chương trình khuyến mại làm đúng thủ tục. Có chương trình khai sẵn thì bấm Áp chương trình khuyến mại (hoặc để ô Tự áp khuyến mại khi gõ dòng hàng đang tích) để phần mềm tự thêm dòng tặng.

6. 6

   Ví dụ hàng cho quản lý dùng: Số lượng 5, TK chi phí KM 642, Giá tính thuế 2.000.000. Nếu nhập giá tính thuế mà không có tài khoản phần mềm báo Giá tính thuế chỉ dùng cho dòng biếu tặng, tiêu dùng nội bộ (có TK chi phí); có tài khoản mà đơn giá khác 0 thì báo dòng khuyến mại, biếu tặng phải có đơn giá 0.

7. 7

   Bấm Cất và ghi sổ để ghi sổ ngay, hoặc Cất, chưa ghi sổ để lưu nháp, chưa có bút toán và chưa trừ kho.

Phần mềm tự ghi gì

Với dòng có TK chi phí KM, phần mềm ghi Nợ tài khoản đó, Có tài khoản kho theo giá xuất kho bình quân của mặt hàng, thay cho dòng giá vốn thường. Nếu dòng có Giá tính thuế, thuế đầu ra bằng số lượng nhân giá tính thuế nhân thuế suất, ghi Nợ chính tài khoản chi phí ấy, Có 33311, và doanh nghiệp chịu, không thu thêm của khách.

Ba ví dụ của bài ra như sau (giá xuất kho lấy theo giá vốn trong bài):

1. 1

   Biếu 10 thùng: Nợ 641 10.000.000, Có 156 10.000.000; Nợ 641 1.500.000, Có 33311 1.500.000. Tổng chi phí 11.500.000, đúng ví dụ trong bài, chỉ tách làm hai bút toán.

2. 2

   Bán 2 tặng 1, thu tiền mặt: Nợ 111 4.400.000, Có 511 4.000.000, Có 33311 400.000; giá vốn hai sản phẩm bán Nợ 632 2.400.000, Có 156 2.400.000; sản phẩm tặng Nợ 632 1.200.000, Có 156 1.200.000. Dòng tặng không có doanh thu và không có thuế vì không nhập giá tính thuế.

3. 3

   Cho quản lý dùng 5 sản phẩm: Nợ 642 6.000.000, Có 156 6.000.000; Nợ 642 1.000.000, Có 33311 1.000.000.

Khác ở Thông tư 133: chế độ này dùng tài khoản 632 và 641, 642 như trên, bạn chỉ cần chọn đúng tài khoản có trong hệ thống tài khoản của công ty. Tài khoản gõ vào mà hệ thống không có thì phần mềm không cho cất.

Kiểm lại và giới hạn

Mở lại chứng từ vừa cất để xem các bút toán, rồi mở sổ chi tiết tài khoản 641 hoặc 642 và sổ kho của mặt hàng để đối chiếu với số ở trên.

Phần mềm không tự biết chương trình của bạn đã làm đúng thủ tục pháp luật thương mại hay chưa; ô Giá tính thuế để trống hay nhập là do bạn quyết, như bài nói ở mục giá tính thuế. Phần mềm chưa phát hành hóa đơn điện tử nên hóa đơn cho hàng khuyến mại, biếu tặng, kể cả hóa đơn tổng hợp theo kỳ kèm danh sách chi tiết, bạn lập ở phần mềm hóa đơn của mình. Về mức giảm: màn Chương trình khuyến mại chặn chương trình giảm theo phần trăm trên 50% với câu báo Mức giảm từ trên 0 đến 50% (Thông tư 39/2025/TT-BCT); trường hợp được miễn trần thì đánh dấu Không áp trần 50%, đúng mức của thông tư. Chương trình thuộc trường hợp được giảm sâu hơn thì tích Không áp trần giảm giá 50% (khuyến mại tập trung, thực phẩm tươi sống, bình ổn giá...); ô này tích được cho mọi chương trình nên việc chương trình có thật thuộc trường hợp miễn hay không là bạn tự kiểm. Phần mềm không kiểm hạn mức giá trị hàng tặng. Dòng hàng tặng và dòng giảm giá nằm chung một chứng từ bán hàng, tổng quan quy trình ở bài kế toán mua hàng và bán hàng và phần bán hàng của KetoanX.