Thủ tục hóa đơn giấy TB01/AC, BC26/AC trên KetoanX

Chức năng này dùng để làm gì

Công ty cần dựng lại hoặc giữ hồ sơ hóa đơn giấy của các kỳ trước, ví dụ khi cơ quan thuế kiểm tra những năm còn dùng hóa đơn đặt in, thì dùng màn hình này cho ba việc. Một, soạn và in năm loại văn bản: thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC), báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn (BC21/AC), thông báo kết quả hủy hóa đơn (TB03/AC), quyết định áp dụng hóa đơn điện tử (QĐ-HĐĐT), đề nghị sử dụng hóa đơn đặt in, tự in (ĐN-HĐ). Hai, xem và in báo cáo BC26/AC theo quý. Ba, xem và in bảng kê hóa đơn chưa sử dụng tại một ngày. Công ty chỉ dùng hóa đơn điện tử thì không cần màn hình này.

Màn Thủ tục hóa đơn giấy, ba nút Báo cáo BC26/AC, Bảng kê hóa đơn chưa sử dụng và Danh sách hóa đơn được viền vàng — Màn Thủ tục hóa đơn giấy: ba nút ở đầu trang mở báo cáo BC26/AC, bảng kê hóa đơn chưa sử dụng và danh sách hóa đơn.

Hai bảng báo cáo không nhập tay. Phần mềm tính từ dải số trong các thông báo phát hành, hóa đơn có trong danh sách hóa đơn, báo cáo mất và thông báo hủy. Vì vậy phải lập thông báo phát hành (TB01/AC) trước thì báo cáo mới có số.

Nơi màn hình đứng trong quy trình: hóa đơn giấy được ghi vào danh sách hóa đơn, còn việc đăng ký hóa đơn điện tử ở bài tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Về hiệu lực của các mẫu, có ba mốc. Thông tư 39/2014/TT-BTC (TB01/AC sửa bởi Thông tư 26/2015/TT-BTC) hướng dẫn Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP, hai nghị định chỉ còn hiệu lực đến 30/6/2022; từ 01/7/2022 hóa đơn điện tử là bắt buộc. Từ 01/7/2026 Nghị định 254/2026/NĐ-CP thay Nghị định 123/2020/NĐ-CP, và theo Điều 44 khoản 3 của nghị định này hóa đơn đặt in của cơ quan thuế hết giá trị sử dụng; biên lai giấy còn tồn dùng đến hết 31/12/2026 (xem bài hóa đơn điện tử 2026). Hóa đơn giấy, biên lai giấy còn lại phải tiêu hủy và báo kết quả theo Mẫu 02/HUY-HĐBLG ở Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC (Điều 16). KetoanX chưa có mẫu 02/HUY-HĐBLG.

Trước khi bắt đầu

Danh sách hóa đơn có các hóa đơn giấy đã dùng của kỳ cần đối chiếu. Báo cáo BC26/AC chỉ đếm hóa đơn có trong Danh sách hóa đơn (kể cả hóa đơn đã hủy). Hóa đơn giấy chỉ ghi số trên chứng từ bán ở ô hóa đơn lập ở phần mềm khác thì không được đếm. Muốn đếm, lập hóa đơn trong danh sách với cùng ký hiệu và số. Xem bài hóa đơn.
Ký hiệu hóa đơn giấy. Phần mềm so ký hiệu không phân biệt dấu gạch chéo, nên "AA/21P" và "AA21P" là một.
Thông tin công ty: tên, mã số thuế, địa chỉ, tỉnh thành. Lấy từ thông tin thuế, người ký.
Quyền ở phân hệ Bán hàng. Xem danh sách văn bản và báo cáo; Thêm để lập văn bản; Sửa để sửa; Xóa để xóa.
Bản gốc các văn bản đã nộp cơ quan thuế ở kỳ trước (thông báo phát hành, báo cáo mất, thông báo hủy) để chép lại đúng số, ngày, dải số.

