Hạch toán giảm giá hàng bán: hóa đơn điều chỉnh, thuế GTGT và định khoản hai bên

Hóa đơn điều chỉnh có dòng chữ Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm. Giá trị giảm ghi số âm, ví dụ dòng Giảm giá do lỗi màu với tiền hàng âm và tiền thuế âm tương ứng. Nếu người mua là tổ chức kinh tế, hộ hoặc cá nhân kinh doanh, hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung điều chỉnh trước khi lập hóa đơn và người bán lưu để xuất trình. Với giảm giá, biên bản thỏa thuận còn ghi lý do (hàng lỗi gì), số tiền giảm, hóa đơn gốc được giảm; đó là hồ sơ chứng minh khoản giảm là thật.

Ví dụ: công ty bán lô vải 80.000.000 đồng chưa thuế, thuế 10% là 8.000.000 đồng. Khách phát hiện một phần vải lỗi màu và hai bên thỏa thuận giảm 5%: tiền hàng 4.000.000 đồng, thuế 400.000 đồng, tổng 4.400.000 đồng.

Doanh nghiệp theo Thông tư 133 không có Tài khoản 521: giảm giá ghi bên Nợ Tài khoản 511, nên bút toán đầu là Nợ 511, Nợ 33311, Có 131.

Hàng bán kỳ trước, giảm giá ở kỳ sau thì chia hai trường hợp theo Thông tư 99. Giảm giá phát sinh trước ngày phát hành báo cáo tài chính của kỳ trước thì điều chỉnh giảm doanh thu của kỳ trước; sau ngày phát hành thì ghi giảm doanh thu của kỳ phát sinh.

Tiếp ví dụ, bên mua còn 60% số vải trong kho, 40% đã bán. Khoản giảm 4.000.000 đồng chia 2.400.000 đồng cho hàng tồn và 1.600.000 đồng cho giá vốn. Bên mua ghi Nợ 331 4.400.000, Có 156 2.400.000, Có 632 1.600.000, Có 133 400.000.

ketoanx.com/sales

Các bước

1. 1

   Vào Bán hàng→, Chứng từ bán hàng, bấm Giảm giá hàng bán. Trang mở với tiêu đề Giảm giá hàng bán.

2. 2

   Ô Chứng từ gốc chọn chứng từ bán lô vải (danh sách ghi số, ngày và tên khách). Vừa chọn xong, biểu mẫu tải lại với khách, loại tiền và các dòng hàng của chứng từ gốc điền sẵn, mỗi dòng kèm dòng nhắc kiểu Chứng từ gốc: 800 × 100000. Chọn nhầm khách thì phần mềm báo Đối tượng trên chứng từ khác với chứng từ gốc.

3. 3

   Hai ô ngày Ngày chứng từ và Ngày hạch toán mặc định là hôm nay. Ngày hạch toán không được trước ngày của chứng từ gốc, và đây là ngày quyết định khoản giảm vào kỳ tờ khai nào, nên đặt đúng ngày lập hóa đơn điều chỉnh.

4. 4

   Ô Thanh toán có ba lựa chọn Chưa thanh toán (công nợ), Tiền mặt, Chuyển khoản. Giữ Chưa thanh toán (công nợ) nếu khoản giảm trừ vào số khách còn nợ: phần mềm ghi giảm 131. Chọn tiền mặt hoặc chuyển khoản khi bạn hoàn tiền cho khách; phần mềm ghi thẳng vào tiền, không lập phiếu chi kèm.

5. 5

   Ở bảng dòng hàng, cột Số lượng đã điền 800, cột Đơn giá đổi tên thành Giảm mỗi đơn vị và để trống. Nhập 5.000. Cột Thuế suất GTGT lấy từ chứng từ gốc (10%); không có cột chiết khấu hay kho vì giảm giá không dùng. Chân bảng hiện Cộng tiền hàng 4.000.000, tiền thuế 400.000 và Tổng thanh toán 4.400.000. Chỉ giảm một phần lô thì sửa Số lượng hoặc Giảm mỗi đơn vị cho ra đúng số tiền thỏa thuận.