Mở màn hình

Vào menu Bán hàng, Thủ tục hóa đơn giấy (TB01/AC, BC26/AC...), hoặc bấm nút Hóa đơn giấy trên trang Hóa đơn bán hàng. Tiêu đề trên trang là Thủ tục hóa đơn giấy. Dòng mô tả dưới tiêu đề ghi rõ: Mẫu theo Thông tư 39/2014/TT-BTC đã hết hiệu lực, chỉ để lưu, đối chiếu hồ sơ các kỳ dùng hóa đơn giấy; từ 01/7/2026 tiêu hủy hóa đơn giấy báo theo Mẫu 02/HUY-HĐBLG Thông tư 91/2026/TT-BTC. Đầu trang có ba nút: Báo cáo BC26/AC (mở báo cáo quý hiện tại), Bảng kê hóa đơn chưa sử dụng (mở bảng kê tại hôm nay) và Danh sách hóa đơn.

Menu bên trái, mục Thủ tục hóa đơn giấy được viền vàng — Menu bên trái: Bán hàng, rồi Thủ tục hóa đơn giấy (TB01/AC, BC26/AC...).

Khung Văn bản đã lập liệt kê văn bản, mới nhất lên đầu, với cột Ngày, Mẫu, Văn bản, Số và Nội dung (dải ký hiệu, từ số, đến số). Bấm tên văn bản để mở bản in. Chưa có gì thì hiện Chưa có văn bản nào, kèm gợi ý lập thông báo phát hành trước.

Khung Lập văn bản chỉ hiện khi bạn có quyền Thêm. Bên dưới là biểu mẫu để lập văn bản mới. Dưới lưới của biểu mẫu có một dòng chữ nhỏ ghi căn cứ của loại văn bản đang chọn, ví dụ với TB01/AC là mẫu theo quy định cũ, không còn hiện hành từ 01/7/2022, chỉ để lưu, đối chiếu hồ sơ.

Màn hình thứ hai là bản in một văn bản: đầu mẫu công ty và quốc hiệu, tiêu đề, nội dung theo loại, bảng dải số nếu có, chỗ ký của người đại diện. Đầu trang có nút In văn bản và Danh sách văn bản. Người có quyền Sửa thấy thêm mục Sửa văn bản có thể bung ra.

Màn hình thứ ba là báo cáo, tiêu đề Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC) hoặc Bảng kê hóa đơn chưa sử dụng. Hàng bộ lọc: BC26/AC có Năm và Quý, bảng kê có Tính đến ngày; nút Xem. Đầu trang có In báo cáo và Thủ tục hóa đơn giấy. Chú thích cuối báo cáo nhắc lại BC26/AC là mẫu theo quy định cũ, bản này chỉ để lưu, đối chiếu.

Các ô cần nhập

Biểu mẫu Lập văn bản có phần chung cho mọi loại, rồi phần riêng theo loại. Ô có dấu (*) là bắt buộc.

Khung Lập văn bản gồm Loại văn bản, Số văn bản, Ngày, Cơ quan thuế tiếp nhận và lưới dải số hóa đơn — Khung Lập văn bản: loại văn bản, số, ngày, cơ quan thuế tiếp nhận, người đại diện và lưới dải số hóa đơn; xong bấm Lưu văn bản.

Ô	Ý nghĩa và cách nhập	Bắt buộc	Ví dụ
Loại văn bản	Năm loại: TB01/AC, TB03/AC, BC21/AC, QĐ-HĐĐT, ĐN-HĐ. Không đổi được khi sửa	Có	TB01/AC · Thông báo phát hành hóa đơn
Số văn bản	Số của văn bản, tối đa 40 ký tự. Không trùng trong cùng loại	Có	01/2021
Ngày	Ngày lập văn bản, mặc định hôm nay. Chép lại hồ sơ cũ thì ghi đúng ngày trên bản đã nộp	Có	10/01/2021

Phần riêng của thông báo phát hành TB01/AC:

Ô	Ý nghĩa và cách nhập	Bắt buộc	Ví dụ
`Cơ quan thuế tiếp nhận thông báo`	Nơi đã gửi thông báo	Có	Chi cục Thuế quận 3
Người đại diện theo pháp luật	Người ký	Không	Nguyễn Văn Đại
Tên loại hóa đơn	Từng dòng của lưới	Có	Hóa đơn giá trị gia tăng
Mẫu số	Ký hiệu mẫu số	Có	01GTKT0/001
Ký hiệu	Chữ hoa; gạch chéo được giữ nguyên khi in	Có	AA/21P
Từ số	Số nguyên dương	Có	1
Đến số	Số nguyên dương, không nhỏ hơn Từ số	Có	50
Ngày bắt đầu sử dụng	Báo cáo chỉ tính dải số từ ngày này	Có	01/02/2021
Doanh nghiệp in (tên), MST doanh nghiệp in, Hợp đồng đặt in (số, ngày)	Thông tin nhà in	Không

Phần riêng của các loại khác:

Loại	Ô riêng
TB03/AC, thông báo kết quả hủy hóa đơn	Cơ quan thuế tiếp nhận (), Phương pháp hủy hóa đơn* (), Thời điểm hủy (giờ, ngày)* (), Người đại diện theo pháp luật*; lưới dải số như TB01/AC
BC21/AC, báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn	Cơ quan thuế tiếp nhận (), Ngày phát hiện mất, cháy, hỏng* (), Lý do, cách thức xảy ra* (), Người đại diện theo pháp luật; lưới dải số, thêm Liên hóa đơn* và Ghi chú
QĐ-HĐĐT, quyết định áp dụng hóa đơn điện tử	Người ký quyết định (), Chức vụ, Ngày bắt đầu áp dụng* (), `Phần mềm, nhà cung cấp hóa đơn điện tử` (), `Loại hóa đơn, mẫu số, ký hiệu áp dụng` (*), `Bộ phận phụ trách lập, ký, gửi hóa đơn`, `Quy trình lập, ký, gửi, lưu trữ`
ĐN-HĐ, đề nghị sử dụng hóa đơn đặt in, tự in	Kính gửi (cơ quan thuế) (), `Hình thức (đặt in hoặc tự in)` (), `Loại hóa đơn, mẫu số, ký hiệu dự kiến` (), Số lượng dự kiến, Lý do* (), Người đại diện theo pháp luật*

Lưới dải số có thể thêm dòng bằng nút Thêm dòng và xóa bằng Xóa dòng. Tối đa 50 dòng mỗi văn bản. Bấm Lưu văn bản để lưu; thành công thì mở luôn bản in.

Làm từng bước: đối chiếu dải hóa đơn giấy quý 2/2022

Ví dụ: Công ty TNHH Cơ khí Đại Thành đã thông báo phát hành 50 số hóa đơn giấy ký hiệu AA/21P mẫu 01GTKT0/001 (số 1 đến 50), bắt đầu dùng từ 01/02/2021. Đến hết 31/03/2022 đã dùng số 1 đến 42. Trong quý 2/2022, quý cuối trước khi hóa đơn điện tử bắt buộc, công ty dùng thêm số 43 đến 46, xóa bỏ số 47, mất số 48 (phát hiện ngày 20/05/2022). Còn lại số 49 và 50. Năm 2026 cơ quan thuế kiểm tra năm 2022, và công ty muốn dựng lại báo cáo quý đó để đối chiếu với bản đã nộp.

Thông báo phát hành TB01/AC số 01/2021 ngày 10/01/2021, mẫu số 01GTKT0/001, ký hiệu AA/21P, từ số 1 đến số 50 — Thông báo phát hành TB01/AC số 01/2021 ngày 10/01/2021: mẫu số 01GTKT0/001, ký hiệu AA/21P, từ số 1 đến số 50.