6. 6

   Nếu hóa đơn điều chỉnh đã lập ở phần mềm hóa đơn khác, điền bốn ô Mẫu số HĐ, Ký hiệu HĐ, Số hóa đơn, Ngày hóa đơn của hóa đơn điều chỉnh đó (ví dụ ký hiệu C26TAA, số gồm tối đa 8 chữ số) để chứng từ có số hóa đơn đi kèm. Ô Diễn giải ghi lý do, ví dụ Giảm giá do lỗi màu.

7. 7

   Bấm Cất và ghi sổ. Muốn lưu nháp chưa vào sổ thì bấm Cất, chưa ghi sổ.

Phần mềm tự ghi gì

Với chế độ Thông tư 99, chứng từ ghi hai bút toán: Nợ 521 4.000.000, Có 131 4.000.000 (diễn giải Giảm giá hàng bán), và Nợ 33311 400.000, Có 131 400.000. Công ty theo Thông tư 133 không có 521 nên dòng đầu ghi Nợ tài khoản doanh thu của mặt hàng. Nếu hệ thống tài khoản có 5213 (bộ tài khoản theo Thông tư 200) thì khoản giảm ghi vào 5213 thay cho 521.

Bút toán cuối kỳ Nợ 511, Có 521 4.000.000 phần mềm làm ở Thuế, cuối kỳ→, Cuối kỳ, mục Kết chuyển lãi lỗ cuối kỳ, nút Kết chuyển kỳ, cùng lượt với các kết chuyển khác của tháng; bạn không lập tay.

Bên mua với chứng từ Giảm giá hàng mua và cùng khoản giảm: Nợ 331 4.400.000, Có 156 2.400.000, Có 632 1.600.000, Có 133 400.000. Phần mềm chia 2.400.000 và 1.600.000 theo tỷ lệ: số còn tồn của mặt hàng chia cho số đã mua trên chứng từ gốc, nên còn 480 trên 800 mét thì ra 60%. Tổng giá trị kho giảm 2.400.000 còn số lượng giữ nguyên.

Các câu báo lỗi hay gặp. Giá trị giảm của "…" vượt giá trị còn lại của chứng từ gốc: giảm …, còn … khi tổng các lần giảm của một mặt hàng quá thành tiền gốc; sửa lại số giảm. Mặt hàng "…" không có trên chứng từ gốc khi thêm dòng hàng lạ. Sổ đã khóa đến ngày … khi ngày hạch toán nằm trong kỳ đã khóa.

Kiểm lại và giới hạn

Mở Báo cáo→, Sổ nhật ký chung hoặc In kèm bút toán trên chứng từ để xem hai bút toán, rồi Báo cáo→, Sổ chi tiết ở tài khoản 521 và 131 để thấy số theo khách. Tờ khai GTGT lấy khoản giảm với dấu âm theo kỳ của ngày hạch toán. Cách dùng đầy đủ màn này nằm ở hướng dẫn chứng từ bán hàng.

Phần mềm chưa làm các việc sau. Nó không phát hành hóa đơn điều chỉnh, không ghi chữ Điều chỉnh cho hóa đơn… và không kiểm biên bản thỏa thuận; hóa đơn điều chỉnh lập ở phần mềm hóa đơn của bạn, biên bản bạn tự lưu. Nó không bắt buộc chứng từ gốc đã có hóa đơn hay còn trong kỳ; khoản giảm bán kỳ trước, phát sinh sau ngày phát hành báo cáo tài chính, thì phần mềm ghi vào kỳ của ngày hạch toán bạn chọn, không tự điều chỉnh báo cáo kỳ trước. Cũng không có cảnh báo riêng về kỳ kê khai của giảm giá hàng bán, vì quy định này còn chưa rõ như bài đã nói. Quy trình chung của cả vòng nằm ở bài kế toán mua hàng và bán hàng, và các chứng từ này thuộc phần bán hàng và mua hàng của KetoanX.

Muốn xem đủ mọi ô, mọi nút và lỗi hay gặp của màn này, đọc bài hướng dẫn sử dụng chứng từ bán hàng.