Vào Bán hàng, Thủ tục hóa đơn giấy (TB01/AC, BC26/AC...). Ở khung Lập văn bản chọn Loại văn bản là TB01/AC.
Nhập Số văn bản 01/2021, Ngày 10/01/2021, Cơ quan thuế tiếp nhận thông báo, Người đại diện theo pháp luật, chép theo bản thông báo đã nộp.
Ở lưới điền một dòng: Tên loại hóa đơn Hóa đơn giá trị gia tăng, Mẫu số 01GTKT0/001, Ký hiệu AA/21P, Từ số 1, Đến số 50, Ngày bắt đầu sử dụng 01/02/2021. Bấm Lưu văn bản.
Bản in hiện ra với dòng "Công ty ... thông báo phát hành hóa đơn như sau:" và bảng có cột Số lượng là 50.
Hóa đơn đã dùng số 1 đến 46 phải có trong danh sách hóa đơn với ký hiệu AA21P (viết liền, không có dấu gạch chéo) và đúng số. Số 47 được lập rồi hủy trong danh sách.
Ghi lại báo cáo mất: quay lại, chọn BC21/AC, nhập số, ngày, Ngày phát hiện mất, cháy, hỏng 20/05/2022, Lý do, cách thức xảy ra, dòng dải số: mẫu 01GTKT0/001, ký hiệu AA/21P, từ số 48 đến số 48. Lưu.
Quay về Thủ tục hóa đơn giấy và bấm Báo cáo BC26/AC. Chọn Năm 2022, Quý Quý 2, bấm Xem.
Đọc dòng của ký hiệu AA/21P: tồn đầu kỳ từ số 43 đến số 50; mua, phát hành trong kỳ không có; tổng số sử dụng, xóa bỏ, mất, hủy từ số 43 đến số 48, cộng 6; đã sử dụng 4; xóa bỏ 1 (số 47); mất 1 (số 48); hủy 0; tồn cuối kỳ từ số 49 đến số 50, 2 số. So từng cột với bản BC26/AC công ty đã nộp năm 2022.
Muốn bảng kê hóa đơn chưa sử dụng, quay lại, bấm Bảng kê hóa đơn chưa sử dụng, đặt Tính đến ngày 30/06/2022, bấm Xem. Bảng ghi "Các số chưa sử dụng" là 49-50, Số lượng 2.

Kết quả: hồ sơ lưu gồm một thông báo phát hành, một báo cáo mất, hai bảng báo cáo in được để đối chiếu. Số liệu báo cáo tự đổi khi bạn lập thêm văn bản hoặc hóa đơn. Không nộp các bản in này cho cơ quan thuế như một báo cáo mới.

Các trường hợp khác

Các tình huống dưới đây là những việc thường gặp với hồ sơ hóa đơn giấy.

Khi hóa đơn giấy, biên lai giấy còn tồn phải tiêu hủy

Từ 01/7/2026, hóa đơn đặt in của cơ quan thuế hết giá trị sử dụng (Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Điều 44 khoản 3), và phần chưa dùng phải tiêu hủy. Kết quả tiêu hủy hóa đơn giấy, biên lai giấy báo cho cơ quan thuế theo Mẫu 02/HUY-HĐBLG, Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC (Điều 16). KetoanX chưa có mẫu này, nên bạn lập và nộp nó ở cổng của cơ quan thuế hoặc phần mềm của nhà cung cấp hóa đơn. TB03/AC trên màn hình là mẫu cũ, căn cứ ghi dưới biểu mẫu nói rõ mẫu theo quy định cũ, không còn hiện hành; đừng dùng nó để báo việc tiêu hủy từ 01/7/2026. Nếu muốn bảng kê nội bộ không còn hiện các số đã tiêu hủy, bạn có thể ghi một TB03/AC làm bản lưu, và BC26/AC sẽ chuyển các số đó vào cột hủy.

Khi mất, cháy, hỏng hóa đơn giấy của kỳ trước

Lập BC21/AC với ngày phát hiện, lý do, dải số để báo cáo BC26/AC đưa các số đó vào cột mất. Đây là bản lưu theo mẫu cũ. Bài kiến thức lưu trữ, chuyển đổi, mất hóa đơn nêu Thông tư 91 không có mẫu báo cáo mất, cháy, hỏng trong Phụ lục III; biên bản theo Điều 42 Luật Kế toán là văn bản bạn tự lập. Việc báo cho cơ quan thuế hỏi cơ quan thuế quản lý.

Khi chuyển sang hóa đơn điện tử

Soạn quyết định áp dụng hóa đơn điện tử (QĐ-HĐĐT) làm văn bản nội bộ: người ký, ngày bắt đầu, phần mềm hoặc nhà cung cấp, loại hóa đơn, bộ phận phụ trách, quy trình. Bản in dẫn căn cứ Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Quyết định này không thay cho đăng ký với cơ quan thuế, vốn làm bằng mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT, xem bài đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Dải hóa đơn giấy chưa dùng thì tiêu hủy theo trường hợp đầu.

Khi cần bảng kê hóa đơn chưa sử dụng

Mở Bảng kê hóa đơn chưa sử dụng rồi chọn ngày. Phần mềm mô tả đây là bảng dùng khi chuyển địa điểm kinh doanh sang địa bàn cơ quan thuế khác, thủ tục của quy định cũ; nay bảng chủ yếu cho biết các số còn tồn cần tiêu hủy. Bảng chỉ tính văn bản có ngày đến hết ngày đã chọn, và dải TB01/AC có Ngày bắt đầu sử dụng không sau ngày đó.

Khi sửa hoặc xóa một văn bản

Mở văn bản, bung mục Sửa văn bản, đổi nội dung (loại văn bản không đổi được), bấm Lưu văn bản. Muốn xóa bấm Xóa; phần mềm hỏi "Xóa văn bản này?". Cần quyền Xóa. Xóa hoặc sửa dải số làm số trong BC26/AC đổi theo ngay.

Khi muốn nộp đề nghị sử dụng hóa đơn đặt in, tự in

Loại ĐN-HĐ vẫn soạn được, nhưng căn cứ ghi dưới biểu mẫu nói Nghị định 254/2026/NĐ-CP không có hình thức hóa đơn đặt in, tự in cho doanh nghiệp, và bản này chỉ để lưu hồ sơ cũ. Doanh nghiệp nay dùng hóa đơn điện tử, xem bài tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT.

Phần mềm tự ghi gì

Màn hình không sinh bút toán, không đổi doanh thu hay thuế, và không gửi gì cho cơ quan thuế. Mỗi văn bản được lưu trong hồ sơ của công ty (tối đa 500 văn bản) và ghi nhật ký lập, sửa, xóa. Hai bảng báo cáo không được lưu: tính lại mỗi lần mở.

Quy tắc tính BC26/AC. Số chỉ được tính khi nằm trong dải đã thông báo phát hành của đúng ký hiệu và đã đến ngày bắt đầu sử dụng. Số có hóa đơn còn hiệu lực là đã sử dụng; hóa đơn đã hủy là xóa bỏ; số trong BC21/AC là mất theo ngày phát hiện; số trong TB03/AC là hủy theo ngày văn bản. Số đã phát sinh sự kiện từ trước đầu kỳ thì không tính lại trong kỳ. Tồn đầu kỳ là số trong dải chưa có sự kiện nào trước kỳ; tồn cuối kỳ là phần còn lại sau các sự kiện trong kỳ.

Để kiểm lại, cộng Đã sử dụng, Xóa bỏ, Mất, Hủy và Tồn cuối kỳ phải bằng tồn đầu kỳ cộng phát hành trong kỳ. Lệch thì đối chiếu với danh sách hóa đơn. Lưu ý như mục trước khi bắt đầu: hóa đơn giấy chỉ ghi số trên chứng từ bán không nằm trong số "Đã sử dụng".

Lỗi hay gặp và cách xử lý

Chọn loại văn bản: chưa chọn Loại văn bản. Chọn lại.

Bấm Lưu văn bản khi chưa nhập số văn bản, phần mềm báo Nhập số văn bản — Để trống Số văn bản rồi bấm Lưu văn bản thì phần mềm báo Nhập số văn bản.

Nhập số văn bản: ô Số văn bản trống. Nhập số.

Ngày văn bản không hợp lệ: ngày không tồn tại. Chọn lại bằng lịch.

Nhập ít nhất một dòng hóa đơn: loại có lưới dải số mà chưa điền dòng nào.

"Dòng 1: nhập từ số, đến số": dòng có chữ nhưng thiếu ô bắt buộc. Điền đủ các ô có dấu (*).

"Dòng 1: đến số phải lớn hơn hoặc bằng từ số": nhập ngược. Đổi lại.

"Ký hiệu AA/21P: dải số 1 đến 50 ở dòng 1 chồng lên dải 1 đến 30 đã có ở thông báo TB01/AC số 01/2021. Mỗi số hóa đơn chỉ thông báo phát hành một lần.": dải mới trùng một dải đã thông báo cùng ký hiệu và mẫu số. Đổi dải hoặc sửa văn bản cũ.

"Đã có TB01/AC số 01/2021": số văn bản trùng trong cùng loại. Đổi số.

"Nhập cơ quan thuế tiếp nhận thông báo": ô có dấu (*) trống. Nhập đủ.

Chưa có thông báo phát hành hóa đơn: báo cáo trống vì chưa lập TB01/AC. Lập thông báo phát hành rồi xem lại.

Hỏi đáp

Những câu người mới hay hỏi khi gặp các mẫu này.

Công ty tôi dùng hóa đơn điện tử hoàn toàn, có cần màn hình này không?

Không. Màn hình này chỉ cần khi phải giữ hoặc dựng lại hồ sơ hóa đơn giấy của các kỳ trước. Công ty chỉ dùng hóa đơn điện tử đi thẳng vào hóa đơn và đăng ký ở bài tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT.

Văn bản lập ở đây có nộp cho cơ quan thuế được không?

Không nên. TB01/AC, BC21/AC, TB03/AC, BC26/AC là mẫu của Thông tư 39/2014/TT-BTC, không còn hiện hành; bản lập trong KetoanX là bản lưu, đối chiếu. Thủ tục hiện hành với hóa đơn giấy, biên lai giấy còn tồn là tiêu hủy và báo theo Mẫu 02/HUY-HĐBLG của Thông tư 91/2026/TT-BTC, phần mềm chưa có mẫu này. KetoanX không nộp thay bạn; xem thêm hóa đơn điện tử 2026.

Vì sao BC26/AC của tôi toàn số 0?

Một trong hai nguyên nhân. Chưa lập thông báo phát hành TB01/AC, hoặc ngày bắt đầu sử dụng của dải sau quý bạn xem. Lập hoặc sửa thông báo.

Hóa đơn giấy tôi đã viết tay có tự vào báo cáo không?

Chỉ khi có trong danh sách hóa đơn. Số hóa đơn ghi ở ô hóa đơn lập ở phần mềm khác trên chứng từ bán không được đếm. Lập hóa đơn cùng ký hiệu và số trong danh sách, hoặc cộng tay.

Mất hóa đơn đã lập thì bị phạt không?

Có khung phạt cho hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, xem bài lưu trữ, chuyển đổi, mất hóa đơn và mức phạt vi phạm hóa đơn.

Hướng dẫn khác trong nhóm Bán hàng

Dùng thử trên sổ của chính bạn

Đăng ký mất vài phút, không cần thẻ thanh toán. Mọi chức năng đều miễn phí.

Dùng miễn phí Tất cả hướng dẫn

Thủ tục hóa đơn giấy (TB01/AC, BC26/AC...): cách dùng trên KetoanX